Zo organiseer je een Prideoptocht

Een Prideoptocht organiseren begint niet met vlaggen of muziek, maar met een haalbare route, een datum en toestemming van de gemeente. Daarna werk je de verkeers- en veiligheidsaanpak uit, zodat hulpdiensten, verkeersregelaars en deelnemers weten wat er gebeurt. Plan vervolgens de inschrijving, startvakken, catering en techniek. De meeste problemen ontstaan doordat vergunningen, stroom, toiletten en routecommunicatie te laat worden geregeld. Gebruik dit plan als vaste volgorde en controleer de route opnieuw voordat de optocht start.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en datum vastleggen
3 personen
2
Vergunning aanvragen
2 personen
3
Verkeersplan indienen
2 personen
4
Veiligheidsplan opstellen
3 personen
5
Hulpdiensten informeren
2 personen
6
Routecontrole uitvoeren
3 personen
7
Deelnemers uitnodigen
3 personen
8
Aanmeldformulier openen
2 personen
9
Vrijwilligers werven
3 personen
10
Sponsoren benaderen
2 personen
11
Vergunning bevestigen
12
Aanmeldingen verwerken
3 personen
13
Dieetwensen verzamelen
2 personen
14
Deelnemerslijst controleren
2 personen
15
Startvakken indelen
3 personen
16
Briefing versturen
2 personen
17
Catering reserveren
2 personen
18
Stroomvoorziening reserveren
2 personen
19
Toiletten reserveren
2 personen
20
Verkeersregelaars inplannen
2 personen
21
Polsbandjes voorbereiden
3 personen
22
Routeborden maken
3 personen
23
Accreditaties afdrukken
2 personen
24
T-shirts sorteren
3 personen
25
Geluidsapparatuur testen
3 personen
26
Boodschappen doen
3 personen
27
Dranken koelen
3 personen
28
Hapjes voorbereiden
4 personen
29
Materialen klaarzetten
4 personen
30
Weersverwachting controleren

Event

31
Start- en finishzone afzetten
8 personen
32
Tafels opstellen
4 personen
33
Partytenten opbouwen
6 personen
34
Decoratie ophangen
5 personen
35
Geluidsinstallatie opbouwen
4 personen
36
Stroom aansluiten
2 personen
37
Waterpunten vullen
3 personen
38
Cateringbuffet inrichten
4 personen
39
Registratietafel inrichten
3 personen
40
EHBO-materiaal klaarleggen
2 personen
41
Vrijwilligers instrueren
4 personen
42
Verkeersregelaars briefen
2 personen
43
Deelnemers registreren
6 personen
44
Polsbandjes uitdelen
3 personen
45
Deelnemers naar startvakken wijzen
6 personen
46
Optocht officieel openen
2 personen
47
Optocht begeleiden
12 personen
48
Publieksbegeleiding uitvoeren
8 personen
49
Dranken serveren
4 personen
50
Dranken bijvullen
3 personen
51
Hapjes serveren
4 personen
52
Afvalbakken legen
3 personen
53
Waterpunten bijvullen
2 personen
54
Fotopunt bemannen
2 personen
55
Programma afsluiten
2 personen
56
Deelnemers uitloop begeleiden
5 personen
57
Eindcontrole route uitvoeren
4 personen

Nazorg

58
Decoratie verwijderen
5 personen
59
Tenten afbreken
6 personen
60
Geluidsapparatuur afbouwen
4 personen
61
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
62
Afval verzamelen
6 personen
63
Route schoonmaken
8 personen
64
Servies afwassen
4 personen
65
Overgebleven eten koelen
2 personen
66
Materialen inventariseren
3 personen
67
Materialen retourneren
3 personen
68
Borgingsmateriaal controleren
2 personen
69
Verkeersmaterialen retourneren
2 personen
70
Gevonden voorwerpen registreren
2 personen
71
Deelnemers informeren over vondsten
72
Locatie opleveren
3 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 30
Statafelsaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Transportkarrenaantal 4

Apparatuur

Mobiele speakersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 3
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Powerbanksaantal 10
Portofoonsaantal 18
Megafonenaantal 4
Laptopsaantal 2
Mobiele pinapparatenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Lichtslingersaantal 8

Verkeersmateriaal

Dranghekkenaantal 80
Verkeerskegelsaantal 40
Afzetlintaantal 12
Routebordenaantal 24
Pionnenlampenaantal 20

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 4
Reddingsdekensaantal 12
Reflectievestenaantal 35
Gehoorbeschermingaantal 30
Zonnebranddispensersaantal 4
Handgelhoudersaantal 8

Decoratie

Regenboogvlaggenaantal 40
Vlaggenstokkenaantal 40
Ballonnenbogenaantal 4
Papieren slingersaantal 20
Stoepkrijtaantal 24
Pride-spandoekenaantal 12
Touwrollenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 700
Herbruikbare bordenaantal 500
Herbruikbaar bestekaantal 500
Koffiekopjesaantal 150
Serveerschalenaantal 20
Serveerlepelsaantal 20

Keuken

Koelboxenaantal 10
IJscontainersaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterdispensersaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 6
Voedseltangenaantal 12
Koelelementenaantal 40

Registratie

Registratiebannersaantal 3
Klembordenaantal 12
Naamstickersaantal 700
Pennenaantal 60
Polsbandjesaantal 700
Accreditatiehoudersaantal 80
Cashboxenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 30
Afvalgrijpersaantal 8
Bezemsetsaantal 8
Vuilniscontainersaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 6
Microvezeldoekenaantal 30

Catering

Boodschappen

Tips

Leg route en datum zo vroeg mogelijk vast en vraag daarna direct de vergunning aan. Dien het verkeersplan en veiligheidsplan samen met de aanvraag in; zonder bevestigde vergunning kun je de route niet definitief communiceren.
Open de aanmelding pas nadat je de routecapaciteit hebt berekend. Controleer de deelnemerslijst enkele dagen voor de optocht, verzamel dieetwensen en deel deelnemers in startvakken in om opstoppingen bij de start te voorkomen.
Plan veiligheid op de route, niet alleen op het startpunt. Zet verkeersregelaars, dranghekken, verkeerskegels, reflectievesten en portofoons op vaste posities en voer minimaal één routecontrole uit voordat de briefing wordt verstuurd.
Test geluidsapparatuur, draadloze microfoons, mengpaneel en mobiele speakers uiterlijk de dag ervoor. Regel ook stroomvoorziening, verlengkabels, stekkerdozen en powerbanks; een optocht zonder werkende communicatie loopt snel vast.
Maak de briefing kort en tijdgebonden: vermeld verzamelpunt, startvak, route, contactpersoon en procedure bij een incident. Bereid polsbandjes, accreditaties, routeborden en T-shirts per groep voor, zodat vrijwilligers niet tijdens de start hoeven te sorteren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Prideoptocht organiseren?: Begin bij voorkeur minimaal 12 tot 16 weken vooraf met route en datum. Vraag de vergunning daarna direct aan, omdat ook het verkeersplan, veiligheidsplan en overleg met hulpdiensten tijd kosten.
Wanneer moet je een vergunning voor een Prideoptocht aanvragen?: Vraag de vergunning aan zodra route en datum vaststaan, idealiter 12 weken vóór de optocht. Controleer de gemeentelijke termijn, want zonder vergunningbevestiging kun je deelnemers en verkeersregelaars niet definitief inplannen.
Hoeveel verkeersregelaars heb je nodig bij een Prideoptocht?: Plan minimaal één verkeersregelaar op elk kruispunt, elke oversteek en elk punt waar de route kan opstropen. Maak na de routecontrole een exacte postindeling en plan daarnaast een kleine reserveploeg voor uitval.
Wanneer test je het geluid en de stroom voor een Prideoptocht?: Test geluidsapparatuur, microfoons en het mengpaneel uiterlijk één dag vooraf op de geplande route of startlocatie. Controleer die ochtend nogmaals stroomaansluitingen, batterijen, powerbanks en portofoons voordat deelnemers arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.