Zo organiseer je een Pride run

Begin met de route, datum en start- en finishlocatie; die keuzes bepalen vrijwel alles wat daarna nodig is. Regel vervolgens vergunningen, verzekering, verkeersbegeleiding en EHBO voordat je de inschrijvingen opent. Plan de deelnemersstroom met startnummers, tijdregistratie, water, toiletten en een duidelijke vrijwilligersindeling. In de laatste week draait het vooral om controleren: routepijlen, portofoons, hesjes, medailles, shirts en een briefing voor iedereen die op de dag zelf helpt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en afstanden vastleggen
2 personen
2
Evenementdatum bevestigen
3
Vergunningen aanvragen
4
Verzekering controleren
5
Start- en finishlocatie reserveren
6
Verkeersplan afstemmen
2 personen
7
EHBO-bezetting vastleggen
8
Verkeersregelaars werven
2 personen
9
Vrijwilligers werven
2 personen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Aanmeldingen openen
12
Sponsoren benaderen
2 personen
13
Route online publiceren
14
Aanmeldingen verwerken
2 personen
15
Dieetwensen verzamelen
16
Shirts en startnummers bestellen
17
Medailleontwerp bestellen
18
Tijdregistratie reserveren
19
Fotograaf reserveren
20
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
21
Catering bestellen
2 personen
22
Toiletten reserveren
23
Afvalinzameling regelen
24
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
25
Briefingdocument maken
26
Route bewegwijzering controleren
2 personen
27
Startnummers sorteren
2 personen
28
Deelnemerslijst printen
29
Weersverwachting controleren
30
Cateringhoeveelheden bevestigen
31
Materiaal verzamelen
3 personen
32
Boodschappen doen
3 personen
33
Shirts en medailles klaarzetten
2 personen
34
Start- en finishzone opmeten
2 personen
35
Verkeersregelaars briefen
2 personen
36
Vrijwilligers briefen
3 personen
37
Partytenten opbouwen
4 personen
38
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
39
Startboog opbouwen
3 personen
40
Finishboog opbouwen
3 personen
41
Routepijlen plaatsen
6 personen
42
Drankposten inrichten
6 personen
43
EHBO-post inrichten
2 personen
44
Tijdregistratie installeren
2 personen
45
Muziekinstallatie aansluiten
2 personen
46
Inschrijftafels inrichten
3 personen
47
Startnummers klaarleggen
2 personen
48
Dranken koud zetten
3 personen
49
Hapjes voorbereiden
4 personen

Event

50
Deelnemers registreren
6 personen
51
Startnummers uitdelen
4 personen
52
Startgebied begeleiden
4 personen
53
Welkomstwoord verzorgen
54
Gezamenlijke warming-up begeleiden
2 personen
55
Run starten
3 personen
56
Verkeer bij kruisingen regelen
12 personen
57
Deelnemers op de route begeleiden
8 personen
58
Dranken uitdelen
6 personen
59
Dranken bijvullen
4 personen
60
EHBO verlenen
3 personen
61
Tijden registreren
3 personen
62
Finishers verwelkomen
4 personen
63
Medaille en shirt uitdelen
4 personen
64
Fruit en snacks serveren
4 personen
65
Koffie en thee serveren
3 personen
66
Muziek verzorgen
2 personen
67
Foto's maken
2 personen
68
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
69
Afvalbakken legen
3 personen
70
Toiletten controleren
2 personen
71
Deelnemers informeren over vertrek
2 personen

Nazorg

72
Verkeersborden verwijderen
6 personen
73
Routepijlen verwijderen
6 personen
74
Muziekinstallatie afbreken
2 personen
75
Tenten en startbogen afbreken
5 personen
76
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
77
Overgebleven catering verpakken
3 personen
78
Servies en materialen afwassen
4 personen
79
Afval verzamelen
5 personen
80
Locatie schoonmaken
5 personen
81
Start- en finishzone controleren
2 personen
82
Tijdregistratiegegevens veiligstellen
2 personen
83
Materiaal tellen en inpakken
4 personen
84
Geleende materialen retourneren
2 personen
85
Uitslagen publiceren
86
Bedankbericht versturen
87
Foto's delen
88
Facturen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 30
Inschrijftafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 12

Sportmateriaal

Startboog
Finishboog
Routepijlenaantal 80
Pionnenaantal 40
Lintenaantal 12
Startnummersaantal 500
Startnummerbandenaantal 500
Deelnemersshirtsaantal 500
Finishermedaillesaantal 500
Drinkbekersaantal 2500
Koelboxenaantal 8
Waterjerrycansaantal 12
Stopwatchesaantal 6
Klembordenaantal 8
Pennenaantal 40
Veiligheidshesjesaantal 25
Verkeersregelaarsstokkenaantal 12
Zaklampenaantal 12
Powerbanksaantal 8
Portofoonsaantal 12
Megafoonaantal 2

Apparatuur

Speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Laptopaantal 2
Printersaantal 2
Tijdregistratiesysteem
Fotocameraaantal 2

EHBO

EHBO-koffersaantal 3
Isolatiedekensaantal 20
Cold packsaantal 30
Wegwerphandschoenenaantal 200
Pleistersaantal 200
Verbandrollenaantal 30
Desinfectiemiddelaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 400
Bordenaantal 400
Besteksetsaantal 400
Koffiekannenaantal 6
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koelcontainersaantal 6

Decoratie

Regenboogvlaggenaantal 30
Vlaggenstokkenaantal 30
Regenboogslingersaantal 20
Tafelkledenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
LED-lampenaantal 12

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route en afstanden eerst vast en publiceer ze pas nadat vergunning, verkeersplan en start- en finishlocatie op elkaar zijn afgestemd. Controleer de route nog één keer op kruisingen, smalle doorgangen en plekken waar extra verkeersregelaars nodig zijn.
Open de aanmeldingen pas wanneer je capaciteit voor EHBO, verkeersregelaars, toiletten, water en tijdregistratie hebt bepaald. Verzamel dieetwensen direct bij de inschrijving, zodat catering niet in de laatste week hoeft te worden aangepast.
Bestel shirts, startnummers en medailles op basis van een sluitingsdatum voor inschrijvingen. Houd daarna een kleine reserve apart voor fouten, beschadigingen en deelnemers die hun startnummer kwijtraken.
Maak de vrijwilligersindeling uiterlijk één week voor de Pride run en koppel elke post aan een tijd, taak en contactpersoon. Plan aparte bezetting voor inschrijving, route, waterpunten, finish, afval en het opruimen van pionnen en routepijlen.
Test de techniek vóór de deelnemers arriveren: tijdregistratie, portofoons, microfoons, speakers, verlengkabels en powerbanks. Leg een papieren back-up klaar met startlijst, telefoonnummers en het briefingdocument voor het geval apparatuur uitvalt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Pride run organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf. Vergunningen, verzekering, verkeersafstemming en het reserveren van start- en finishlocatie kosten vaak meerdere weken; bestel shirts en medailles zodra de verwachte deelnemersaantallen duidelijk zijn.
Wanneer moet je een vergunning voor een Pride run aanvragen?: Vraag de vergunning minimaal 8 tot 12 weken voor de evenementdatum aan, of eerder als de route meerdere wegen en verkeersregelaars omvat. Stem het verkeersplan tegelijk af, zodat wijzigingen nog kunnen worden verwerkt voordat de route online komt.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Pride run?: Reken naast de organisatie op minimaal 1 vrijwilliger per vaste routepost of kruising, plus aparte mensen voor inschrijving, water, finish, EHBO-ondersteuning en opruimen. Maak de definitieve indeling uiterlijk 7 dagen vooraf en geef iedereen een briefing met meldtijd en telefoonnummer.
Wanneer bestel je startnummers, shirts en medailles?: Bestel deze uiterlijk 6 tot 8 weken voor de run als je een ontwerp, bedrukking of maatverdeling nodig hebt. Sluit de deelnemersregistratie op tijd af en bestel enkele reserve-exemplaren voor ontbrekende of beschadigde materialen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.