So organisierst du einen Pride Run

Ein Pride Run braucht mehr als eine markierte Laufstrecke: Verkehrswege, Genehmigungen, Helfer und Versorgung müssen zusammenpassen. Beginne mit Datum, Distanz sowie Start- und Zielort und kläre danach Route, Verkehr und Versicherung. Öffne die Anmeldung erst, wenn Kapazität, Sicherheitskonzept und benötigte Ausstattung feststehen. In den letzten zwei Wochen geht es vor allem um Einteilung, Briefing, Startunterlagen und die Prüfung aller Liefertermine.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Route und Entfernungen festlegen
2 Personen
2
Veranstaltungsdatum bestätigen
3
Genehmigungen beantragen
4
Versicherung prüfen
5
Start- und Zielort reservieren
6
Verkehrsplan abstimmen
2 Personen
7
Ersthelfer-Besetzung festlegen
8
Verkehrsregler rekrutieren
2 Personen
9
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
10
Einladungen verschicken
2 Personen
11
Anmeldungen öffnen
12
Sponsoren ansprechen
2 Personen
13
Route online veröffentlichen
14
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
15
Ernährungswünsche erfassen
16
Shirts und Startnummern bestellen
17
Medaillendesign bestellen
18
Zeitmessung reservieren
19
Fotograf buchen
20
Musikprogramm zusammenstellen
2 Personen
21
Catering bestellen
2 Personen
22
Toiletten reservieren
23
Müllentsorgung organisieren
24
Volunteer-Einteilung erstellen
2 Personen
25
Briefingdokument erstellen
26
Wegbeschilderung kontrollieren
2 Personen
27
Startnummern sortieren
2 Personen
28
Teilnehmerliste ausdrucken
29
Wettervorhersage prüfen
30
Cateringmengen bestätigen
31
Material sammeln
3 Personen
32
Einkaufen gehen
3 Personen
33
Shirts und Medaillen bereitlegen
2 Personen
34
Start- und Zielbereich vermessen
2 Personen
35
Verkehrsregler einweisen
2 Personen
36
Freiwillige einweisen
3 Personen
37
Partyzelte aufbauen
4 Personen
38
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
39
Startbogen aufbauen
3 Personen
40
Zielbogen aufbauen
3 Personen
41
Wegweiser aufstellen
6 Personen
42
Getränkestationen einrichten
6 Personen
43
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
44
Zeiterfassung installieren
2 Personen
45
Musikanlage anschließen
2 Personen
46
Anmeldetische einrichten
3 Personen
47
Startnummern bereitlegen
2 Personen
48
Getränke kalt stellen
3 Personen
49
Snacks vorbereiten
4 Personen

Event

50
Teilnehmer registrieren
6 Personen
51
Startnummern ausgeben
4 Personen
52
Startbereich betreuen
4 Personen
53
Begrüßungswort übernehmen
54
Gemeinsames Aufwärmen anleiten
2 Personen
55
Lauf starten
3 Personen
56
Verkehr an Kreuzungen regeln
12 Personen
57
Teilnehmer auf der Strecke begleiten
8 Personen
58
Getränke ausgeben
6 Personen
59
Getränke nachfüllen
4 Personen
60
Erste Hilfe leisten
3 Personen
61
Zeiten erfassen
3 Personen
62
Finisher begrüßen
4 Personen
63
Medaille und Shirt verteilen
4 Personen
64
Obst und Snacks servieren
4 Personen
65
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
66
Musik organisieren
2 Personen
67
Fotos machen
2 Personen
68
Preisverleihung durchführen
3 Personen
69
Mülleimer leeren
3 Personen
70
Toiletten kontrollieren
2 Personen
71
Teilnehmer über die Abreise informieren
2 Personen

Nachbereitung

72
Verkehrsschilder entfernen
6 Personen
73
Wegweiser entfernen
6 Personen
74
Musikanlage abbauen
2 Personen
75
Zelte und Startbögen abbauen
5 Personen
76
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
77
Übrig gebliebenes Catering verpacken
3 Personen
78
Geschirr und Materialien abwaschen
4 Personen
79
Abfall sammeln
5 Personen
80
Location reinigen
5 Personen
81
Start- und Zielbereich kontrollieren
2 Personen
82
Zeitmessungsdaten sichern
2 Personen
83
Material zählen und einpacken
4 Personen
84
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
85
Ergebnisse veröffentlichen
86
Dankesnachricht versenden
87
Fotos teilen
88
Rechnungen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
TischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 30
AnmeldetischeAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 12

Sportmaterial

Startbogen
Zielbogen
WegweiserAnz. 80
KegelAnz. 40
BänderAnz. 12
StartnummernAnz. 500
StartnummernbänderAnz. 500
Teilnehmer-ShirtsAnz. 500
FinishermedaillenAnz. 500
TrinkbecherAnz. 2500
KühlboxenAnz. 8
WasserkanisterAnz. 12
StoppuhrenAnz. 6
KlemmbretterAnz. 8
StifteAnz. 40
SicherheitswestenAnz. 25
Verkehrsregler-StäbeAnz. 12
TaschenlampenAnz. 12
PowerbanksAnz. 8
FunkgeräteAnz. 12
MegafonAnz. 2

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
LaptopAnz. 2
DruckerAnz. 2
Zeitmesssystem
FotokameraAnz. 2

Erste Hilfe

Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
IsolierdeckenAnz. 20
KühlpacksAnz. 30
EinweghandschuheAnz. 200
PflasterAnz. 200
VerbandrollenAnz. 30
DesinfektionsmittelAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 400
TellerAnz. 400
BestecksetsAnz. 400
KaffeekannenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KühlcontainerAnz. 6

Dekoration

RegenbogenflaggenAnz. 30
FlaggenstangenAnz. 30
RegenbogengirlandenAnz. 20
TischdeckenAnz. 12

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12

Reinigung

BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Strecke, Distanzen und Start-Ziel-Bereich zuerst fest. Rechne pro Streckenabschnitt mit klaren Wegweisern und plane zusätzlich Kegel oder Bänder für unübersichtliche Stellen ein.
Beantrage Genehmigungen und stimme den Verkehrsplan frühzeitig ab. Kläre spätestens 8 bis 12 Wochen vor dem Lauf, wer Kreuzungen absichert und ob Verkehrsregler-Stäbe sowie Sicherheitswesten verfügbar sind.
Öffne die Anmeldung erst nach der Kapazitätsplanung. Erfasse Ernährungswünsche direkt mit und bestelle Startnummern, Startnummernbänder und Shirts mindestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin.
Plane die Versorgung nicht nur am Ziel. Stelle Wasserkanister, Trinkbecher und Kühlboxen bereit und bestimme je Versorgungsstelle eine verantwortliche Person; fehlende Becher oder Nachfüllmengen fallen sonst oft erst am Veranstaltungstag auf.
Erstelle ein Briefingdokument und eine Volunteer-Einteilung spätestens 7 Tage vorher. Darin gehören Treffpunkte, Schichten, Funkgeräte, Notfallkontakte und der Ablauf von Anmeldung, Start, Ziel und Medaillenausgabe.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Pride Run anmelden und genehmigen lassen?: Starte die Abstimmungen mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Lauf. Für Strecke, Verkehr, Versicherung und Genehmigungen brauchst du oft mehrere Rückmeldeschleifen; warte damit nicht bis zur geöffneten Anmeldung.
Wie viele Helfer braucht man für einen Pride Run?: Plane mindestens eine eingewiesene Person pro Streckenposten, zusätzlich ein Team für Anmeldung, Zielbereich und Versorgung. Die genaue Zahl hängt von der Streckenlänge und den Kreuzungen ab, sollte aber spätestens 7 Tage vorher in Schichten feststehen.
Wann sollte man Shirts und Startnummern für einen Pride Run bestellen?: Bestelle Shirts, Startnummern und Startnummernbänder etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. So bleibt Zeit für Größen, Nachbestellungen und Fehlerkorrekturen, ohne die Ausgabe am Veranstaltungstag zu verzögern.
Wie viel Wasser braucht ein Pride Run?: Plane für jede Versorgungsstelle Wasserkanister und Trinkbecher passend zur erwarteten Teilnehmerzahl ein und halte eine Reserve bereit. Prüfe die Mengen spätestens 48 Stunden vorher anhand der Anmeldungen und der Wettervorhersage.

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