Organiser une Course Pride, étape par étape

Une Course Pride se prépare d’abord comme un événement de voirie, puis comme une course et un moment festif. Commence par définir le parcours, les distances, les points de départ et d’arrivée avant de confirmer la date. Les autorisations, l’assurance, les secours et le plan de circulation doivent être réglés suffisamment tôt, car ils conditionnent les inscriptions et la communication. Ensuite, coordonne les bénévoles, le chronométrage, le ravitaillement et l’animation pour que chaque équipe sache quoi faire le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir l'itinéraire et les distances
2 personnes
2
Confirmer la date de l'événement
3
Demander les autorisations
4
Vérifier l’assurance
5
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
6
Coordonner le plan de circulation
2 personnes
7
Assurer la présence des secours
8
Recruter des signaleurs
2 personnes
9
Recruter des bénévoles
2 personnes
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Ouvrir les inscriptions
12
Contacter les sponsors
2 personnes
13
Publier le parcours en ligne
14
Traiter les inscriptions
2 personnes
15
Recueillir les besoins alimentaires
16
Commander des t-shirts et des dossards
17
Commander le design des médailles
18
Réserver le chronométrage
19
Réserver le photographe
20
Établir le programme musical
2 personnes
21
Commander le catering
2 personnes
22
Réserver les toilettes
23
Organiser l’enlèvement des déchets
24
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
25
Créer le document de briefing
26
Vérifier le balisage du parcours
2 personnes
27
Trier les dossards
2 personnes
28
Imprimer la liste des participants
29
Vérifier les prévisions météo
30
Confirmer les quantités de traiteur
31
Rassembler le matériel
3 personnes
32
Faire les courses
3 personnes
33
Préparer les t-shirts et les médailles
2 personnes
34
Mesurer la zone de départ et d'arrivée
2 personnes
35
Briefer les signaleurs
2 personnes
36
Briefing des bénévoles
3 personnes
37
Monter les tentes de réception
4 personnes
38
Installer les tables et les chaises
4 personnes
39
Monter l’arche de départ
3 personnes
40
Monter l’arche d’arrivée
3 personnes
41
Installer les flèches d'orientation
6 personnes
42
Installer les points de boissons
6 personnes
43
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
44
Installer le système de chronométrage
2 personnes
45
Brancher l'installation de musique
2 personnes
46
Installer les tables d'inscription
3 personnes
47
Préparer les dossards
2 personnes
48
Mettre les boissons au frais
3 personnes
49
Préparer les en-cas
4 personnes

Événement

50
Enregistrer les participants
6 personnes
51
Distribuer les dossards
4 personnes
52
Encadrer la zone de départ
4 personnes
53
Assurer le mot de bienvenue
54
Animer l’échauffement collectif
2 personnes
55
Lancer la course
3 personnes
56
Réguler la circulation aux intersections
12 personnes
57
Accompagner les participants sur le parcours
8 personnes
58
Distribuer les boissons
6 personnes
59
Réapprovisionner les boissons
4 personnes
60
Prodiguer les premiers secours
3 personnes
61
Enregistrement des horaires
3 personnes
62
Accueillir les finishers
4 personnes
63
Distribuer la médaille et le t-shirt
4 personnes
64
Servir les fruits et les en-cas
4 personnes
65
Servir le café et le thé
3 personnes
66
Fournir la musique
2 personnes
67
Prendre des photos
2 personnes
68
Assurer la remise des prix
3 personnes
69
Vider les poubelles
3 personnes
70
Vérifier les toilettes
2 personnes
71
Informer les participants du départ
2 personnes

Suivi

72
Retirer les panneaux de signalisation
6 personnes
73
Retirer les flèches d’itinéraire
6 personnes
74
Démonter l'installation de musique
2 personnes
75
Démonter les tentes et les arches de départ
5 personnes
76
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
77
Emballer le catering restant
3 personnes
78
Laver la vaisselle et le matériel
4 personnes
79
Rassembler les déchets
5 personnes
80
Nettoyer le lieu
5 personnes
81
Vérifier les zones de départ et d’arrivée
2 personnes
82
Sécuriser les données de chronométrage
2 personnes
83
Compter et emballer le matériel
4 personnes
84
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
85
Publier les résultats
86
Envoyer un message de remerciement
87
Partager les photos
88
Rassembler les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 30
Tables d’inscriptionqté 3
Poubellesqté 12

Matériel de sport

Arche de départ
Arche d'arrivée
Flèches de directionqté 80
Cônesqté 40
Rubansqté 12
Numéros de départqté 500
Bracelets de dossardqté 500
T-shirts des participantsqté 500
Médailles de finisherqté 500
Gobeletsqté 2500
Glacièresqté 8
Bidons d'eauqté 12
Chronomètresqté 6
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 40
Gilets de sécuritéqté 25
Bâtons de régulation du traficqté 12
Lampes de pocheqté 12
Batteries externesqté 8
Talkies-walkiesqté 12
Mégaphoneqté 2

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Ordinateur portableqté 2
Imprimantesqté 2
Système de pointage
Appareil photoqté 2

Premiers secours

Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures isolantesqté 20
Packs de froidqté 30
Gants jetablesqté 200
Pansementsqté 200
Bandes de pansementqté 30
Désinfectantqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 400
Assiettesqté 400
Couvertsqté 400
Pichets à caféqté 6
Thermosqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Conteneurs réfrigérésqté 6

Décoration

Drapeaux arc-en-cielqté 30
Mâts de drapeauqté 30
Guirlandes arc-en-cielqté 20
Nappesqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4

Catering

Courses

Conseils

Valide le parcours avant d’ouvrir les inscriptions : indique les distances, les rues concernées, les points de ravitaillement et les éventuelles difficultés. Prévois aussi un itinéraire de remplacement en cas de problème d’autorisation.
Lance les démarches administratives plusieurs semaines avant la course. Les autorisations, l’assurance, la circulation et la présence des secours ne se règlent pas au dernier moment.
Prépare un planning précis des bénévoles : accueil, inscriptions, signalisation, circulation, ravitaillement, arrivée et rangement. Remets à chaque responsable un briefing écrit au plus tard la veille.
Commande les dossards, bracelets, t-shirts et médailles après avoir fixé une date limite d’inscription. Garde une petite réserve pour les inscriptions tardives et les erreurs de taille.
Traite les besoins alimentaires dès l’inscription et transmets les quantités au traiteur avec une marge. Réserve aussi les toilettes, les poubelles et l’enlèvement des déchets avant de finaliser l’aménagement du départ et de l’arrivée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une Course Pride ?: Prévois au moins 3 à 6 mois pour une course avec parcours dans la rue. Ce délai permet de régler les autorisations, la circulation, l’assurance, les secours, les inscriptions et les commandes personnalisées.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une Course Pride ?: Ouvre les inscriptions une fois le parcours, la date et les principales autorisations suffisamment avancés, généralement 6 à 10 semaines avant l’événement. Fixe une date de clôture environ 10 à 14 jours avant la course pour commander les quantités finales.
Combien de bénévoles faut-il pour une Course Pride ?: Le nombre dépend du parcours, mais prévois au minimum une personne par point de circulation ou de signalisation, plus des équipes séparées pour l’accueil, le ravitaillement, l’arrivée et le rangement. Établis la répartition finale 7 jours avant et confirme les présences 48 heures avant.
Que faut-il prévoir pour la sécurité le jour de la course ?: Prévois des signaleurs identifiables, des gilets de sécurité, des moyens de communication et une présence de secours confirmée. Vérifie le plan de circulation la veille et distribue un briefing opérationnel à toutes les équipes avant le départ.

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