Zo organiseer je een praktijkcongres

Begin met het doel en de doelgroep van het praktijkcongres, en leg daarna datum, programma en locatie vast. Bevestig sprekers vroeg, zodat je tijd houdt voor presentaties, techniek en een definitieve planning. Daarna volgen aanmeldingen, dieetwensen, catering en deelnemerscommunicatie. In de laatste week controleer je naamkaartjes, routebeschrijving, presentaties en alle audiovisuele apparatuur. Zo voorkom je dat registratie, pauzes of een sprekerswissel op de dag zelf vertraging veroorzaken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Sprekers bevestigen
2 personen
4
Deelnemersdoelgroep bepalen
2 personen
5
Aanmeldformulier aanmaken
6
Uitnodigingen opstellen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Deelnemerslijst bijhouden
10
Dieetwensen verzamelen
11
Sprekersinformatie verzamelen
12
Presentaties ontvangen
13
Presentaties controleren
2 personen
14
Programma definitief maken
2 personen
15
Naamkaartjes ontwerpen
16
Naamkaartjes printen
17
Programmafolders printen
18
Routebeschrijving versturen
19
Catering reserveren
20
Koffiepauze bestellen
21
Borrelhapjes bestellen
22
Dieetmaaltijden bestellen
23
Techniek reserveren
24
Microfoons testen
2 personen
25
Presentatiebestanden back-uppen
26
Draaiboek printen
27
Leveringen bevestigen
28
Boodschappen doen
3 personen
29
Catering controleren
2 personen
30
Koelmiddelen invriezen
31
Materialen verzamelen
3 personen
32
Locatie openen
2 personen
33
Zaal controleren
2 personen
34
Tafels opstellen
4 personen
35
Stoelen opstellen
4 personen
36
Registratiebalie opbouwen
2 personen
37
Podiumtafel inrichten
2 personen
38
Projector plaatsen
2 personen
39
Scherm ophangen
2 personen
40
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
41
Techniek volledig testen
2 personen
42
Presentaties klaarzetten
43
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
44
Programmafolders klaarleggen
2 personen
45
Koffie en thee klaarzetten
3 personen
46
Dranken koud zetten
2 personen
47
Hapjes presenteren
3 personen
48
Registratieteam instrueren

Event

49
Sprekers ontvangen
2 personen
50
Deelnemers registreren
4 personen
51
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
52
Welkomstkoffie serveren
3 personen
53
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
54
Sprekers aankondigen
55
Presentaties afspelen
56
Microfoons beheren
57
Vragen uit de zaal begeleiden
58
Koffiepauze serveren
4 personen
59
Dranken bijvullen
2 personen
60
Gebruikt servies afruimen
2 personen
61
Borrelbuffet opbouwen
4 personen
62
Borrelhapjes serveren
4 personen
63
Dieetgerechten uitserveren
2 personen
64
Netwerkborrel begeleiden
3 personen
65
Afsluitende woorden verzorgen
66
Laatste vertrek begeleiden
2 personen

Nazorg

67
Servies verzamelen
3 personen
68
Overgebleven catering verpakken
2 personen
69
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
70
Techniek uitschakelen
2 personen
71
Decoratie verwijderen
2 personen
72
Afval verzamelen
3 personen
73
Zaal schoonmaken
3 personen
74
Sanitair controleren
75
Materialen inladen
3 personen
76
Sleutels en toegangspassen inleveren
77
Geleende materialen retourneren
2 personen
78
Openstaande facturen controleren
79
Deelnemersbedankje versturen
80
Presentaties digitaal delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Stoelenaantal 110
Registratiebalieaantal 2
Podiumtafel
Sprekersstoelenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptopaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Speakersaantal 2
Laserpointeraantal 2
Klikkeraantal 2
Powerbanksaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Bordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Koffiekannenaantal 6
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJsblokjesbakkenaantal 4
Serveerbladenaantal 12
Schaaltjesaantal 20
Buffetkommenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerbestekaantal 12
Flessenopenersaantal 4
Kurkentrekkersaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Naambadgehoudersaantal 110
Tafelnummersaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 8
Achterwanddoek

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan eerst de inhoudelijke ruggengraat: leg datum, doelgroep en programma vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Reserveer de locatie pas nadat je weet hoeveel deelnemers, sprekers en zitplaatsen je nodig hebt.
Bevestig sprekers vroeg en vraag presentaties uiterlijk één week vooraf op. Controleer de bestanden op formaat en dia-indeling en bewaar een back-up op een tweede laptop of opslagmedium.
Sluit aanmeldingen niet pas op de congresdag. Verwerk de deelnemerslijst dagelijks en verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat dieetmaaltijden en de catering kloppen.
Richt registratie in met een balie, naamkaartjes en programmamateriaal. Leg routebeschrijving en praktische informatie uiterlijk 3 dagen vooraf bij alle deelnemers vast; dat voorkomt vragen en opstoppingen bij binnenkomst.
Test techniek vóór de zaal opengaat: controleer projector, scherm, HDMI-kabels en adapters, microfoons, speakers, stekkerdozen en verlengkabels. Plan hiervoor minstens 60 minuten en houd een reservekabel en back-up van alle presentaties klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een praktijkcongres organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, locatie, doelgroep en programma. Bevestig sprekers en techniek bij voorkeur 8 weken vooraf; gebruik de laatste 2 weken voor deelnemers, catering en controles.
Wanneer moet ik de catering voor een praktijkcongres bestellen?: Reserveer de catering zodra je een realistische deelnemersinschatting hebt, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Geef definitieve aantallen, dieetmaaltijden en borrelhapjes uiterlijk 7 dagen voor het congres door.
Wanneer moet ik presentaties van sprekers ontvangen?: Vraag de definitieve presentaties uiterlijk 7 dagen vooraf op. Controleer ze binnen 2 werkdagen en zet alle bestanden uiterlijk de avond ervoor op de congreslaptop, met een tweede back-up.
Hoeveel tijd heb je nodig om de techniek van een praktijkcongres te testen?: Plan minimaal 60 minuten vóór ontvangst van de deelnemers voor de technische test. Controleer elke microfoon, de projector, aansluitingen, geluidsniveau en de presentatiebestanden in de zaal zelf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.