Comment organiser un congrès sans rien laisser au dernier moment

Un congrès se prépare dans un ordre précis : le programme et le lieu d’abord, les intervenants et les inscriptions ensuite, puis la logistique de la journée. Commencez par définir le public attendu et le déroulé, avant de lancer les invitations. Les points qui dérapent le plus souvent sont les présentations reçues trop tard, les besoins alimentaires oubliés et les câbles ou adaptateurs manquants. Gardez une date limite claire pour chaque validation et prévoyez un test technique avant l’accueil des participants.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Confirmer les intervenants
2 personnes
4
Définir le public cible des participants
2 personnes
5
Créer le formulaire d’inscription
6
Rédiger les invitations
2 personnes
7
Envoyer les invitations
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Tenir à jour la liste des participants
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Rassembler les informations sur les intervenants
12
Recevoir les présentations
13
Vérifier les présentations
2 personnes
14
Finaliser le programme
2 personnes
15
Concevoir les badges nominatifs
16
Imprimer les badges nominatifs
17
Imprimer les programmes
18
Envoyer les indications d'accès
19
Réserver le catering
20
Commander la pause café
21
Commander des amuse-bouches
22
Commander des repas adaptés
23
Réserver la technique
24
Tester les microphones
2 personnes
25
Sauvegarder les fichiers de présentation
26
Imprimer le déroulé
27
Confirmer les livraisons
28
Faire les courses
3 personnes
29
Vérifier le catering
2 personnes
30
Congeler les éléments réfrigérants
31
Rassembler le matériel
3 personnes
32
Ouvrir le lieu
2 personnes
33
Vérifier la salle
2 personnes
34
Installer les tables
4 personnes
35
Installer les chaises
4 personnes
36
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
37
Aménager la table de scène
2 personnes
38
Installer le projecteur
2 personnes
39
Suspendre l’écran
2 personnes
40
Raccorder la sonorisation
2 personnes
41
Tester entièrement la technique
2 personnes
42
Préparer les présentations
43
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
44
Préparer les brochures du programme
2 personnes
45
Préparer le café et le thé
3 personnes
46
Mettre les boissons au frais
2 personnes
47
Présenter les amuse-bouches
3 personnes
48
Briefer l'équipe d'inscription

Événement

49
Accueillir les intervenants
2 personnes
50
Enregistrer les participants
4 personnes
51
Distribuer les badges
2 personnes
52
Servir le café de bienvenue
3 personnes
53
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
54
Annoncer les intervenants
55
Diffuser les présentations
56
Gérer les micros
57
Animer les questions de la salle
58
Servir la pause-café
4 personnes
59
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
60
Débarrasser la vaisselle utilisée
2 personnes
61
Monter le buffet apéritif
4 personnes
62
Servir les amuse-bouches
4 personnes
63
Servir les plats diététiques
2 personnes
64
Animer le cocktail networking
3 personnes
65
Prononcer les mots de clôture
66
Accompagner le dernier départ
2 personnes

Suivi

67
Rassembler la vaisselle
3 personnes
68
Emballer le catering restant
2 personnes
69
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
70
Éteindre la technique
2 personnes
71
Retirer la décoration
2 personnes
72
Rassembler les déchets
3 personnes
73
Nettoyer la salle
3 personnes
74
Vérifier les sanitaires
75
Charger le matériel
3 personnes
76
Remettre les clés et les badges d’accès
77
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
78
Vérifier les factures en attente
79
Envoyer un message de remerciement aux participants
80
Partager les présentations numériquement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaisesqté 110
Comptoir d'inscriptionqté 2
Table de scène
Chaises des intervenantsqté 4
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 8

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Pointeur laserqté 2
Clic-clacqté 2
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12
Pichets à caféqté 6
Thermosqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Petits bolsqté 20
Saladiers pour buffetqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Couverts de serviceqté 12
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 3

Décoration

Nappesqté 12
Supports de badges nominatifsqté 110
Numéros de tableqté 12
Compositions floralesqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 8
Bâche de fond

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date, le programme et le lieu avant d’envoyer les invitations. Prévoyez au moins 2 à 3 semaines entre l’envoi et la clôture des inscriptions pour obtenir une liste exploitable.
Demandez les informations alimentaires dès le formulaire d’inscription, puis transmettez le récapitulatif au traiteur au plus tard 7 jours avant le congrès. Les repas adaptés commandés au dernier moment sont rarement faciles à garantir.
Fixez une date de remise des présentations, idéalement 5 à 7 jours avant l’événement. Vérifiez chaque fichier sur l’ordinateur et le projecteur prévus, puis conservez une copie de secours sur une clé ou un autre support.
Testez les microphones, les haut-parleurs, le projecteur, les câbles HDMI, les adaptateurs et les rallonges au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Gardez aussi plusieurs multiprises et batteries externes à portée de main.
Préparez les badges, les programmes et les indications d’accès dès que la liste des participants est stabilisée. Imprimez une petite réserve de badges vierges pour corriger une faute ou accueillir une inscription tardive.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un congrès ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premières semaines servent à fixer le lieu, le programme et les intervenants, puis à ouvrir les inscriptions.
Combien de temps avant un congrès envoyer les invitations ?: Envoyez les invitations 3 à 6 semaines avant l’événement, selon le nombre de participants attendu. Fermez les inscriptions environ 7 jours avant pour finaliser les badges, les repas et les documents.
Quand demander les présentations aux intervenants ?: Demandez-les au plus tard 7 jours avant le congrès et relancez les intervenants qui n’ont rien transmis 3 jours avant. Ce délai laisse le temps de vérifier les formats et de faire une copie de secours.
Quand tester la technique d’un congrès ?: Faites un test complet au moins 2 heures avant l’accueil des participants. Vérifiez chaque microphone, le projecteur, l’écran, les haut-parleurs et les connexions avec l’ordinateur utilisé le jour même.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.