Praalwagenoptocht organiseren: checklist

Een praalwagenoptocht vraagt meer voorbereiding dan alleen wagens verzamelen en een route uitzetten. Je regelt tegelijk vergunningen, verkeersveiligheid, chauffeurs, vrijwilligers, techniek en catering. Begin met datum en route, zodat je de vergunning en deelnemersinformatie op tijd kunt vastleggen. Controleer daarna de doorgang van de route, plan verkeersregelaars en EHBO in en werk naar een duidelijke briefing toe. Deze checklist helpt je om niets op het laatste moment te moeten regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en datum vastleggen
2 personen
Vergunning voor optocht aanvragen
2 personen
Route controleren op doorgang
3 personen
Praalwagens en chauffeurs aanmelden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Deelnemersgegevens verzamelen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Verkeersregelaars inplannen
2 personen
EHBO-vrijwilligers inplannen
2 personen
Reserveringen voor materiaal maken
2 personen
Routekaart en tijdschema maken
2 personen
Deelnemersbrief versturen
2 personen
Buurtbewoners uitnodigen
3 personen
Verkeersinformatie verspreiden
2 personen
Weersverwachting controleren
Praalwagens technisch controleren
4 personen
Brandstof en accu's controleren
3 personen
Boodschappen doen
3 personen
Praalwagens versieren
8 personen
Routeborden voorbereiden
3 personen
Polsbandjes en hesjes sorteren
2 personen
Catering voorbereiden
4 personen
Koelboxen vullen
3 personen
Vrijwilligersbriefing voorbereiden
2 personen

Event

Startterrein afzetten
6 personen
Tafels en tenten opstellen
5 personen
Verlichting aansluiten
3 personen
Routeborden plaatsen
6 personen
Verkeershekken plaatsen
8 personen
Cateringpunt inrichten
4 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Praalwagens naar start brengen
8 personen
Chauffeurs registreren
3 personen
Deelnemers ontvangen
5 personen
Hesjes en portofoons uitdelen
3 personen
Praalwagens opstellen
8 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
4 personen
Vrijwilligers briefing geven
3 personen
Publiek naar kijkplaatsen begeleiden
6 personen
Optocht laten vertrekken
4 personen
Kruispunten beveiligen
10 personen
Optocht begeleiden
12 personen
Publiek informeren langs de route
4 personen
Foto's en video's maken
2 personen
Dranken serveren
4 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Afvalbakken legen
3 personen
Deelnemers terug begeleiden
6 personen
Praalwagens veilig parkeren
6 personen
Deelnemersmaaltijd serveren
5 personen
Muziek en verlichting bedienen
2 personen
Route vrijgeven
6 personen
Laatste bezoekers begeleiden
3 personen

Nazorg

Catering afsluiten
4 personen
Materialen demonteren
6 personen
Routeborden en hekken ophalen
8 personen
Afval verzamelen
5 personen
Tafels en tenten opruimen
5 personen
Servies afwassen
4 personen
Terrein schoonmaken
6 personen
Praalwagens terugbrengen
6 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
Versiering verwijderen
4 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
3 personen
Koelboxen en kratten reinigen
3 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Verkeersmaterialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 24
Statafelsaantal 6
Tafelrokkenaantal 8

Verkeersmateriaal

Verkeershekkenaantal 32
Verkeerskegelsaantal 24
Routebordenaantal 18
Afzetlintaantal 6
Waarschuwingsvestenaantal 20

Apparatuur

Portofoonsaantal 12
Batterijladersaantal 4
Mobiele geluidsboxenaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6
Batterijenaantal 48

Catering

Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterdispensersaantal 2
Boodschappen

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiebekersaantal 150
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Koffielepelsaantal 100
Schenkkanenaantal 6
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Schaaltjesaantal 12
Voorraadbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3
Keukenweegschaal

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 300
Ballonlintaantal 4
Papieren vlaggenaantal 8
Praalwagenlettersaantal 6
Ducttapeaantal 12
Tie-wrapsaantal 500
Touwaantal 4
Schaarsetsaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Wegwerphandschoenenaantal 4
Veiligheidsbrillenaantal 8
Zaklampenaantal 6
Brandblussersaantal 4

Communicatie

Routekaartenaantal 30
Deelnemerslijstenaantal 8
Naamstickersaantal 200
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 6
Afwasbakkenaantal 4
Dweilsetsaantal 3

Transport

Transportkarrenaantal 4
Spanbandenaantal 12
Handkarrenaantal 2

Tips

Leg route en datum minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast. Controleer daarna de volledige route met een wagen: let op smalle bochten, lage takken, verkeersdrempels en plekken waar verkeershekken of routeborden nodig zijn.
Vraag de vergunning zo vroeg mogelijk aan en houd rekening met aanvullende verkeersmaatregelen. Verspreid verkeersinformatie uiterlijk 1 tot 2 weken vooraf onder buurtbewoners en deelnemers, zodat omleidingen en afsluitingen niet onverwacht komen.
Verzamel per praalwagen de naam van de chauffeur, contactgegevens, afmetingen en technische bijzonderheden. Plan uiterlijk een week vooraf een controle van remmen, verlichting, brandstof en accu's; een versierde wagen controleer je nogmaals op losse materialen.
Plan verkeersregelaars, EHBO-vrijwilligers en algemene helpers per tijdsblok. Geef iedereen een hesje, portofoon of duidelijke post en houd voor de briefing een routekaart met tijdschema klaar.
Regel catering niet alleen voor deelnemers, maar ook voor vrijwilligers die meerdere uren op hun post staan. Vul koelboxen kort voor vertrek, zet waterdispensers klaar en houd rekening met verzamelde dieetwensen en voldoende bekers, koffie en thee.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een praalwagenoptocht organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met datum, route en vergunning. Leg deelnemers en vrijwilligers daarna vast en reserveer materiaal zodra het verwachte aantal wagens bekend is.
Wanneer vraag ik een vergunning voor een praalwagenoptocht aan?: Dien de aanvraag zo vroeg mogelijk in, bij voorkeur 8 tot 12 weken voor de optocht. Controleer bij de gemeente welke termijn geldt en plan geen definitieve routecommunicatie voordat de voorwaarden duidelijk zijn.
Hoeveel verkeersregelaars heb ik nodig bij een praalwagenoptocht?: Dat hangt af van kruisingen, route-lengte en lokale voorschriften. Maak per afsluiting of risicopunt minimaal één vaste post en plan extra mensen voor wissels, pauzes en onverwachte uitval; laat het definitieve aantal aansluiten op het verkeersplan.
Wanneer controleer ik de praalwagens technisch?: Doe een eerste technische controle ongeveer één week vooraf en een laatste ronde op de dag zelf. Controleer remmen, verlichting, brandstof, accu's en de bevestiging van versiering voordat de wagens de route op gaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.