Zo organiseer je een poppentheater zonder last-minute stress

Begin niet met decoratie, maar met de voorstelling: bepaal doelgroep, speelduur en aantal bezoekers. Reserveer daarna locatie en datum en leg poppenspelers en technici vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Werk vervolgens het programma, de publieksroute en de catering uit. Plan de opbouw ruim voor de deuren opengaan, want geluid, licht, decor en stoelen kosten samen meer tijd dan je vooraf denkt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Voorstelling en doelgroep bepalen
2 personen
2
Locatie en datum reserveren
3
Vergunningen en verzekering controleren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Programma en speeltijden vastleggen
2 personen
8
Poppenspelers en technici bevestigen
9
Publieksindeling en route maken
2 personen
10
Voorstelling repeteren
4 personen
11
Poppen en decor controleren
2 personen
12
Geluid en muziek testen
2 personen
13
Vrijwilligers instrueren
2 personen
14
Tickets en programma's printen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Locatie openen en controleren
2 personen
18
Poppentheater opbouwen
4 personen
19
Licht en geluid installeren
2 personen
20
Stoelen en tafels opstellen
3 personen
21
Decoratie ophangen
2 personen
22
Catering en uitgiftepunt inrichten
2 personen
23
Sanitaire voorzieningen controleren
24
Technische eindtest uitvoeren
2 personen
25
Poppenspelers laten inspelen
4 personen

Event

26
Publiek ontvangen
3 personen
27
Tickets controleren
2 personen
28
Programma's uitdelen
2 personen
29
Eerste voorstelling spelen
4 personen
30
Pauzedranken en snacks serveren
3 personen
31
Dranken en snacks bijvullen
2 personen
32
Tweede voorstelling spelen
4 personen
33
Publieksvragen begeleiden
2 personen
34
Avondpauze voorbereiden
3 personen
35
Avondhapjes serveren
3 personen
36
Avondvoorstelling spelen
4 personen
37
Afscheid en uitloop begeleiden
3 personen

Nazorg

38
Servies verzamelen en afwassen
2 personen
39
Decor en techniek afbreken
4 personen
40
Afval verzamelen en sorteren
2 personen
41
Zaal en foyer schoonmaken
3 personen
42
Materialen inventariseren en inpakken
2 personen
43
Locatie afsluiten
2 personen
44
Geleende materialen retourneren
2 personen
45
Verloren voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Poppentheaterkast
Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 8
Klaptafel voor ontvangst
Kapstokkenaantal 4

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
LED-theaterspotsaantal 4
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Laptop voor muziek

Decoratie

Handpoppenaantal 12
Decorpanelenaantal 6
Achtergronddoekaantal 2
Decoratieve sterrenaantal 30
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 6

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Opscheptangenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 2
Stofzuiger
Dweilmopaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de speeltijden pas vast nadat je de doelgroep en publieksgrootte hebt bepaald. Plan bij jonge kinderen een korte voorstelling en houd tijd vrij voor binnenkomst, toiletbezoek en uitloop.
Reserveer de locatie en voorstellingstechniek zo vroeg mogelijk en controleer direct of verzekering en vergunningen nodig zijn. Een technische eindtest op de dag zelf vervangt geen controle van stroompunten, kabels en opstelruimte vooraf.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht. Tel uiterlijk één week voor de voorstelling het verwachte publiek opnieuw, zodat je stoelen, programma's, drank en catering niet op een oude schatting baseert.
Maak een publieksroute vanaf de ingang langs ontvangst, kapstokken en zaal tot de uitgang. Plaats pijlborden en een welkomstbord voordat bezoekers arriveren; tijdens de ontvangst heb je geen tijd om nog te zoeken naar ophangmateriaal.
Plan de opbouw minstens twee uur voor aanvang en reserveer daarna tijd voor inspelen en een volledige licht- en geluidstest. Test muziek vanaf de laptop, microfoons en luidsprekers met de poppenspelers op hun echte speelpositie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een poppentheater organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met voorstelling, doelgroep, locatie en datum. Verstuur uitnodigingen zodra speeltijden en capaciteit vaststaan, meestal 3 tot 4 weken voor de voorstelling.
Hoeveel tijd heb je nodig om een poppentheater op te bouwen?: Reken minimaal 2 uur voor de poppentheaterkast, decor, stoelen, licht en geluid. Plan daarna nog 30 minuten voor een technische eindtest en het inspelen van de poppenspelers.
Hoeveel stoelen heb je nodig voor een poppentheater?: Zet voor iedere aangemelde bezoeker één stoel klaar en houd 5 tot 10 procent extra capaciteit aan. Bij 40 aanmeldingen betekent dat 42 tot 44 stoelen, afhankelijk van de ruimte en publieksindeling.
Wanneer moet je drank en catering voor een poppentheater regelen?: Maak de bestelling uiterlijk 5 tot 7 dagen vooraf op basis van het actuele aantal aanmeldingen. Koel dranken op de dag ervoor en richt het uitgiftepunt in voordat de eerste bezoekers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.