Zo organiseer je een popfestival

Begin een popfestival niet met het boeken van de eerste band, maar met datum, locatie en haalbaarheid. Leg daarna vergunningen, verzekering, programma en techniek vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Geluid, podium, stroom, catering en veiligheid moeten op elkaar aansluiten; een te late levering of ontbrekende kabelmat kan de opbouw stilleggen. Werk daarom terug vanaf de festivaldag en geef iedere taak een eigenaar en deadline.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Festivaldatum vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Vergunningen aanvragen
4
Artiesten boeken
2 personen
5
Catering reserveren
6
Geluidsapparatuur reserveren
7
Podium reserveren
8
Verzekering regelen
9
Programma samenstellen
2 personen
10
Artiestencontracten bevestigen
11
Uitnodigingen versturen
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Vrijwilligers werven
2 personen
15
Werkrooster maken
2 personen
16
Artiesteninformatie versturen
17
Plattegrond maken
18
Nooduitgangen bepalen
2 personen
19
Stroomplan maken
2 personen
20
Beveiligingsplan maken
2 personen
21
Weersverwachting controleren
22
Leveringen bevestigen
23
Boodschappenlijst controleren
2 personen
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Materialen verzamelen
3 personen
26
Polsbandjes sorteren
2 personen
27
Locatie schoonmaken
4 personen
28
Podium laten plaatsen
4 personen
29
Geluidsinstallatie opbouwen
4 personen
30
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
31
Stroom aansluiten
2 personen
32
Tenten opbouwen
4 personen
33
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
34
Bar inrichten
3 personen
35
Koelingen vullen
3 personen
36
Cateringbuffet inrichten
3 personen
37
Hapjes voorbereiden
4 personen
38
Toiletten bevoorraden
2 personen
39
Versiering ophangen
3 personen
40
Entree inrichten
3 personen
41
Artiestenontvangst voorbereiden
2 personen
42
Geluidscheck uitvoeren
4 personen
43
Lichtcheck uitvoeren
3 personen
44
Briefing medewerkers geven
4 personen

Event

45
Entree openen
4 personen
46
Bezoekers controleren
4 personen
47
Artiesten ontvangen
2 personen
48
Podiumprogramma begeleiden
2 personen
49
Muziek afspelen
2 personen
50
Dranken serveren
4 personen
51
Dranken bijvullen
3 personen
52
Hapjes serveren
3 personen
53
Buffet aanvullen
2 personen
54
Afval verzamelen
3 personen
55
Toiletten controleren
2 personen
56
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
57
EHBO aanspreekpunt bemannen
2 personen
58
Artiestenwissels begeleiden
2 personen
59
Laatste optreden aankondigen
60
Bezoekersuitstroom begeleiden
4 personen

Nazorg

61
Bar sluiten
3 personen
62
Apparatuur uitschakelen
3 personen
63
Podium en licht afbreken
4 personen
64
Tenten afbreken
4 personen
65
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
66
Afval sorteren
4 personen
67
Locatie schoonmaken
5 personen
68
Servies afwassen
3 personen
69
Koelingen legen
2 personen
70
Materialen controleren
2 personen
71
Geleende spullen retourneren
2 personen
72
Achtergebleven spullen opslaan
2 personen
73
Borg en sleutels afhandelen
74
Leveranciers afrekenen
75
Artiestenbetalingen verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podium
Biertafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Partytentenaantal 4
Barblokkenaantal 3
Kleedkamertafelsaantal 3
Kleedkamerstoelenaantal 12

Apparatuur

Luidsprekersaantal 4
Podiummicrofoonsaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Monitorboxenaantal 4
DI-boxenaantal 4
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12

Verlichting

Podiumlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 10
Bouwlampenaantal 4
Lichtstatievenaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 400
Wijnglazenaantal 80
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 10

Keuken

Koelkastenaantal 3
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Koekenpannenaantal 4
Opslagbakkenaantal 20
Maatbekersaantal 4

Decoratie

Festivalvlaggenaantal 20
Ballonnenaantal 100
Podiumdoekenaantal 4
Pijlenbordenaantal 12
Programmapostersaantal 20
Tafelkledenaantal 16
Naamkaartjesaantal 40
Polsbandjesaantal 350

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 16
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 8
Handdoekdispensersaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Afzethekkenaantal 20
Markeerlintaantal 4
Zaklampenaantal 6
Portofoonsaantal 8

Informatie

Programmabordenaantal 4
Informatietafelsaantal 2
Klembordenaantal 8
Pennenaantal 24

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer locatie, podium, geluidsapparatuur en catering ruim vóór je het programma definitief maakt. Controleer uiterlijk twee weken vooraf opnieuw de levertijden en contactpersonen.
Vraag vergunningen en verzekering vroeg aan en verwerk nooduitgangen, publieksstromen en het beveiligingsplan in één plattegrond. Laat die plattegrond uiterlijk een week voor het festival delen met vrijwilligers en leveranciers.
Maak naast het programma een apart draaiboek voor techniek. Noteer per optreden welke microfoons, DI-boxen, monitorboxen en aansluitingen nodig zijn en plan soundchecktijd vóór de deuren opengaan.
Plan vrijwilligers per tijdsblok van bijvoorbeeld vier uur, met extra mensen voor ontvangst, bar, artiestenbegeleiding en opruimen. Stuur werkroosters en artiesteninformatie minstens zeven dagen vooraf.
Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 12 uur voor aanvang. Zet partytenten, bouwlampen, kabelmatten, koelboxen en ijs klaar voordat de eerste bezoekers arriveren, niet pas wanneer regen of warmte problemen veroorzaakt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een popfestival organiseren?: Reken minimaal op zes maanden voorbereiding voor een popfestival met meerdere artiesten. Begin direct met datum, locatie, vergunningen en artiesten; plan de definitieve leverancierscontrole uiterlijk twee weken voor het festival.
Wanneer moet je artiesten boeken voor een popfestival?: Boek artiesten bij voorkeur vier tot zes maanden vooraf, zodat je het programma en de techniek tijdig kunt afstemmen. Bevestig contracten, aankomsttijden en technische wensen uiterlijk vier weken voor de festivaldag.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een popfestival?: Plan naast de organisatie minimaal één vrijwilliger per taakpost per dienst, bijvoorbeeld voor entree, bar, artiestenbegeleiding en opruimen. Werk met diensten van ongeveer vier uur en voeg bij grotere bezoekersstromen extra ontvangst- en barhulp toe.
Wanneer controleer je het stroom- en veiligheidsplan?: Maak het stroom- en veiligheidsplan zodra podium, geluid en verlichting bekend zijn, bij voorkeur minstens vier weken vooraf. Controleer de aansluitingen, nooduitgangen en kabelroutes nogmaals tijdens de opbouw en uiterlijk twee uur voor opening.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.