So organisierst du ein Popfestival

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Beginne mindestens sechs Monate vorher mit Datum und Location. Genehmigungen, Versicherung und technische Anforderungen lassen sich erst sauber planen, wenn Ort, Kapazität und Veranstaltungsdauer feststehen.
• Buche Bühne, Tonanlage und Künstler nicht unabhängig voneinander. Fordere von jeder Band technische Angaben an und gleiche Lautsprecher, Mischpult, Monitorboxen, Mikrofone und DI-Boxen spätestens acht Wochen vor dem Festival ab.
• Erstelle den Lage-, Strom- und Sicherheitsplan vor dem Aufbau. Markiere Notausgänge, Kabelwege mit Kabelmatten, Lichtstative, Baustrahler und getrennte Bereiche für Bühne, Bar, Catering und Backstage.
• Plane Helfer in Schichten von vier bis sechs Stunden und verschicke den Dienstplan mindestens zwei Wochen vorher. Eine Person sollte ausschließlich Lieferungen, Künstlerinformationen und kurzfristige Änderungen koordinieren.
• Prüfe Essen und Getränke nicht erst am Vortag. Erfasse Ernährungswünsche mit der Anmeldung, bestätige Catering und Lieferungen sieben Tage vorher und kalkuliere Kühlboxen, Kühlschränke, Eiswürfelbehälter sowie wiederverwendbare Trinkgläser für den gesamten Veranstaltungstag.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Popfestival organisieren?

Starte idealerweise sechs bis zwölf Monate vorher. Location, Genehmigungen, Versicherung und Künstlerverträge brauchen meist deutlich mehr Vorlauf als Einkauf und Dekoration.

Wann sollte man die Genehmigung für ein Popfestival beantragen?

Reiche den Antrag ein, sobald Datum, Ort und Veranstaltungsgröße feststehen, möglichst drei bis sechs Monate vorher. Kurzfristige Änderungen an Musik, Besucherzahl oder Aufbau können eine neue Prüfung auslösen.

Wie viele Helfer braucht ein Popfestival?

Plane pro Schicht mindestens eine verantwortliche Person für Einlass, Bühne, Technik, Catering und Sicherheit ein. Für ein kleines Festival sind daher oft 8 bis 12 Helfer gleichzeitig nötig; bei größeren Besucherzahlen steigt der Bedarf entsprechend.

Wann werden Technik und Bühne für ein Popfestival aufgebaut?

Reserviere Bühne und Technik mehrere Monate vorher und beginne den Aufbau mindestens einen Tag vor dem Einlass. Plane zusätzlich zwei bis drei Stunden für Verkabelung, Licht, Soundcheck und die Behebung technischer Probleme ein.

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