Zo organiseer je een popfestival

Begin met de datum, locatie en vergunningen voordat je artiesten of techniek vastlegt. Daarna bouw je het programma en de productie op: artiestencontracten, podium, geluid, licht, stroom, toiletten, catering, beveiliging en EHBO. Open de ticketverkoop pas als capaciteit, tijden en voorwaarden duidelijk zijn. In de laatste weken draait alles om draaiboek, vrijwilligers, leveringen en een terreinindeling die ook bij regen en vertraging werkt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Festivaldatum vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
2 personen
3
Vergunningen aanvragen
2 personen
4
Artiesten boeken
3 personen
5
Geluidsleverancier boeken
2 personen
6
Lichtleverancier boeken
2 personen
7
Beveiliging reserveren
2 personen
8
Toiletten reserveren
9
EHBO-team reserveren
10
Catering reserveren
2 personen
11
Festivalverzekering afsluiten
12
Artiestencontracten controleren
2 personen
13
Ticketverkoop openen
2 personen
14
Uitnodigingen versturen
3 personen
15
Aanmeldingen verwerken
2 personen
16
Dieetwensen verzamelen
2 personen
17
Artiëntenvervoer regelen
2 personen
18
Vrijwilligers werven
3 personen
19
Vrijwilligers indelen
2 personen
20
Draaiboek printen
2 personen
21
Weersverwachting controleren
22
Boodschappen doen
4 personen
23
Leveringen controleren
3 personen
24
Terrein afzetten
4 personen
25
Podium laten opbouwen
6 personen
26
Geluidsinstallatie aansluiten
4 personen
27
Lichtinstallatie aansluiten
4 personen
28
Stroomvoorziening testen
3 personen
29
Tenten opbouwen
6 personen
30
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
31
Bars inrichten
5 personen
32
Foodstands inrichten
5 personen
33
Koelingen vullen
4 personen
34
Decoratie ophangen
4 personen
35
Wegwijzers plaatsen
3 personen
36
Polsbandjes klaarleggen
2 personen
37
Kassa's testen
3 personen
38
EHBO-post inrichten
2 personen
39
Artiëntenruimtes inrichten
3 personen
40
Soundcheck uitvoeren
5 personen
41
Lichtshow testen
4 personen
42
Briefing beveiliging geven
3 personen
43
Briefing vrijwilligers geven
3 personen

Event

44
Publieksentree openen
6 personen
45
Tickets controleren
6 personen
46
Polsbandjes uitdelen
4 personen
47
Openingsact begeleiden
3 personen
48
Artiesten ontvangen
2 personen
49
Dranken serveren
8 personen
50
Eten uitgeven
8 personen
51
Dranken bijvullen
4 personen
52
Afvalbakken legen
3 personen
53
Toiletten controleren
2 personen
54
Publieksstromen controleren
4 personen
55
Optredens ombouwen
5 personen
56
Presentator ondersteunen
2 personen
57
Fotopunt bemannen
2 personen
58
Eindoptreden begeleiden
4 personen
59
Publiek gefaseerd laten vertrekken
6 personen
60
Kassa's afsluiten
3 personen
61
Muziek en licht uitschakelen
4 personen
62
Artiesten uitzwaaien
2 personen
63
Terrein afsluiten
3 personen

Nazorg

64
Afval verzamelen
6 personen
65
Terrein schoonmaken
6 personen
66
Bars schoonmaken
4 personen
67
Servies afwassen
4 personen
68
Koelingen legen
3 personen
69
Decoratie verwijderen
4 personen
70
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
71
Tenten afbreken
6 personen
72
Podium laten afbreken
6 personen
73
Geluid en licht laten ophalen
4 personen
74
Materialen inventariseren
3 personen
75
Geleende spullen retourneren
3 personen
76
Afval afvoeren
3 personen
77
Gevonden voorwerpen sorteren
2 personen
78
Locatie opleveren
3 personen
79
Artiestenfacturen verwerken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Statafelsaantal 20
Biertafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Barrenaantal 3
Podium
Artiestentafelsaantal 8
Artiestestoelenaantal 24
Kledingrekkenaantal 4
Afzethekkenaantal 30
Partytentenaantal 6

Apparatuur

PA-installatie
Mengtafel
Podiumluidsprekersaantal 4
Monitorluidsprekersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 6
Instrumentkabelsaantal 20
Stroomhaspelsaantal 10
Verdeelstekkersaantal 20
Reservebatterijenaantal 24
Pinapparatenaantal 4
Kassakistenaantal 4
Barcode scannersaantal 2
Portofoonsaantal 12
Megafonenaantal 2

Verlichting

LED-spotsaantal 12
Lichtstatievenaantal 4
Snoerlampenaantal 8
Zaklampenaantal 10
Noodverlichtingaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 500
Wijnglazenaantal 80
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 20

Keuken

Koelkastenaantal 4
Koelboxenaantal 8
IJscontainersaantal 6
Snijplankenaantal 8
Koksmesjesaantal 8
Tangenaantal 12
Opscheplepelsaantal 12
Thermoskannenaantal 8
Waterkokersaantal 3
Handwasbakkenaantal 4

Decoratie

Festivalvlaggenaantal 20
Podiumdoekenaantal 4
Pijlbordenaantal 12
Programmabordenaantal 4
Tafelkledenaantal 20
Polsbandjesaantal 1200
Lanyardsaantal 100

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 30
Afvalcontainersaantal 6
Bezemsetsaantal 6
Vloertrekkersaantal 4
Schoonmaakkarrenaantal 2
Toiletborstelsaantal 6
Poetsdoekenaantal 30
Recyclingbakkenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer locatie, vergunningen, beveiliging, toiletten en EHBO vroeg in het traject. Zonder definitieve capaciteit kun je geen betrouwbaar aantal tickets, sanitair of vrijwilligers bepalen.
Leg per artiest een aankomsttijd, soundcheck, speeltijd, vervoer en contactpersoon vast. Controleer contracten voordat je het programma publiceert; een ontbrekende technische rider zorgt vaak pas op de festivaldag voor problemen.
Maak één technische stroom- en terreinplattegrond. Zet daarop podium, PA-installatie, mengtafel, monitorluidsprekers, lichtstatieven, stroomhaspels, afzethekken en noodverlichting, zodat leveranciers niet op elkaar wachten.
Plan vrijwilligers in blokken van ongeveer vier uur en wijs per zone een verantwoordelijke aan. Zorg dat bar, entree, backstage, terrein en opruimploeg ook tijdens pauzes bezet blijven.
Controleer de weersverwachting uiterlijk 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Regel partytenten, bescherming voor kabels, droge opslag en een alternatief voor apparatuur of catering die niet tegen regen kan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een popfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 9 tot 12 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en artiesten. Reserveer techniek, beveiliging, toiletten, EHBO en catering zodra de datum en bezoekerscapaciteit vaststaan.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een popfestival?: Reken voor een klein festival op minimaal 1 vrijwilliger per 25 tot 40 bezoekers per dienst, naast coördinatoren en professionele beveiliging. Werk met diensten van ongeveer 4 uur, zodat entree, bar, backstage en terrein continu bezet zijn.
Wanneer open je de ticketverkoop voor een popfestival?: Open de verkoop pas wanneer locatie, datum, capaciteit, programma en begin- en eindtijd definitief zijn. Plan de opening doorgaans 3 tot 6 maanden voor het festival, afhankelijk van hoe vroeg bezoekers moeten reserveren.
Hoeveel toiletten heb je nodig op een popfestival?: Gebruik de bezoekerscapaciteit en de verwachte verblijfsduur als basis; laat de verhuurder een berekening maken en bestel niet pas enkele weken vooraf. Reserveer toiletten idealiter 3 tot 6 maanden van tevoren en plaats ze vóór de terreinopbouw op de plattegrond.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.