Organiser un festival pop, étape par étape

Un festival pop se prépare d’abord sur le papier, puis sur le terrain. Commence par fixer la date et le lieu avant de confirmer les artistes, car les autorisations, la sécurité et la technique en dépendent. Réserve tôt le son, la lumière, les toilettes et les secours, puis ouvre la billetterie quand la capacité et les conditions d’accueil sont claires. Les derniers jours servent surtout à vérifier les livraisons, la météo, le balisage et le déroulé de chaque équipe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date du festival
2 personnes
2
Réserver le lieu
2 personnes
3
Demander les autorisations
2 personnes
4
Réserver des artistes
3 personnes
5
Réserver le prestataire son
2 personnes
6
Réserver le prestataire lumière
2 personnes
7
Réserver la sécurité
2 personnes
8
Réserver les toilettes
9
Réserver l'équipe de premiers secours
10
Réserver le catering
2 personnes
11
Souscrire l’assurance du festival
12
Vérifier les contrats des artistes
2 personnes
13
Ouvrir la billetterie
2 personnes
14
Envoyer les invitations
3 personnes
15
Traiter les inscriptions
2 personnes
16
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
17
Organiser le transport des artistes
2 personnes
18
Recruter des bénévoles
3 personnes
19
Répartir les bénévoles
2 personnes
20
Imprimer le déroulé
2 personnes
21
Vérifier les prévisions météo
22
Faire les courses
4 personnes
23
Vérifier les livraisons
3 personnes
24
Balisage du site
4 personnes
25
Faire monter la scène
6 personnes
26
Raccorder la sonorisation
4 personnes
27
Raccorder l’installation d’éclairage
4 personnes
28
Tester l’alimentation électrique
3 personnes
29
Monter les tentes
6 personnes
30
Installer les tables et les chaises
5 personnes
31
Aménager les bars
5 personnes
32
Aménager les stands de restauration
5 personnes
33
Remplir les réfrigérateurs
4 personnes
34
Installer la décoration
4 personnes
35
Installer des panneaux directionnels
3 personnes
36
Préparer les bracelets
2 personnes
37
Tester les caisses
3 personnes
38
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
39
Aménager les loges des artistes
3 personnes
40
Effectuer les réglages sonores
5 personnes
41
Tester le show lumière
4 personnes
42
Donner le briefing à la sécurité
3 personnes
43
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

44
Ouvrir l'entrée du public
6 personnes
45
Vérifier les billets
6 personnes
46
Distribuer les bracelets
4 personnes
47
Accompagner le numéro d’ouverture
3 personnes
48
Accueillir les artistes
2 personnes
49
Servir les boissons
8 personnes
50
Distribuer la nourriture
8 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
4 personnes
52
Vider les poubelles
3 personnes
53
Vérifier les toilettes
2 personnes
54
Vérifier les flux de public
4 personnes
55
Adapter les spectacles
5 personnes
56
Assister l'animateur
2 personnes
57
Tenir le stand photo
2 personnes
58
Animer la prestation de clôture
4 personnes
59
Faire sortir le public par vagues
6 personnes
60
Fermer les caisses
3 personnes
61
Couper la musique et l’éclairage
4 personnes
62
Dire au revoir aux artistes
2 personnes
63
Fermer le site
3 personnes

Suivi

64
Rassembler les déchets
6 personnes
65
Nettoyer le site
6 personnes
66
Nettoyer les bars
4 personnes
67
Faire la vaisselle
4 personnes
68
Vider les réfrigérateurs
3 personnes
69
Retirer la décoration
4 personnes
70
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
71
Démonter les tentes
6 personnes
72
Faire démonter la scène
6 personnes
73
Faire récupérer le son et la lumière
4 personnes
74
Inventorier le matériel
3 personnes
75
Rendre les articles empruntés
3 personnes
76
Évacuer les déchets
3 personnes
77
Trier les objets trouvés
2 personnes
78
Remettre le lieu en état
3 personnes
79
Traiter les factures des artistes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables hautesqté 20
Tables de bièreqté 12
Chaises pliantesqté 80
Barsqté 3
Scène
Tables des artistesqté 8
Chaises d'artistesqté 24
Portants à vêtementsqté 4
Barrières de sécuritéqté 30
Tentes de réceptionqté 6

Équipement

Installation de sonorisation
Table de mixage
Enceintes de scèneqté 4
Enceintes de monitoringqté 4
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 6
Câbles d'instrumentsqté 20
Enrouleurs électriquesqté 10
Multiprisesqté 20
Piles de rechangeqté 24
Terminaux de paiementqté 4
Caisses de caisseqté 4
Scanners de codes-barresqté 2
Talkies-walkiesqté 12
Mégaphonesqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Pieds d’éclairageqté 4
Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes de pocheqté 10
Éclairage de secoursqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 500
Verres à vinqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 20

Cuisine

Réfrigérateursqté 4
Glacièresqté 8
Conteneurs à glaceqté 6
Planches à découperqté 8
Couteaux d’officeqté 8
Pincesqté 12
Louchesqté 12
Thermosqté 8
Bouilloiresqté 3
Lavabos pour les mainsqté 4

Décoration

Drapeaux de festivalqté 20
Tentures de scèneqté 4
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux du programmeqté 4
Nappesqté 20
Braceletsqté 1200
Lanyardsqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 30
Conteneurs à déchetsqté 6
Sets de balaiqté 6
Raclettes de solqté 4
Chariots de ménageqté 2
Brosses de toilettesqté 6
Chiffons de nettoyageqté 30
Bacs de recyclageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commence par la date, le lieu et la capacité d’accueil. Prévois plusieurs semaines pour obtenir les autorisations et souscrire l’assurance avant d’annoncer définitivement le festival.
Réserve les prestataires techniques dès que les artistes sont confirmés. Le son, la lumière, la scène et les branchements électriques doivent être compatibles avec les besoins de chaque concert.
Établis le déroulé avec des horaires précis : montage de la scène, balances, ouverture des portes, changements de plateau et démontage. Imprime une version pour les bénévoles et garde une copie numérique.
Ne laisse pas les besoins des artistes pour la dernière semaine. Organise leur transport, leurs tables et chaises, le catering et le recueil des contraintes alimentaires au moins 10 jours avant l’événement.
Fais une visite de contrôle du site 24 à 48 heures avant l’ouverture. Vérifie le balisage, les barrières, les tentes, les toilettes, l’éclairage de secours, les livraisons et les prévisions météo.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival pop ?: Prévoyez au minimum 6 mois pour un festival avec plusieurs artistes, un lieu à réserver et des autorisations à obtenir. Commencez idéalement 9 à 12 mois avant si la programmation est importante ou si la date est très demandée.
Quand réserver les artistes et les prestataires techniques ?: Réservez les artistes dès que la date et le lieu sont confirmés, puis bloquez le son et la lumière dans les 2 à 4 semaines suivantes. Les disponibilités techniques se réduisent rapidement pendant les périodes de festivals.
Quand ouvrir la billetterie d’un festival pop ?: Ouvrez la billetterie lorsque le lieu, la capacité, les conditions d’accès et les principaux artistes sont confirmés. Gardez au moins 6 à 8 semaines avant l’événement pour traiter les inscriptions et organiser l’accueil.
Que vérifier la veille d’un festival pop ?: La veille, contrôlez les livraisons, le montage de la scène, les câbles et enrouleurs électriques, le balisage, les barrières, les toilettes et l’éclairage de secours. Relisez aussi le déroulé avec les responsables et vérifiez la météo une dernière fois.

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