Zo organiseer je een ponywedstrijd

Begin niet met hindernissen of catering, maar met het wedstrijdformat, de locatie en het reglement. Daarna leg je officials, verzekering en vergunningen vast voordat je inschrijvingen opent. Werk vervolgens toe naar startgelden, startlijsten, vrijwilligers, parkeren en de inrichting van het terrein. Controleer in de laatste week de bodem, het weer, de waterpunten en alle materialen. Zo voorkom je dat deelnemers op de wedstrijddag wachten op informatie, begeleiding of een veilige plek voor hun pony.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
2
Wedstrijdlocatie bevestigen
3
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
4
Jury en officials vastleggen
3 personen
5
Wedstrijdverzekering controleren
6
Vergunningen controleren
7
Wedstrijdkalender publiceren
8
Inschrijfformulier openen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Sponsoren benaderen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Startgelden controleren
2 personen
14
Startlijsten samenstellen
2 personen
15
Startlijsten publiceren
16
Reserveringen maken
17
Prijzen en linten bestellen
18
Vrijwilligers indelen
2 personen
19
Parkeerplan maken
2 personen
20
Noodnummers verzamelen
21
Plattegrond opstellen
2 personen
22
Weersverwachting controleren
23
Terrein en bodem inspecteren
2 personen
24
Boodschappenlijst controleren
2 personen
25
Boodschappen doen
2 personen
26
Wedstrijdpapieren printen
2 personen
27
Prijzen sorteren
2 personen
28
Startnummers voorbereiden
2 personen
29
Catering voorbereiden
3 personen
30
Terrein vrijmaken
4 personen
31
Wedstrijdterrein opbouwen
6 personen
32
Parcours uitzetten
4 personen
33
Inrijterrein markeren
3 personen
34
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
35
Partytenten opzetten
4 personen
36
Inschrijving inrichten
2 personen
37
Jurytafel inrichten
2 personen
38
Cateringpunt inrichten
3 personen
39
Paardenwaterpunten plaatsen
3 personen
40
Omroepinstallatie testen
2 personen
41
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen

Event

42
Officials ontvangen
2 personen
43
Deelnemers ontvangen
4 personen
44
Startnummers uitdelen
2 personen
45
Paarden en pony's controleren
3 personen
46
Bezoekers informeren
2 personen
47
Opening aankondigen
48
Dressuurproef begeleiden
4 personen
49
Springparcours begeleiden
6 personen
50
Uitslagen verwerken
2 personen
51
Dranken serveren
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Hapjes serveren
3 personen
54
Paddocks controleren
2 personen
55
Terrein veilig houden
3 personen
56
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
57
Prijsuitreiking begeleiden
4 personen
58
Afscheid en bedankwoord doen
59
Vertrek deelnemers begeleiden
3 personen
60
Verloren voorwerpen verzamelen

Nazorg

61
Wedstrijdmateriaal afbouwen
6 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
63
Catering opruimen
3 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Afval verzamelen
3 personen
66
Terrein schoonmaken
4 personen
67
Toiletten controleren
68
Materialen inventariseren
2 personen
69
Materialen retourneren
2 personen
70
Uitslagen archiveren
71
Deelnemers uitslagen sturen
72
Sponsoren bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Jurytafel
Kleedkamerbankenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Springhindernissenaantal 8
Dressuurlettersaantal 12
Dressuurhekjesaantal 20
Start- en finishpalenaantal 4
Pionnenaantal 30
Afzetlintaantal 6
Grondbalkenaantal 12
Meetlintenaantal 3
Hesjesaantal 20
Waterbakken voor paardenaantal 8
Hooinettenaantal 8
Mobiele paddockpanelenaantal 20
Kruiwagensaantal 3
Hooivorkenaantal 4
Scheppenaantal 4
Bezemsetsaantal 4
EHBO-kofferaantal 2
Brandblussersaantal 2
Zaklampenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 3
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Geluidsspeakeraantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Handmegafonenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 2
Opscheplepelsaantal 6
Tangaantal 4
Koelroostersaantal 4
Voorraadboxenaantal 10

Decoratie

Wedstrijdvlaggenaantal 20
Bannersaantal 8
Prijzendisplay
Tafelkledenaantal 10

Verlichting

Led-lichtslingersaantal 6
Bouwlampenaantal 4

Schoonmaak

Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het format, de onderdelen en de beoordelingswijze eerst vast en zet het reglement daarna op papier. Publiceer de wedstrijdkalender en het inschrijfformulier pas wanneer locatie, jury en voorwaarden definitief zijn.
Plan de inschrijvingen met een duidelijke sluitingsdatum. Verwerk aanmeldingen en startgelden direct, zodat je uiterlijk enkele dagen voor de wedstrijd de startlijsten kunt samenstellen en publiceren.
Maak voor het terrein één plattegrond met wedstrijdbanen, jurytafel, parkeerroute, paddocks en publiekszones. Zet afzetlint, pionnen en mobiele paddockpanelen niet pas op de wedstrijddag klaar, maar controleer ze vooraf op aantallen en staat.
Wijs vrijwilligers per taak en tijdstip toe: ontvangst, parkeren, ringbeheer, catering en opruimen. Verzamel daarnaast noodnummers en spreek af wie beslist bij slecht weer, een onveilige bodem of een incident met een pony.
Controleer 24 tot 48 uur vooraf de weersverwachting, bodem en watervoorziening. Regel waterbakken, hooinetten, schoonmaakmateriaal en afvalbakken op vaste plekken; juist kruiwagens, scheppen en bezems worden vaak te laat beschikbaar gemaakt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een ponywedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met format, locatie, reglement, officials, verzekering en vergunningen. Open de inschrijving pas nadat die basis is bevestigd en reserveer de laatste week voor startlijsten, terreincontrole en vrijwilligersinstructies.
Wanneer maak je de startlijst voor een ponywedstrijd?: Verwerk inschrijvingen en startgelden direct na binnenkomst en sluit de inschrijving op een vast moment. Maak de voorlopige startlijst uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de wedstrijd en publiceer een definitieve versie zodra correcties zijn verwerkt.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een ponywedstrijd?: Reken voor een kleinschalige wedstrijd op minimaal 1 coördinator, 2 mensen voor ontvangst en parkeren, 2 voor ringbeheer en 1 à 2 voor catering en opruimen. Bij meerdere ringen of veel deelnemers heb je per extra ring minstens 2 extra helpers nodig.
Wat moet je de dag voor een ponywedstrijd controleren?: Controleer 24 uur vooraf de bodem, hindernissen, dressuurletters, afzetting, parkeerroute, waterbakken en noodnummers. Leg ook jurytafel, stoelen, geluidsspeaker, afvalbakken en schoonmaakmateriaal klaar, zodat de opbouw op de wedstrijddag niet afhankelijk is van losse boodschappen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.