Organiser un concours de poneys sans rien laisser au hasard

Commencez par fixer le format du concours, les épreuves et le nombre de participants avant de réserver définitivement le lieu. Le règlement, les assurances et les autorisations doivent être validés suffisamment tôt, car ils conditionnent les inscriptions et le planning. Ensuite, préparez les officiels, les bénévoles, le terrain, les paddocks et l’accueil du public. Les derniers jours servent surtout à confirmer les listes de départ, la météo, le stationnement et les besoins des poneys et des cavaliers.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le format de la compétition
2 personnes
2
Confirmer le lieu de la compétition
3
Établir le règlement du concours
2 personnes
4
Constituer le jury et les officiels
3 personnes
5
Vérifier l’assurance de la compétition
6
Vérifier les autorisations
7
Publier le calendrier des matchs
8
Ouvrir le formulaire d’inscription
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Contacter les sponsors
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Vérifier les frais d'inscription
2 personnes
14
Établir les listes de départ
2 personnes
15
Publier les listes de départ
16
Faire les réservations
17
Commander les prix et les rubans
18
Répartir les bénévoles
2 personnes
19
Établir le plan de stationnement
2 personnes
20
Rassembler les numéros d’urgence
21
Établir le plan
2 personnes
22
Vérifier les prévisions météo
23
Inspecter le terrain et le sol
2 personnes
24
Vérifier la liste des courses
2 personnes
25
Faire les courses
2 personnes
26
Imprimer les documents du concours
2 personnes
27
Trier les prix
2 personnes
28
Préparer les dossards
2 personnes
29
Préparer le service traiteur
3 personnes
30
Dégager le site
4 personnes
31
Installer le terrain de compétition
6 personnes
32
Mettre en place le parcours
4 personnes
33
Baliser la zone d’accès en voiture
3 personnes
34
Installer les tables et les chaises
4 personnes
35
Installer les tentes de fête
4 personnes
36
Mettre en place l’inscription
2 personnes
37
Installer la table du jury
2 personnes
38
Aménager le point de restauration
3 personnes
39
Installer les points d’eau pour les chevaux
3 personnes
40
Tester le système de sonorisation
2 personnes
41
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes

Événement

42
Accueillir les officiels
2 personnes
43
Accueillir les participants
4 personnes
44
Distribuer les dossards
2 personnes
45
Vérifier les chevaux et les poneys
3 personnes
46
Informer les visiteurs
2 personnes
47
Annoncer l'ouverture
48
Encadrer l’épreuve de dressage
4 personnes
49
Encadrer le parcours de saut
6 personnes
50
Traiter les résultats
2 personnes
51
Servir les boissons
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Servir des amuse-bouches
3 personnes
54
Vérifier les paddocks
2 personnes
55
Sécuriser le site
3 personnes
56
Préparer la remise des prix
3 personnes
57
Animer la remise des prix
4 personnes
58
Faire le discours d’adieu et de remerciement
59
Encadrer le départ des participants
3 personnes
60
Rassembler les objets perdus

Suivi

61
Démonter le matériel de compétition
6 personnes
62
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
63
Ranger le service traiteur
3 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Rassembler les déchets
3 personnes
66
Nettoyer le site
4 personnes
67
Vérifier les toilettes
68
Inventorier le matériel
2 personnes
69
Retourner les matériels
2 personnes
70
Archiver les résultats
71
Envoyer les résultats aux participants
72
Remercier les sponsors

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Table du jury
Bancs de vestiaireqté 4
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Obstacles de sautqté 8
Lettres de dressageqté 12
Barrières de dressageqté 20
Poteaux de départ et d’arrivéeqté 4
Cônesqté 30
Ruban de balisageqté 6
Poutres de solqté 12
Mètres rubansqté 3
Giletsqté 20
Bacs à eau pour chevauxqté 8
Filets à foinqté 8
Panneaux de paddock mobilesqté 20
Brouettesqté 3
Fourches à foinqté 4
Pellesqté 4
Sets de balaiqté 4
Trousse de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Lampes de pocheqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 3
Thermosqté 4

Équipement

Haut-parleurqté 2
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Mégaphones manuelsqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 2
Louchesqté 6
Pinceqté 4
Grilles de refroidissementqté 4
Caisses de stockqté 10

Décoration

Drapeaux de matchqté 20
Bannièresqté 8
Présentoir des prix
Nappesqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Projecteurs de chantierqté 4

Nettoyage

Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 6
Gants de nettoyageqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez le format et le règlement au moins 8 semaines avant le concours. Précisez les épreuves, les conditions de participation, les horaires et les règles de sécurité avant d’ouvrir les inscriptions.
Demandez les autorisations, l’assurance et la disponibilité des officiels avant de publier le calendrier. Gardez une marge d’au moins 2 semaines pour corriger un dossier incomplet.
Fermez les inscriptions 10 à 14 jours avant l’épreuve afin d’établir les listes de départ, les horaires et les besoins alimentaires. Envoyez ensuite les informations définitives aux cavaliers et aux bénévoles.
Inspectez le sol, les obstacles, les paddocks et les accès la veille ou le matin même. Prévoyez des zones séparées pour le départ, l’arrivée, l’échauffement, le stationnement et les urgences.
Répartissez les bénévoles par poste avec un responsable identifié pour chaque zone. Vérifiez 48 heures avant que le matériel de terrain, les points d’eau pour les poneys, les numéros d’urgence et les équipements de signalisation sont bien disponibles.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de poneys ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, les assurances, les autorisations, les officiels, les sponsors et les inscriptions sans devoir tout régler dans les derniers jours.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un concours de poneys ?: Ouvrez-les environ 6 semaines avant la date prévue et clôturez-les 10 à 14 jours avant la compétition. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les dossiers et de publier les listes de départ.
Quand établir les listes de départ ?: Établissez-les dès que les inscriptions sont contrôlées et que les frais sont vérifiés, généralement 7 à 10 jours avant le concours. Publiez-les ensuite avec les horaires, les consignes d’arrivée et les informations de stationnement.
Que vérifier la veille d’un concours de poneys ?: Contrôlez le sol, les obstacles, les barrières, les paddocks, les accès et le stationnement. Vérifiez aussi la météo, les numéros d’urgence, les bénévoles présents et la disponibilité de l’eau et du foin pour les poneys.

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