Zo organiseer je een politieloop
Begin met de route, afstand en start- en finishlocatie; die keuzes bepalen vrijwel alles wat daarna nodig is. Regel vervolgens vergunningen, het verkeersplan en de veiligheidsbezetting voordat je de inschrijving opent. In de laatste weken werk je deelnemersgegevens, startnummers, vrijwilligers en tijdregistratie uit. Op de dag zelf draait het om een gecontroleerde opbouw, duidelijke communicatie en een route die vlak voor de start nogmaals is gecontroleerd.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Route en afstand vastleggen
2 personen
- 2
Vergunningen aanvragen
- 3
Start- en finishlocatie reserveren
- 4
Verkeersplan opstellen
2 personen
- 5
Verkeersregelaars inplannen
- 6
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
- 7
Inschrijfformulier openen
- 8
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 10
Dieetwensen verzamelen
- 11
Startnummers bestellen
- 12
Medaillelinten bestellen
- 13
Vrijwilligersbriefing maken
2 personen
- 14
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 15
EHBO-bezetting vastleggen
- 16
Tijdregistratie voorbereiden
2 personen
- 17
Routekaart afdrukken
- 18
Deelnemerslijst afdrukken
- 19
Startnummers sorteren
3 personen
- 20
Medaille-uitgifte voorbereiden
2 personen
- 21
Route controleren
2 personen
- 22
Boodschappen doen
3 personen
- 23
Dranken koelen
2 personen
- 24
Hapjes voorbereiden
4 personen
- 25
Materiaal klaarzetten
3 personen
Event
- 26
Startlocatie opbouwen
6 personen
- 27
Finishlocatie opbouwen
6 personen
- 28
Routepijlen plaatsen
6 personen
- 29
Verkeershekken plaatsen
6 personen
- 30
Verkeerskegels plaatsen
4 personen
- 31
Waterpost inrichten
4 personen
- 32
EHBO-post inrichten
2 personen
- 33
Inschrijftafels opstellen
3 personen
- 34
Tafels voor catering opstellen
3 personen
- 35
Geluid en microfoon testen
2 personen
- 36
Tijdregistratie testen
2 personen
- 37
Startnummers klaarleggen
3 personen
- 38
Medaille-uitgiftepunt klaarzetten
2 personen
- 39
Vrijwilligers instrueren
2 personen
- 40
Verkeersregelaars positioneren
8 personen
- 41
Deelnemers ontvangen
6 personen
- 42
Startnummers uitgeven
4 personen
- 43
Deelnemers informeren
2 personen
- 44
Gezamenlijke warming-up begeleiden
2 personen
- 45
Startschot begeleiden
3 personen
- 46
Routepost bemannen
10 personen
- 47
Waterpost bemannen
4 personen
- 48
Tijdregistratie bedienen
2 personen
- 49
Finishende deelnemers registreren
4 personen
- 50
Medaille uitreiken
3 personen
- 51
Dranken serveren
4 personen
- 52
Hapjes serveren
4 personen
- 53
Dranken bijvullen
2 personen
- 54
Afvalbakken legen
2 personen
- 55
Omroeper ondersteunen
- 56
Laatste lopers begeleiden
2 personen
- 57
Route vrijgeven
4 personen
- 58
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 59
Startlocatie afbouwen
5 personen
- 60
Finishlocatie afbouwen
5 personen
- 61
Routepijlen verwijderen
5 personen
- 62
Verkeershekken verwijderen
6 personen
- 63
Servies afwassen
3 personen
- 64
Locatie schoonmaken
4 personen
- 65
Afval afvoeren
3 personen
- 66
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 67
Tijdregistratie uitslagen verwerken
2 personen
- 68
Uitslagen publiceren
- 69
Gevonden voorwerpen registreren
- 70
Foto's en documenten archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Inschrijftafelsaantal 4
- Cateringtafelsaantal 6
- Stoelenaantal 30
- Biertafelsaantal 8
- Kledingrekkenaantal 2
Sportmateriaal
- Startnummersaantal 350
- Startnummerbandenaantal 350
- Finishmedaillesaantal 350
- Routepijlenaantal 80
- Kilometerbordenaantal 10
- Verkeerskegelsaantal 60
- Afzetlintaantal 8
- Verkeershekkenaantal 30
- Startlijn
- Finishboog
- Klembordenaantal 12
- Fluitjesaantal 12
- Veiligheidshesjesaantal 25
- Regelvlaggenaantal 12
- Stopwatchesaantal 6
- Megafonenaantal 3
- Portofoonsaantal 12
- Reservebatterijenaantal 24
- Tijdregistratieapparatenaantal 2
- EHBO-koffersaantal 3
- Isolatiedekensaantal 20
- IJscompreszakkenaantal 20
- Dekensaantal 6
Apparatuur
- Geluidsinstallatie
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Powerbanksaantal 6
- Laptopsaantal 2
- Printer
- Mobiele telefoonsaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 400
- Koffiebekersaantal 250
- Bordenaantal 250
- Besteksetsaantal 250
- Waterkannenaantal 12
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 8
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Opscheptangenaantal 8
- Scharenaantal 6
- Servettenhoudersaantal 8
Schoonmaak
- Schoonmaakemmersaantal 4
- Vloertrekkersaantal 2
- Bezemsaantal 4
- Stoffer en blikaantal 4
- Afvalbakkenaantal 12
Verlichting
- LED-bouwlampenaantal 6
- Lichtsnoerenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg route en afstand vast voordat je inschrijvingen opent. Controleer daarna de route opnieuw op kruisingen, wegwerkzaamheden en plekken waar routepijlen, kilometerborden of verkeershekken nodig zijn.
- Vraag vergunningen op tijd aan en koppel daar meteen het verkeersplan aan. Plan verkeersregelaars per kruising en zorg dat zij veiligheidshesjes, portofoons en duidelijke instructies hebben.
- Sluit de inschrijving niet pas op de wedstrijddag. Verwerk dieetwensen en aantallen vooraf, druk de deelnemerslijst af en sorteer de startnummers per groep of alfabet zodat de uitgifte niet ophoopt.
- Plan de vrijwilligersbriefing uiterlijk enkele dagen vooraf. Spreek start, finish, EHBO, medaille-uitgifte en tijdregistratie door en geef elke post een contactpersoon met een portofoon.
- Maak een opbouwvolgorde voor de ochtend: eerst afzettingen en routecontrole, daarna startlijn, finishboog, tafels en geluidsinstallatie. Koel dranken pas nadat de basisposten staan en leg reservebatterijen, ijscompreszakken en isolatiedekens direct bij de EHBO.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een politieloop organiseren?
- Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met route, datum, start- en finishlocatie en vergunningen. Plan de verkeers- en veiligheidsbezetting uiterlijk 6 weken voor de loop, omdat die onderdelen meestal de meeste afstemming vragen.
- Wanneer moet je de vergunning voor een politieloop aanvragen?
- Dien de aanvraag in zodra route, afstand en datum voorlopig vaststaan; houd minimaal 8 tot 12 weken voorbereiding aan. Controleer bij de bevoegde gemeente welke termijn voor jouw route geldt, vooral als je meerdere wegen afsluit.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een politieloop?
- Tel minimaal één vrijwilliger per bemande kruising of routepost, plus aparte mensen voor inschrijving, start, finish, medailles en EHBO. Maak de definitieve indeling uiterlijk 2 weken vooraf en houd een kleine reserve achter de hand voor uitval.
- Wanneer regel je startnummers en tijdregistratie?
- Bestel startnummers en controleer de tijdregistratie ongeveer 4 tot 6 weken voor de loop, zodra het verwachte deelnemersaantal redelijk vaststaat. Test alle tijdregistratieapparaten uiterlijk de dag ervoor en neem stopwatches en reservebatterijen mee als back-up.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!