Zo organiseer je een politie-informatiebijeenkomst

Begin met het doel, de datum en het programma voordat je een zaal of spreker vastlegt. Bevestig daarna de politievertegenwoordigers, onderwerpen en benodigde presentaties, zodat je uitnodiging inhoudelijk klopt. Regel aanmeldingen, dieetwensen en toegankelijkheid centraal en plan techniek en catering pas op basis van het verwachte aantal deelnemers. Op de dag zelf draait een rustige ontvangst om een bijgewerkte deelnemerslijst, duidelijke routebordjes en een vooraf geteste presentatieopstelling.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Zaal reserveren
3
Politievertegenwoordigers bevestigen
2 personen
4
Sprekers en onderwerpen vastleggen
2 personen
5
Presentaties en materialen opvragen
6
Uitnodigingen opstellen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldformulier openen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Toegankelijkheidswensen verzamelen
12
Parkeerinformatie versturen
13
Catering bestellen
14
Techniek reserveren
15
Drukwerk laten maken
16
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
17
Deelnemerslijst bijwerken
18
Presentaties controleren
2 personen
19
Routebordjes voorbereiden
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Techniek ophalen
2 personen
22
Informatiemateriaal klaarleggen
2 personen
23
Zaal openen
2 personen
24
Zaal en entree controleren
2 personen
25
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
26
Registratietafel inrichten
2 personen
27
Presentatietafel inrichten
2 personen
28
Projector en scherm plaatsen
2 personen
29
Microfoons aansluiten
2 personen
30
Geluids- en beeldtest uitvoeren
2 personen
31
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
32
Dranken koud zetten
2 personen
33
Hapjes op schalen leggen
2 personen
34
Routebordjes plaatsen
2 personen
35
Ontvangstteam instrueren
3 personen

Event

36
Deelnemers verwelkomen
3 personen
37
Aanwezigheid registreren
2 personen
38
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
39
Informatiemateriaal uitdelen
2 personen
40
Opening verzorgen
41
Politiepresentatie verzorgen
2 personen
42
Vragen uit de zaal begeleiden
2 personen
43
Pauzedranken serveren
3 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Hapjes bijvullen
2 personen
46
Demonstratie begeleiden
3 personen
47
Discussietafels begeleiden
6 personen
48
Avondprogramma aankondigen
49
Themasessies begeleiden
6 personen
50
Laatste vragen beantwoorden
3 personen
51
Afsluiting verzorgen
52
Deelnemers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

53
Achtergebleven materialen verzamelen
2 personen
54
Servies en glazen verzamelen
3 personen
55
Afval verwijderen
2 personen
56
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
57
Techniek uitschakelen en inpakken
2 personen
58
Servies afwassen
3 personen
59
Zaal schoonmaken
3 personen
60
Toiletten controleren
61
Gevonden voorwerpen verzamelen
62
Techniek retourneren
2 personen
63
Overgebleven materialen opbergen
2 personen
64
Deelnemersinformatie veilig vernietigen
2 personen
65
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 12
Registratietafel
Spreektafel
Garderoberekaantal 2

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
Luidsprekersaantal 2
Presentatieklikker
Flip-oversaantal 6
Stiften voor flip-overaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Drinkglazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Scharenaantal 4
Flessenopenersaantal 3

Decoratie

Naamkaartjesaantal 120
Tafelbordjesaantal 12
Routebordjesaantal 8
Pennenaantal 120
Klembordenaantal 6
Tafelkledenaantal 12

Verlichting

LED-tafellampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stofzuiger
Dweilset

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de bijeenkomst in vaste blokken en reserveer per onderwerp extra tijd voor vragen. Vraag presentaties en materialen uiterlijk één week vooraf op, zodat je ze samen kunt controleren.
Open het aanmeldformulier zodra datum, programma en sprekers bevestigd zijn. Sluit de inschrijving bij voorkeur 3 tot 5 werkdagen voor de bijeenkomst, zodat catering en naamkaartjes op aantallen kunnen worden afgestemd.
Vraag in het formulier apart naar dieetwensen en toegankelijkheidswensen. Controleer die gegevens 48 uur vooraf en geef ze door aan de catering en de locatie.
Test projector, scherm, laptop, HDMI-kabel, microfoons en luidsprekers vóór de ontvangst. Neem minimaal één passende verlengkabel en stekkerdoos mee; kabels die pas bij aanvang ontbreken zorgen snel voor vertraging.
Maak de entree herkenbaar met routebordjes en een registratietafel. Leg naamkaartjes, deelnemerslijst en informatiemateriaal klaar en wijs één persoon aan voor ontvangst, terwijl een ander de techniek bewaakt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een politie-informatiebijeenkomst?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Reserveer eerst de zaal en bevestig de politievertegenwoordigers; plan de definitieve controle van presentaties en deelnemersgegevens in de laatste week.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een politie-informatiebijeenkomst?: Verstuur de uitnodiging ongeveer 4 weken vooraf, zodra datum, programma en sprekers vaststaan. Houd de aanmelding open tot 3 à 5 werkdagen voor de bijeenkomst.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een politie-informatiebijeenkomst?: Reserveer minimaal 90 minuten voor het opstellen van tafels en stoelen, registratie en techniek. Plan daarnaast 30 minuten vóór binnenkomst voor een volledige geluids- en presentatietest.
Wanneer bestel je catering voor een politie-informatiebijeenkomst?: Bestel de catering zodra de inschrijving sluit, meestal 3 tot 5 werkdagen vooraf. Controleer 48 uur vóór de bijeenkomst het definitieve aantal deelnemers en de dieetwensen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.