Organiser une réunion d’information avec la police

Commencez par fixer la date, le programme et la salle avant de contacter les participants. Confirmez ensuite les représentants de la police, les autres intervenants et les sujets traités, puis demandez leurs présentations et leurs besoins techniques. Les inscriptions servent à prévoir les places, les badges, l’accessibilité et le catering. La dernière étape consiste à tester la projection, le son, l’accueil et l’orientation dans la salle avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver la salle
3
Confirmer les représentants de la police
2 personnes
4
Définir les intervenants et les sujets
2 personnes
5
Demander les présentations et le matériel
6
Rédiger les invitations
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Ouvrir le formulaire d’inscription
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Recueillir les besoins d’accessibilité
12
Envoyer les infos de parking
13
Commander le catering
14
Réserver la technique
15
Faire réaliser les imprimés
16
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
17
Mettre à jour la liste des participants
18
Vérifier les présentations
2 personnes
19
Préparer les panneaux d’itinéraire
20
Faire les courses
2 personnes
21
Récupérer le matériel technique
2 personnes
22
Préparer le matériel d'information
2 personnes
23
Ouvrir la salle
2 personnes
24
Vérifier la salle et l'entrée
2 personnes
25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
26
Installer la table d'inscription
2 personnes
27
Aménager la table de présentation
2 personnes
28
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
29
Brancher les microphones
2 personnes
30
Effectuer un test son et image
2 personnes
31
Préparer le café et le thé
2 personnes
32
Mettre les boissons au frais
2 personnes
33
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
2 personnes
34
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
35
Briefer l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

36
Accueillir les participants
3 personnes
37
Enregistrer la présence
2 personnes
38
Distribuer les badges
2 personnes
39
Distribuer le matériel d’information
2 personnes
40
Assurer l’ouverture
41
Assurer la présentation à la police
2 personnes
42
Animer les questions de la salle
2 personnes
43
Servir les boissons de pause
3 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
46
Accompagner la démonstration
3 personnes
47
Animer les tables de discussion
6 personnes
48
Annoncer le programme du soir
49
Animer les sessions thématiques
6 personnes
50
Répondre aux dernières questions
3 personnes
51
Assurer la clôture
52
Reconduire les participants
3 personnes

Suivi

53
Rassembler le matériel restant
2 personnes
54
Rassembler la vaisselle et les verres
3 personnes
55
Enlever les déchets
2 personnes
56
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
57
Couper et emballer le matériel technique
2 personnes
58
Faire la vaisselle
3 personnes
59
Nettoyer la salle
3 personnes
60
Vérifier les toilettes
61
Rassembler les objets trouvés
62
Retourner le matériel technique
2 personnes
63
Ranger le matériel restant
2 personnes
64
Détruire en toute sécurité les informations des participants
2 personnes
65
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tablesqté 12
Table d'inscription
Table de prise de parole
Portant à vêtementsqté 2

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Haut-parleursqté 2
Cliqueur de présentation
Chevaletsqté 6
Marqueurs pour paperboardqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à boireqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Ciseauxqté 4
Tire-bouchonsqté 3

Décoration

Badges nominatifsqté 120
Pancartes de tableqté 12
Panneaux d’orientationqté 8
Stylosqté 120
Presse-papiersqté 6
Nappesqté 12

Éclairage

Lampes de table LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Aspirateur
Kit de lavage

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le programme avant d’envoyer les invitations, puis confirmez les représentants de la police par écrit. Prévoyez une relance au moins 7 jours avant la réunion si aucun retour n’est arrivé.
Ouvrez les inscriptions dès l’envoi des invitations et demandez séparément les besoins alimentaires et d’accessibilité. Arrêtez la liste des participants 3 à 5 jours avant l’événement pour préparer les badges et les places.
Demandez les présentations et le matériel aux intervenants au plus tard 5 jours avant la réunion. Vérifiez chaque fichier sur l’ordinateur portable et testez le projecteur, l’écran, le câble HDMI et le cliqueur avant l’ouverture.
Prévoyez l’accueil dès l’entrée : table d’inscription, badges nominatifs, panneaux d’itinéraire et informations de parking. Une personne doit rester disponible pendant les 30 premières minutes pour orienter les participants et gérer les arrivées tardives.
Installez les tables, les chaises, la table de prise de parole et la technique avant l’arrivée du public. Gardez au moins 30 minutes pour vérifier les microphones sans fil, les haut-parleurs, les rallonges et les multiprises, car les adaptateurs ou les batteries sont souvent oubliés.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réunion d’information avec la police ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la réunion, avec le programme, l’adresse, les informations de parking et le lien d’inscription. Fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant pour finaliser les badges et le catering.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez au minimum 90 minutes avant l’arrivée du public pour installer les tables, les chaises, l’accueil et la technique. Gardez encore 30 minutes pour tester les présentations, le son et les branchements.
Que faut-il demander aux intervenants de la police avant la réunion ?: Demandez leur confirmation, leur sujet, leur durée de parole et leur présentation au moins 5 jours avant l’événement. Vérifiez aussi s’ils utilisent un ordinateur, un microphone ou un autre support spécifique.
Comment gérer les inscriptions et les besoins particuliers ?: Ajoutez au formulaire les coordonnées, le nombre de participants, les besoins alimentaires et les besoins d’accessibilité. Mettez la liste à jour jusqu’à 3 jours avant la réunion, puis transmettez les informations utiles à l’accueil et au catering.

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