Zo organiseer je een poëziewedstrijd

Begin met de spelregels en de volgorde van de avond, niet met de hapjes. Leg vast wie mag meedoen, hoeveel spreektijd elke dichter krijgt en hoe de jury punten geeft. Reserveer daarna de locatie, leg jury en presentator vast en open de aanmeldingen. In de laatste week bevestig je de deelnemerslijst, het programma en de techniek. Op de dag zelf draait alles om een rustige ontvangst, goed verstaanbare microfoons en scoreformulieren die direct beschikbaar zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
3
Juryleden benaderen
4
Presentator vastleggen
5
Aanmeldformulier maken
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Promotie online plaatsen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Jurybriefing voorbereiden
11
Deelnemerslijst bevestigen
12
Programma definitief maken
2 personen
13
Prijzen en certificaten regelen
14
Scoreformulieren afdrukken
15
Naambadges voorbereiden
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Hapjes voorbereiden
3 personen
19
Locatie openen
2 personen
20
Ruimte controleren
2 personen
21
Tafels opstellen
4 personen
22
Stoelen opstellen
4 personen
23
Wedstrijdtafel inrichten
2 personen
24
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
25
Microfoons testen
2 personen
26
Scoreformulieren klaarleggen
2 personen
27
Decoratie ophangen
2 personen
28
Catering klaarzetten
3 personen

Event

29
Jury ontvangen
30
Deelnemers registreren
3 personen
31
Bezoekers ontvangen
3 personen
32
Programma toelichten
33
Wedstrijdrondes begeleiden
3 personen
34
Tijd per voordracht bewaken
35
Scoreformulieren verzamelen
2 personen
36
Pauzedranken serveren
3 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Hapjes serveren
3 personen
39
Juryuitslag controleren
3 personen
40
Finalisten aankondigen
41
Finale begeleiden
3 personen
42
Winnaars huldigen
2 personen
43
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

44
Apparatuur uitschakelen
2 personen
45
Servies afwassen
3 personen
46
Afval verzamelen
2 personen
47
Meubilair terugzetten
4 personen
48
Locatie schoonmaken
3 personen
49
Decoratie verwijderen
2 personen
50
Geleende spullen retourneren
2 personen
51
Uitslag publiceren
52
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 10
Krukkenaantal 6
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Timeraantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 4

Servies

Herbruikbare glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Podiumachterdoek
Welkomstbord
Wegwijzerbordenaantal 6

Wedstrijdmateriaal

Klembordenaantal 12
Scoreformulierenaantal 120
Deelnemersnummersaantal 30
Naambadgesaantal 120
Certificatenaantal 30

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Zet het wedstrijdreglement uiterlijk vier weken voor de wedstrijd klaar. Vermeld daarin de maximale spreektijd, de beoordelingscriteria, de deadline voor aanmelden en wat er gebeurt bij een gelijke eindscore.
Plan de jurybriefing vóór de deuren opengaan en geef elk jurylid een eigen scoreformulier op een klembord. Spreek af wie de scores verzamelt en hoe lang de jury per optreden krijgt.
Maak het programma pas definitief nadat de aanmeldingen zijn gecontroleerd. Bevestig de deelnemerslijst uiterlijk twee dagen vooraf en zet deelnemersnummers en naambadges in dezelfde volgorde klaar.
Test geluidsapparatuur en beide draadloze microfoons minimaal 60 minuten voor de start. Controleer ook laptop, mengpaneel, speakers, verlengkabels en stekkerdozen; een ontbrekende aansluiting valt vaak pas bij de eerste spreker op.
Koel dranken en zet hapjes klaar vóór de ontvangst begint, maar houd de wedstrijdtafel vrij van glazen en serveerschalen. Reserveer daarnaast tijd voor het uitreiken van prijzen en certificaten, zodat de afsluiting niet uitloopt.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een poëziewedstrijd te organiseren?: Reken op minstens vier weken. Gebruik de eerste week voor locatie, reglement, jury en presentator; sluit de aanmeldingen enkele dagen vóór het evenement en maak daarna het programma definitief.
Hoe lang mag een optreden tijdens een poëziewedstrijd duren?: Kies vooraf één vaste spreektijd, bijvoorbeeld maximaal 5 minuten per deelnemer, en vermeld die in het reglement. Plan daarnaast ongeveer 2 minuten per optreden voor wisselen en juryscores.
Hoeveel juryleden heb je nodig voor een poëziewedstrijd?: Met 3 juryleden kun je een kleine wedstrijd al goed beoordelen; bij een grotere groep zijn 5 juryleden praktischer. Geef de jury vóór de start een briefing van ongeveer 15 minuten over criteria, punten en afronding.
Wanneer moet je de techniek testen voor een poëziewedstrijd?: Test microfoons, speakers, mengpaneel en laptop minimaal 60 minuten voor aanvang. Laat daarna ook de presentator en één deelnemer kort spreken, zodat volume en verstaanbaarheid niet pas tijdens de wedstrijd worden aangepast.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.