Zo organiseer je een poëzievoordracht

Begin met datum en locatie en leg daarna meteen vast welke dichters je uitnodigt. Bouw het programma rond hun voordrachten, verzamel vooraf teksten en introducties en houd aanmeldingen en dieetwensen bij. Regel techniek niet pas op de dag zelf: test microfoons, luidsprekers en verlichting vooraf in de ruimte. Op de dag zelf werk je van inrichting naar ontvangst, zodat stoelen, podiumplek, drank en programma’s klaarstaan voordat de eerste bezoeker binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2
Dichters benaderen
2 personen
3
Programma samenstellen
2 personen
4
Uitnodigingen opstellen
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen registreren
7
Dieetwensen verzamelen
8
Dichtersgegevens verzamelen
9
Teksten en introducties verzamelen
2 personen
10
Reserveringen maken
11
Techniek testen
2 personen
12
Bezoekerslijst bijwerken
13
Programma afdrukken
14
Naambordjes maken
15
Dichtersbriefing versturen
16
Boodschappenlijst controleren
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Dranken koud zetten
19
Ruimte controleren
2 personen
20
Meubilair klaarzetten
3 personen
21
Podiumplek inrichten
2 personen
22
Geluidsapparatuur opstellen
2 personen
23
Microfoons testen
2 personen
24
Verlichting instellen
2 personen
25
Decoratie ophangen
2 personen
26
Programma's klaarleggen
27
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
28
Hapjes klaarzetten
2 personen
29
Ontvangstbalie inrichten

Event

30
Dichters ontvangen
2 personen
31
Bezoekers registreren
2 personen
32
Programma toelichten
33
Poëzievoordracht begeleiden
2 personen
34
Koffie en thee serveren
2 personen
35
Dranken bijvullen
36
Hapjes bijvullen
37
Publieksvragen begeleiden
38
Pauze aankondigen
39
Avondprogramma begeleiden
2 personen
40
Dichters bedanken
41
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

42
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
43
Servies verzamelen
2 personen
44
Afval verzamelen
2 personen
45
Meubilair terugplaatsen
3 personen
46
Ruimte schoonmaken
3 personen
47
Decoratie verwijderen
2 personen
48
Geleende materialen retourneren
2 personen
49
Overgebleven voorraad opbergen
50
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 8
Spreektafel
Krukkenaantal 4
Garderoberekaantal 2

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Audiokabelsaantal 6
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Laptop

Verlichting

LED-spotsaantal 4
Sfeerlampenaantal 6
Reservebatterijenaantal 12

Decoratie

Achtergronddoek
Bloemstukkenaantal 4
Tafellopersaantal 8
Menukaartenhoudersaantal 8
Naamkaartjesaantal 20

Servies

Glazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 70
Vorkenaantal 70
Lepelsaantal 70
Serveerplateausaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 2
Serveerlepelsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per dichter een vast tijdsblok en stuur uiterlijk een week vooraf de definitieve volgorde, spreektijd en praktische briefing. Zo voorkom je uitloop en weet iedereen wanneer hij of zij klaar moet staan.
Verzamel teksten, introducties en dichtersgegevens voordat je het programma afdrukt. Controleer namen, titels en uitspraakinformatie nog één keer met de dichters; een fout in het programmablad valt direct op.
Test de geluidsinstallatie in de ingerichte ruimte, niet alleen op een lege vloer. Controleer beide microfoons, microfoonstatieven, luidsprekers, kabels en reservebatterijen minimaal één uur voor aanvang.
Zet de ontvangst eerder klaar dan je denkt: plaats naambordjes, programma’s en een garderoberek minstens 45 minuten vooraf. Houd de bezoekerslijst bij tot vlak voor de start, omdat afmeldingen en last-minute aanmeldingen vaak binnenkomen.
Zet koffie, thee en water pas klaar nadat de podiumplek en looproutes zijn gecontroleerd. Reken per bezoeker op minstens één glas water en houd thermoskannen en kopjes buiten het zicht van de voordrachtzone.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een poëzievoordracht?: Plan voor een avondprogramma meestal 90 tot 120 minuten, inclusief een korte pauze van 15 minuten. Reken per dichter op ongeveer 10 tot 20 minuten spreektijd en laat ruimte voor wissels en applaus.
Hoeveel dichters nodig je uit voor een poëzievoordracht?: Voor een programma van twee uur passen doorgaans 4 tot 6 dichters, afhankelijk van hun spreektijd. Reserveer daarnaast 10 tot 15 minuten voor een opening, introducties en eventuele vragen.
Wanneer moet je de techniek testen voor een poëzievoordracht?: Doe de volledige test op de dag zelf minimaal één uur voor ontvangst van het publiek. Test elke microfoon afzonderlijk en controleer ook het mengpaneel, de luidsprekers, verlengsnoeren en verlichting.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een poëzievoordracht?: Stuur uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf, zodat bezoekers tijd hebben om zich aan te melden. Sluit de bezoekerslijst niet eerder dan 2 dagen voor de voordracht en neem dieetwensen dan mee in de boodschappen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.