Einen Gedichtvortrag organisieren: der praktische Ablauf
Bei einem Gedichtvortrag entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Abend. Lege zuerst Datum und Ort fest, sprich passende Dichter an und stelle danach das Programm zusammen. Erst wenn Zusagen und Texte vorliegen, lohnen sich Einladungen, Anmeldeliste und Bewirtungsplanung. Plane außerdem früh für Ton, Licht und einen klar eingerichteten Bühnenbereich – gerade Mikrofone, Kabel und Ersatzbatterien werden sonst oft erst kurz vor Beginn geprüft.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
- 2
Dichter ansprechen
2 Personen
- 3
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 4
Einladungen erstellen
- 5
Einladungen verschicken
- 6
Anmeldungen erfassen
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Dichterdaten erfassen
- 9
Texte und Einleitungen sammeln
2 Personen
- 10
Reservierungen vornehmen
- 11
Technik testen
2 Personen
- 12
Besucherliste aktualisieren
- 13
Programm drucken
- 14
Namensschilder erstellen
- 15
Dichter-Briefing verschicken
- 16
Einkaufsliste prüfen
- 17
Einkaufen gehen
2 Personen
- 18
Getränke kalt stellen
- 19
Raum kontrollieren
2 Personen
- 20
Möbel bereitstellen
3 Personen
- 21
Bühnenbereich einrichten
2 Personen
- 22
Tonanlage aufstellen
2 Personen
- 23
Mikrofone testen
2 Personen
- 24
Beleuchtung einrichten
2 Personen
- 25
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 26
Programme bereitlegen
- 27
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 28
Snacks bereitstellen
2 Personen
- 29
Empfangstheke einrichten
Event
- 30
Dichter empfangen
2 Personen
- 31
Besucher registrieren
2 Personen
- 32
Programm vorstellen
- 33
Poetry-Vortrag begleiten
2 Personen
- 34
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 35
Getränke nachfüllen
- 36
Snacks nachfüllen
- 37
Publikumsfragen betreuen
- 38
Pause ankündigen
- 39
Abendprogramm betreuen
2 Personen
- 40
Dichtern danken
- 41
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 42
Tonanlage ausschalten
2 Personen
- 43
Geschirr sammeln
2 Personen
- 44
Abfall sammeln
2 Personen
- 45
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 46
Raum reinigen
3 Personen
- 47
Dekoration entfernen
2 Personen
- 48
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 49
Übrig gebliebenes Material verstauen
- 50
Fundsachen bearbeiten
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 60
- TischeAnz. 8
- Rednertisch
- HockerAnz. 4
- GarderobenständerAnz. 2
Ausstattung
- FunkmikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- AudiokabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Laptop
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 4
- StimmungsleuchtenAnz. 6
- ErsatzbatterienAnz. 12
Dekoration
- Hintergrundtuch
- BlumenarrangementsAnz. 4
- TischläuferAnz. 8
- MenükartenhalterAnz. 8
- NamensschilderAnz. 20
Geschirr
- GläserAnz. 70
- KaffeetassenAnz. 60
- TellerAnz. 70
- GabelnAnz. 70
- LöffelAnz. 70
- ServierplattenAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- EiswürfelbehälterAnz. 2
- ServierlöffelAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- PutzlappenAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Kläre die Dichter mindestens vier bis sechs Wochen vor dem Termin und sammle Namen, Kontaktdaten sowie technische Anforderungen. Schicke das Briefing spätestens sieben Tage vorher mit Auftrittsreihenfolge, Anfangszeit und gewünschter Dauer.
- Stelle das Programm erst nach den Zusagen zusammen. Plane pro Beitrag etwa 5 bis 10 Minuten und sammle Einleitungen und Texte mindestens eine Woche vor dem Vortrag, damit das Programm gedruckt werden kann.
- Teste die Tonanlage nicht erst am Veranstaltungstag. Stelle Lautsprecher, Mischpult und Mikrofonständer mindestens zwei Stunden vorher auf, prüfe jedes Mikrofon einzeln und lege Ersatzbatterien sowie Audiokabel bereit.
- Richte den Raum so ein, dass der Bühnenbereich von allen Stühlen aus sichtbar bleibt. Reserviere zusätzlich 30 bis 45 Minuten für Beleuchtung, Hintergrundtuch, Garderobenständer und die Beschilderung.
- Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche fortlaufend und aktualisiere die Besucherliste bis zwei Tage vor dem Termin. Stelle Gläser, Kaffeetassen und Thermoskannen erst nach der Raumkontrolle bereit, damit der Aufbau nicht im Weg steht.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Gedichtvortrag organisieren?
- Beginne etwa sechs Wochen vorher mit Datum, Ort und der Suche nach Dichtern. Die Technik und das Briefing sollten spätestens sieben Tage vor dem Termin feststehen.
- Wie lange dauert ein Gedichtvortrag?
- Für einen einzelnen Beitrag sind 5 bis 10 Minuten ein guter Planungswert. Rechne zusätzlich mit 10 bis 15 Minuten für Begrüßung, Einleitungen und Übergänge.
- Wann sollte die Technik für einen Gedichtvortrag getestet werden?
- Führe einen vollständigen Test mindestens zwei Stunden vor Beginn durch. Prüfe dabei jedes Mikrofon, Lautsprecher, Mischpult, Audiokabel und die Beleuchtung einzeln.
- Wie viele Getränke brauche ich für einen Gedichtvortrag?
- Plane für die erste Stunde ungefähr zwei bis drei Getränke pro Person und danach etwa ein Getränk pro Stunde. Kaufe die genaue Menge erst nach der Anmeldungsfrist, wenn die Besucherzahl feststeht.
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