Zo organiseer je een poëzieavond zonder haperingen

Een poëzieavond staat of valt met een rustig programma, verstaanbare voordrachten en een ontvangst die al klaarstaat voordat de eerste bezoeker binnenkomt. Begin met datum, locatie en beschikbare dichters; leg daarna optredens, tijden en technische wensen vast. Werk vanuit één draaiboek met contactgegevens, aanmeldingen, catering en opbouwmomenten. Plan op de dag zelf tijd voor een geluidscheck en houd ruimte voor uitloop, want voordrachten duren in de praktijk zelden exact even lang.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2
Draaiboek opstellen
3
Dichters en voordragers benaderen
2 personen
4
Optredens en tijden bevestigen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Technische wensen inventariseren
9
Microfoons en speakers reserveren
10
Cateringhoeveelheden berekenen
11
Programma samenstellen
2 personen
12
Programma's laten drukken
13
Route en ontvangstinformatie versturen
14
Aanmeldingen definitief controleren
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
18
Locatie openen
2 personen
19
Ruimte controleren
2 personen
20
Tafels opstellen
3 personen
21
Stoelen opstellen
3 personen
22
Podiumplek inrichten
2 personen
23
Geluidsapparatuur opstellen
2 personen
24
Microfoons aansluiten
2 personen
25
Geluidscheck uitvoeren
2 personen
26
Licht en sfeerverlichting plaatsen
2 personen
27
Decoratie ophangen
2 personen
28
Informatiebord plaatsen
29
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
30
Aanwezigheidslijst klaarleggen
31
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
32
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
33
Sprekersbriefing verzorgen

Event

34
Publiek ontvangen
3 personen
35
Programma's uitdelen
2 personen
36
Openingswoord verzorgen
37
Voordrachten begeleiden
2 personen
38
Pauze aankondigen
39
Hapjes en dranken serveren
3 personen
40
Dranken bijvullen
2 personen
41
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
42
Tweede voordrachtenblok begeleiden
2 personen
43
Publieksoptredens begeleiden
2 personen
44
Afsluitingswoord verzorgen
45
Afscheid en vertrek begeleiden
3 personen

Nazorg

46
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
47
Decoratie verwijderen
2 personen
48
Meubilair afbreken
3 personen
49
Afval verzamelen
2 personen
50
Servies afwassen
2 personen
51
Ruimte schoonmaken
3 personen
52
Geleende materialen verzamelen
2 personen
53
Apparatuur retourneren
2 personen
54
Overgebleven catering opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 70
Tafelsaantal 8
Spreektafel
Krukkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Glazenaantal 90
Bordenaantal 80
Vorkenaantal 80
Koffielepelsaantal 70
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 6

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Laptop
HDMI-kabel

Verlichting

LED-sfeerlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4

Decoratie

Poëziepostersaantal 12
Tafellopersaantal 8
Vazenaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Naamkaartjesaantal 20
Pijlbordjesaantal 6
Plakbandaantal 4
Scharenaantal 3

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Serveerplateausaantal 6
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezemsaantal 2
Stofblikkenaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de geluidscheck minimaal 60 minuten vóór de ontvangst. Test beide draadloze microfoons afzonderlijk, controleer het mengpaneel en loop met een microfoon door de zaal om te horen of achterin alles verstaanbaar is.
Bevestig optredens en tijden uiterlijk 7 dagen vooraf. Vraag dichters meteen naar de lengte van hun voordracht, uitspraak van hun naam en eventuele laptop-, HDMI- of microfoonwensen.
Sluit de aanmeldingen 2 tot 3 dagen voor de avond af. Gebruik het definitieve aantal voor stoelen, glazen, koffiekopjes en catering; houd ongeveer 10 procent extra zitplaatsen vrij als de ruimte dat toelaat.
Zet het programma niet alleen op papier, maar maak ook een versie voor de presentator met starttijd, namen en korte pauzes. Plan per voordracht een paar minuten wisseltijd, zodat een uitloop niet direct het hele schema verschuift.
Maak de route naar de zaal zichtbaar vanaf de ingang. Plaats pijlbordjes en naamkaartjes vóór de deuren opengaan en controleer in de laatste 30 minuten of stoelen, podiumplek, verlichting en ontvangsttafel goed staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een poëzieavond meestal?: Reken voor een programma met 6 tot 8 voordrachten op ongeveer 2 tot 2,5 uur, inclusief één pauze van 15 tot 20 minuten. Reserveer daarnaast minimaal 90 minuten voor opbouw en techniek.
Wanneer moet ik dichters uitnodigen voor een poëzieavond?: Benader dichters bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Vraag uiterlijk 7 dagen voor de avond om een definitieve bevestiging van hun komst, voordrachtlengte en technische wensen.
Hoeveel stoelen en catering heb ik nodig voor een poëzieavond?: Werk met het definitieve aantal aanmeldingen dat je 2 tot 3 dagen vooraf controleert. Zet bij voorkeur 5 tot 10 procent extra stoelen klaar en reken voor koffie, thee en water per bezoeker op minstens één kopje of glas per ronde.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de geluidscheck?: Plan minimaal 60 minuten voor de geluidscheck als je met speakers, draadloze microfoons en een mengpaneel werkt. Test iedere microfoon apart en laat de presentator ook één volledige introductie uitspreken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.