Poetry-Abend organisieren: der Ablauf, der funktioniert

Ein Poetry-Abend steht und fällt mit einem klaren Ablauf, verlässlicher Technik und genügend Zeit zwischen den Programmpunkten. Lege zuerst Ort und Datum fest, bestätige danach die Auftritte und plane das Programm mit realistischen Umbau- und Pausenzeiten. Kümmere dich früh um Mikrofone, Lautsprecher und die Anforderungen der Vortragenden. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem einen festen Aufbauplan: Raum kontrollieren, Sitzplätze stellen, Tonanlage anschließen und vor dem Einlass einen vollständigen Soundcheck machen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2
Ablaufplan erstellen
3
Dichter und Vorleser anfragen
2 Personen
4
Auftritte und Zeiten bestätigen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Technische Anforderungen erfassen
9
Mikrofone und Lautsprecher reservieren
10
Cateringmengen berechnen
11
Programm zusammenstellen
2 Personen
12
Programme drucken lassen
13
Route und Empfangsinformationen versenden
14
Anmeldungen endgültig prüfen
15
Einkaufen gehen
2 Personen
16
Getränke kühlen
2 Personen
17
Lagerfähiges Catering bereitstellen
2 Personen
18
Location öffnen
2 Personen
19
Raum kontrollieren
2 Personen
20
Tische aufstellen
3 Personen
21
Stühle aufstellen
3 Personen
22
Bühnenbereich einrichten
2 Personen
23
Tonanlage aufstellen
2 Personen
24
Mikrofone anschließen
2 Personen
25
Soundcheck durchführen
2 Personen
26
Licht und Ambiente-Beleuchtung anbringen
2 Personen
27
Dekoration aufhängen
2 Personen
28
Infotafel aufstellen
29
Empfangstisch einrichten
2 Personen
30
Teilnehmerliste bereitlegen
31
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
32
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
33
Sprecherbriefing durchführen

Event

34
Publikum empfangen
3 Personen
35
Programme ausgeben
2 Personen
36
Eröffnungsrede halten
37
Vorträge betreuen
2 Personen
38
Pause ankündigen
39
Snacks und Getränke servieren
3 Personen
40
Getränke nachfüllen
2 Personen
41
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
42
Zweiten Vortragsblock begleiten
2 Personen
43
Publikumsvorführungen begleiten
2 Personen
44
Schlusswort übernehmen
45
Verabschiedung und Abreise begleiten
3 Personen

Nachbereitung

46
Tonanlage ausschalten
2 Personen
47
Dekoration entfernen
2 Personen
48
Möbel abbauen
3 Personen
49
Abfall sammeln
2 Personen
50
Geschirr abwaschen
2 Personen
51
Raum reinigen
3 Personen
52
Geliehene Materialien einsammeln
2 Personen
53
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
54
Übrig gebliebenes Catering verstauen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 70
TischeAnz. 8
Rednertisch
HockerAnz. 4
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 70
GläserAnz. 90
TellerAnz. 80
GabelnAnz. 80
KaffeelöffelAnz. 70
ServierschalenAnz. 10
ServierzangenAnz. 6

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Laptop
HDMI-Kabel

Beleuchtung

LED-AmbientelampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4

Dekoration

GedichtplakateAnz. 12
TischläuferAnz. 8
VasenAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 8
NamensschilderAnz. 20
WegweiserAnz. 6
KlebebandAnz. 4
ScherenAnz. 3

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 3
ServierplattenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 2
BrotmesserAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
BesenAnz. 2
BlechdosenAnz. 2
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Auftritte und Zeiten spätestens 14 Tage vorher schriftlich. Frage dabei auch nach Mikrofon-, Laptop- oder HDMI-Anforderungen, damit am Veranstaltungstag keine Technik improvisiert werden muss.
Plane pro Vortrag einen festen Zeitblock und mindestens 5 Minuten Wechselzeit ein. Bei sechs Auftritten entstehen so bereits rund 25 Minuten Puffer für Ansagen, Applaus und Mikrofonwechsel.
Prüfe die Anmeldungen 2 bis 3 Tage vor dem Poetry-Abend endgültig. Erfasse dabei Ernährungswünsche und übertrage die Zahl der Gäste direkt auf Catering, Stühle, Gläser und Namensschilder.
Stelle die Tonanlage mindestens 90 Minuten vor dem Einlass auf und führe einen Soundcheck mit jedem Mikrofon durch. Teste auch Verlängerungskabel, Mischpult und die Verbindung zum Laptop, falls Texte oder Präsentationen gezeigt werden.
Kühle Getränke frühzeitig und stelle haltbares Catering vor Beginn bereit. Häufig vergessen Organisatoren Servierzangen, Kaffeelöffel oder einen gut sichtbaren Wegweiser; lege diese Dinge spätestens beim Raumcheck an ihren Platz.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Poetry-Abend organisieren?: Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort und Anfragen an Dichter und Vorleser. Die endgültigen Auftrittszeiten, Technikdaten und Gästezahlen sollten spätestens 14 Tage vor dem Termin feststehen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Poetry-Abend?: Plane mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Bühnenbereich und Dekoration ein. Für Tonanlage, Mikrofone und Soundcheck solltest du zusätzlich 30 bis 45 Minuten reservieren.
Wie viele Mikrofone braucht man für einen Poetry-Abend?: Für eine einzelne Leseperson reicht meist ein Mikrofon, bei wechselnden Vortragenden sind 2 Funkmikrofone praktischer. Plane außerdem mindestens 1 Mikrofonständer und teste jedes Mikrofon vor dem Einlass.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Poetry-Abend?: Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person, danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde. Kaufe die genaue Menge erst nach der finalen Anmeldung und berücksichtige zusätzlich Wasser für die Vortragenden.

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