Zo organiseer je een poëzieavond zonder last-minute stress

Begin met de zaal, het programma en de optredende dichters. Zodra die vaststaan, kun je uitnodigingen versturen, aanmeldingen verwerken en dieetwensen verzamelen. Plan daarna de ruimte rond het luisteren: een duidelijke leesplek, goed verstaanbare microfoon en voldoende licht maken meer verschil dan veel decoratie. Op de dag zelf werk je van opbouw naar techniek, catering en ontvangst. Met deze volgorde voorkom je dat je nog kabels test terwijl de eerste bezoekers binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zaalreservering bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Programma definitief maken
2 personen
6
Optredende dichters bevestigen
7
Programma en route delen
8
Naambadges voorbereiden
9
Boodschappen doen
2 personen
10
Techniek testen
2 personen
11
Locatie openen
2 personen
12
Ruimte controleren
2 personen
13
Tafels opstellen
3 personen
14
Stoelen opstellen
3 personen
15
Leesplek inrichten
2 personen
16
Decoratie ophangen
2 personen
17
Verlichting plaatsen
2 personen
18
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
19
Microfoon testen
2 personen
20
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
21
Hapjes klaarzetten
2 personen
22
Inschrijftafel inrichten
2 personen

Event

23
Dichters ontvangen
2 personen
24
Bezoekers verwelkomen
3 personen
25
Programma toelichten
26
Poëzieblokken begeleiden
27
Pauzedrankjes serveren
3 personen
28
Dranken bijvullen
2 personen
29
Hapjes aanvullen
2 personen
30
Afscheid nemen van bezoekers
2 personen

Nazorg

31
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
32
Servies afwassen
2 personen
33
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
34
Afval verzamelen
2 personen
35
Ruimte schoonmaken
3 personen
36
Decoratie verwijderen
2 personen
37
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 70
Tafelsaantal 8
Spreektafel
Kapstokkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Waterglazenaantal 70
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Koffiekannenaantal 3
Waterkaraffenaantal 6

Apparatuur

Actieve speakeraantal 2
Draadloze microfoonaantal 2
Microfoonstandaard
Audiomixer
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Reservebatterijenaantal 8

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Decoratieve vazenaantal 6
Kunstbloemenaantal 12
Programmastandaardsaantal 6
Naambadgehoudersaantal 10

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Serveerbestekaantal 8
Flessenopenersaantal 2
Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Sponzenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Maak het programma uiterlijk één week vooraf definitief en deel het samen met de route. Zo weten dichters wanneer ze optreden en kunnen bezoekers hun avond plannen.
Test de actieve speaker, draadloze microfoon, audiomixer en microfoonstandaard vóór de zaal opengaat. Leg reservebatterijen, verlengkabels en stekkerdozen klaar; een ontbrekende aansluiting kost vaak meer tijd dan verwacht.
Richt de leesplek zo in dat iedere stoel zicht heeft op de dichter. Zet stoelen eerst neer, controleer daarna de looproute naar de inschrijftafel en houd ruimte vrij voor kapstokken en programmastandaards.
Zet koffie, thee en water klaar voordat je de dichters ontvangt. Gebruik thermoskannen en waterkaraffen, en plaats hapjes pas vlak voor de start zodat ze niet uitdrogen of in de weg staan tijdens de voordrachten.
Open de locatie minstens 90 minuten voor de eerste bezoeker. Gebruik het eerste uur voor ruimtecontrole, tafels en stoelen, verlichting, decoratie en techniek; reserveer het laatste halfuur voor microfoontest en ontvangstvoorbereiding.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een poëzieavond organiseren?: Leg de zaal en dichters bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra het programma voldoende duidelijk is en sluit aanmeldingen uiterlijk 3 dagen voor de avond als je catering op aantallen afstemt.
Hoeveel tijd heb je nodig om een poëzieavond op te bouwen?: Reken op minimaal 90 minuten voor de opbouw en controle. Plan daarvan ongeveer 30 minuten voor meubilair en leesplek, 30 minuten voor geluid en verlichting en 30 minuten voor catering, inschrijftafel en een laatste ronde.
Hoe test je het geluid voor een poëzieavond?: Test de microfoon vanaf de plek waar de dichter staat, niet alleen naast de speaker. Doe dit minstens 30 minuten vóór de inloop en controleer ook reservebatterijen, kabels en het volume terwijl iemand op de achterste stoel zit.
Hoeveel stoelen en drank moet je voorzien voor een poëzieavond?: Zet voor iedere bevestigde bezoeker één stoel klaar en houd enkele losse stoelen achter de hand als de ruimte dat toelaat. Reken voor koffie, thee en water op minimaal 2 drankmomenten per persoon en stem hapjes af op het definitieve aantal aanmeldingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.