So organisierst du einen Poetry-Abend ohne Leerlauf
Bei einem Poetry-Abend hängt viel an einer klaren Reihenfolge: Erst Raum, Termin und Auftretende sichern, dann Anmeldungen und Programm festziehen. Plane Technik und Raumaufbau nicht erst kurz vor Beginn, denn Mikrofon, Mischpult und Beleuchtung brauchen einen vollständigen Test. Am Veranstaltungstag sollten Einlass, Lesebereich, Getränke und Sitzplätze vorbereitet sein, bevor die ersten Besucher eintreffen. Mit diesem Ablauf behältst du auch Änderungen bei Ernährungswünschen oder im Programm im Griff.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Raumbuchung bestätigen
- 2
Einladungen verschicken
2 Personen
- 3
Anmeldungen bearbeiten
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Programm finalisieren
2 Personen
- 6
Auftrittsdichter bestätigen
- 7
Programm und Route teilen
- 8
Namensschilder vorbereiten
- 9
Einkaufen gehen
2 Personen
- 10
Technik testen
2 Personen
- 11
Location öffnen
2 Personen
- 12
Raum kontrollieren
2 Personen
- 13
Tische aufstellen
3 Personen
- 14
Stühle aufstellen
3 Personen
- 15
Leseecke einrichten
2 Personen
- 16
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 17
Beleuchtung anbringen
2 Personen
- 18
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 19
Mikrofon testen
2 Personen
- 20
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 21
Snacks bereitstellen
2 Personen
- 22
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
Event
- 23
Dichter empfangen
2 Personen
- 24
Besucher begrüßen
3 Personen
- 25
Programm vorstellen
- 26
Poetry-Blocks betreuen
- 27
Pausengetränke servieren
3 Personen
- 28
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 29
Snacks auffüllen
2 Personen
- 30
Verabschiedung der Gäste
2 Personen
Nachbereitung
- 31
Tonanlage ausschalten
2 Personen
- 32
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 33
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 34
Abfall sammeln
2 Personen
- 35
Raum reinigen
3 Personen
- 36
Dekoration entfernen
2 Personen
- 37
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 70
- TischeAnz. 8
- Rednertisch
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 70
- WassergläserAnz. 70
- TellerAnz. 70
- BestecksetsAnz. 70
- KaffeekannenAnz. 3
- WasserkaraffenAnz. 6
Ausstattung
- Aktiver SprecherAnz. 2
- Kabelloses MikrofonAnz. 2
- Mikrofonständer
- Audiomischpult
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- ErsatzbatterienAnz. 8
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 4
- StimmungsbeleuchtungAnz. 3
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- Dekorative VasenAnz. 6
- KunstblumenAnz. 12
- ProgrammständerAnz. 6
- NamensschildhalterAnz. 10
Küche
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- ServierschalenAnz. 8
- ServierbesteckAnz. 8
- FlaschenöffnerAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 2
- KüchenmesserAnz. 2
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- Besen und KehrblechAnz. 2
- SchwämmeAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige den Raum und die auftretenden Dichter zuerst; verschicke die Einladungen erst, wenn Termin, Beginn und das vorläufige Programm feststehen. So musst du später weniger Zusagen und Programmangaben korrigieren.
- Bearbeite Anmeldungen laufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens 3 Tage vor dem Abend. Plane Getränke und Snacks danach, statt erst beim Einkauf zu schätzen.
- Teile Programm und Route spätestens 24 Stunden vorher. Bereite Namensschilder und den Anmeldetisch am Vortag vor, damit der Einlass nicht durch Schreibarbeit ins Stocken gerät.
- Öffne die Location mindestens 2 Stunden vor Beginn. Stelle zuerst Tische und Stühle auf, richte die Leseecke ein und prüfe danach Lautsprecher, Mischpult, Mikrofon, Kabel und Ersatzbatterien.
- Teste das Mikrofon mit einer Stimme in der tatsächlichen Sitzordnung und stelle Kaffee, Tee, Wasser und Snacks vor dem Einlass bereit. Empfange die Dichter separat, bevor du die Besucher begrüßt und das Programm vorstellst.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Poetry-Abend organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit der Raumbuchung und der Anfrage bei den Dichtern. Verschicke die Einladungen, sobald Termin, Ort und ein belastbares Programm feststehen.
- Wie viele Stunden vorher muss man einen Poetry-Abend aufbauen?
- Plane mindestens 2 Stunden für Raum, Sitzplätze, Leseecke, Dekoration und Getränke ein. Für einen ersten Technikaufbau oder eine unbekannte Location sind 3 Stunden sicherer.
- Wann sollte man das Programm für einen Poetry-Abend festlegen?
- Finalisiere das Programm spätestens 7 Tage vor dem Termin und bestätige die Reihenfolge mit allen auftretenden Dichtern. Änderungen am Veranstaltungstag solltest du nur noch bei Ausfällen vornehmen.
- Wie testet man die Technik für einen Poetry-Abend richtig?
- Teste Mikrofon, Mikrofonständer, aktiven Lautsprecher und Mischpult mindestens 60 Minuten vor Beginn. Prüfe außerdem jedes Verlängerungskabel und lege Ersatzbatterien bereit, damit ein Ausfall nicht den ersten Auftritt unterbricht.
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