Zo organiseer je een platenmarkt

Begin met de datum, locatie en voorwaarden voor standhouders. Daarna open je de inschrijving en werk je stap voor stap toe naar een definitieve standindeling, bezoekerscommunicatie en een getest betaal- en stroomplan. Bij een platenmarkt gaat het vaak mis doordat tafels, verlenghaspels en pinapparaten pas op het laatste moment worden geregeld. Plan ook ruimte voor laden en lossen, duidelijke looproutes en een rustige plek voor de draaitafel.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Leveranciersvoorwaarden vastleggen
3
Inschrijfformulier openen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Promotie op sociale media plaatsen
6
Posters verspreiden
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Standhouders bevestigen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Catering bestellen
11
Reserveringen maken
12
Standindeling maken
2 personen
13
Plattegrond uitwerken
14
Stroompunten controleren
2 personen
15
Standhouders informeren
16
Vrijwilligers inplannen
17
Bezoekersinformatie versturen
18
Prijslijsten voorbereiden
2 personen
19
Route- en veiligheidsborden maken
2 personen
20
Kassa- en betaalprocedure testen
2 personen
21
Voorraad controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Materialen verzamelen
3 personen
24
Tafelnummers printen
25
Polsbandjes en badges sorteren
2 personen

Event

26
Koelboxen vullen
2 personen
27
Tenten opbouwen
4 personen
28
Tafels opstellen
4 personen
29
Stoelen plaatsen
3 personen
30
Tafelkleden leggen
2 personen
31
Standhouders ontvangen
3 personen
32
Standplaatsen aanwijzen
2 personen
33
Stroom aansluiten
2 personen
34
Muziek aansluiten
2 personen
35
Koffie en thee zetten
2 personen
36
Hapjes klaarzetten
2 personen
37
Kassa inrichten
2 personen
38
Entree- en infopunt inrichten
2 personen
39
Prijslabels uitdelen
2 personen
40
Routeborden plaatsen
2 personen
41
Openingscontrole uitvoeren
2 personen
42
Bezoekers ontvangen
3 personen
43
Informatie verstrekken
2 personen
44
Koffie en thee serveren
2 personen
45
Hapjes serveren
2 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Servies verzamelen
2 personen
48
Afvalbakken legen
2 personen
49
Standhouders ondersteunen
2 personen
50
Kassa afsluiten
2 personen
51
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
52
Standhouders uitchecken
2 personen

Nazorg

53
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
54
Tenten afbreken
4 personen
55
Materialen sorteren
3 personen
56
Servies afwassen
3 personen
57
Locatie schoonmaken
4 personen
58
Afval afvoeren
2 personen
59
Decoratie verwijderen
2 personen
60
Stroomkabels oprollen
2 personen
61
Geleende materialen retourneren
2 personen
62
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
63
Verloren voorwerpen registreren
64
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 24
Stoelenaantal 40
Tafelkledenaantal 24
Krukkenaantal 8
Marktkramenaantal 4
Kunststof opbergkrattenaantal 30

Servies

Herbruikbare bekersaantal 200
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Waterkannenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Compacte speakersaantal 2
Draaitafel
Pinapparatenaantal 2
Geldkistjesaantal 2
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 12

Decoratie

Marktbanneraantal 2
Tafelnummersaantal 24
Prijskaartstandaardsaantal 60
Prijskaartjesaantal 200
Pijlbordenaantal 12
Informatiebordenaantal 4
Kleefbandaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg uiterlijk vier tot zes weken vooraf vast hoeveel standhouders je kunt plaatsen en welke maten de tafels of marktkramen hebben. Gebruik die informatie voor de plattegrond, zodat je later geen passen-en-metenprobleem krijgt.
Sluit de inschrijving niet zonder een vaste deadline. Bevestig standhouders zodra hun plek vaststaat en vraag meteen naar stroombehoefte, dieetwensen en het moment waarop zij kunnen opbouwen.
Test de kassa- en betaalprocedure minimaal één week vooraf met elk pinapparaat en zorg voor een alternatief met geldkistjes. Noteer ook wie tijdens de markt verantwoordelijk is voor betalingen en voorraad.
Controleer de stroompunten op locatie vóór je de plattegrond definitief maakt. Houd verlenghaspels, stekkerdozen en kabelmatten apart per zone; losse kabels in een looproute veroorzaken opbouwstress en onveilige situaties.
Stuur bezoekersinformatie uiterlijk drie dagen vooraf met de route, openingstijd, parkeermogelijkheden en betaalinformatie. Zet op de dag zelf pijlborden, standnummers en informatieborden klaar voordat de eerste bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een platenmarkt organiseren?: Begin idealiter acht tot twaalf weken vooraf. Reserveer eerst datum en locatie, open daarna de inschrijving en plan de definitieve standindeling ongeveer twee weken voor de markt.
Hoeveel tafels heb je nodig voor een platenmarkt?: Dat hangt af van het aantal standhouders en de afgesproken standgrootte. Tel per stand de benodigde klaptafels of marktkramen op en voeg minstens 10 procent reserve toe voor uitval of extra materiaal.
Wanneer moet je standhouders bevestigen?: Bevestig een standhouder binnen drie werkdagen nadat de inschrijving is gecontroleerd. Stuur uiterlijk twee weken vooraf de standindeling, opbouwtijd, bezoekersinformatie en aanwijzingen over stroom en betalingen.
Hoe regel je stroom en betalingen op een platenmarkt?: Maak uiterlijk één week vooraf een stroomplan en test alle pinapparaten, stekkerdozen en verlenghaspels. Wijs per betaalpunt één verantwoordelijke aan en houd geldkistjes en een reserveoplossing achter de hand.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.