Zo organiseer je een platenbeurs zonder gedoe

Een platenbeurs staat of valt met een goede indeling en duidelijke afspraken met verkopers. Begin met datum en locatie, bepaal hoeveel verkooptafels passen en leg vast wat verkopers meenemen en betalen. Daarna volgen inschrijvingen, promotie, catering en de praktische voorbereiding van kassa, stroom en geluid. Plan de laatste controles uiterlijk een week vooraf, zodat je op de beursdag niet meer hoeft te improviseren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Beursplattegrond maken
2 personen
3
Verkooptafels indelen
2 personen
4
Verkopersvoorwaarden opstellen
5
Verkopers benaderen
2 personen
6
Inschrijfformulier openen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Online promotie plaatsen
2 personen
9
Posters verspreiden
3 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Verkopers bevestigen
2 personen
13
Reserveringen maken
14
Catering bestellen
15
Betaalwijze bepalen
2 personen
16
Kassa-instructies maken
17
Programma publiceren
18
Vrijwilligers indelen
2 personen
19
Draaiboek printen
20
Naambadges voorbereiden
21
Stroompunten controleren
2 personen
22
Promotiemateriaal klaarzetten
2 personen
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Locatie openen
2 personen
26
Leveringen aannemen
2 personen
27
Tafels opstellen
6 personen
28
Stoelen plaatsen
4 personen
29
Verkopersvakken markeren
3 personen
30
Ingang en uitgang markeren
2 personen
31
Bewegwijzering ophangen
2 personen
32
Versiering ophangen
3 personen
33
Verlichting aansluiten
2 personen
34
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
35
Achtergrondmuziek testen
36
Koffiepunt inrichten
2 personen
37
Barvoorraad klaarzetten
2 personen
38
Kassa inrichten
2 personen
39
Contant geld tellen
2 personen

Event

40
Verkopers ontvangen
4 personen
41
Verkopers naar tafels wijzen
3 personen
42
Bezoekers ontvangen
3 personen
43
Entree innen
2 personen
44
Polsbandjes uitdelen
2 personen
45
Bezoekers informeren
2 personen
46
Platen luisteren begeleiden
2 personen
47
Koffie en thee serveren
2 personen
48
Snacks serveren
2 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Afvalbakken legen
2 personen
51
Toiletten controleren
2 personen
52
Contant geld veiligstellen
2 personen
53
Laatste bezoekers informeren
2 personen
54
Verkopers uitchecken
3 personen
55
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

56
Geluidsinstallatie uitschakelen
57
Decoratie verwijderen
3 personen
58
Tafels en stoelen afbreken
6 personen
59
Afval verzamelen
4 personen
60
Servies afwassen
3 personen
61
Bar en koffiepunt schoonmaken
3 personen
62
Vloer schoonmaken
3 personen
63
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
64
Locatie afsluiten
2 personen
65
Huurmaterialen retourneren
2 personen
66
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
67
Posters verwijderen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Verkooptafelsaantal 40
Stoelenaantal 60
Klaptafel voor entree
Klaptafel voor baraantal 2
Barkrukkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2
Afzetpalenaantal 8
Opbergboxenaantal 12

Apparatuur

Kassa
Betaalterminalaantal 2
Geluidsinstallatie
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Draaitafelsaantal 2
Platenspelersaantal 2
Koptelefoonsaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadstationsaantal 2
Labelprinter
Handmicrofoon
Portofoonsaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Mokkenaantal 40
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerbladenaantal 6
Schenkkanaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Suikerpottenaantal 3

Keuken

Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelelementenaantal 24
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Tangenaantal 6

Decoratie

Platenbeursbannersaantal 3
Postersaantal 30
Pijlbordenaantal 12
Tafelkledenaantal 40
Naambadgesaantal 80
Badgehoudersaantal 80
Ballonnenaantal 100
Wasknijpersaantal 100

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 10
Bureaulampenaantal 6
Nachtlampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakkarrenaantal 2
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de beursplattegrond voordat je verkopers bevestigt. Houd naast de verkooptafels ruimte vrij voor entree, looproutes, bar, opslag en eventuele draaitafels of platenspelers.
Open het inschrijfformulier pas nadat de verkopersvoorwaarden klaar zijn. Vermeld daarin onder meer tafelafmetingen, opbouwtijd, betaalafspraken en de uiterste inschrijfdatum.
Begin minstens vier weken vooraf met promotie en gebruik meerdere kanalen: online berichten, uitnodigingen en posters. Zet het programma en de praktische bezoekersinformatie uiterlijk een week voor de beurs online.
Controleer stroompunten ruim vóór de opbouw. Tel het aantal verlengkabels en stekkerdozen, en wijs per geluidsinstallatie, betaalterminal en oplaadstation een veilig stroompunt toe.
Maak voor de beursdag één kort draaiboek met tijden, telefoonnummers en taakverdeling. Print het draaiboek en bereid naambadges, kassa-instructies en promotiemateriaal de dag ervoor voor.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een platenbeurs organiseren?: Begin ongeveer acht tot twaalf weken vooraf met datum, locatie en verkopersvoorwaarden. Benader verkopers uiterlijk zes weken voor de beurs en rond bevestigingen, catering en promotie in de laatste vier weken af.
Hoeveel verkooptafels heb je nodig voor een platenbeurs?: Dat hangt af van het aantal verkopers en de beschikbare ruimte. Reken per verkoper met de afgesproken tafelmaat en reserveer daarnaast minimaal 20 procent van de vloeroppervlakte voor looproutes, entree en opslag.
Wanneer moet je verkopers voor een platenbeurs bevestigen?: Bevestig verkopers zodra hun inschrijving compleet is, bij voorkeur uiterlijk vier weken voor de beurs. Stuur daarna nog één praktische mail met opbouwtijd, tafelindeling, betaalwijze en contactgegevens.
Hoe regel je stroom en geluid op een platenbeurs?: Controleer de stroompunten minstens één week vooraf en test geluidsinstallatie, speakers, mengpaneel en platenspelers vóór opening. Leg kabels langs de randen en gebruik afzetpalen waar bezoekers kunnen struikelen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.