Zo organiseer je een plantenruilbeurs

Begin met een duidelijke datum, locatie en eenvoudige ruilregels. Laat deelnemers vooraf aangeven hoeveel planten ze meebrengen en welke informatie je nodig hebt, zodat je de tafels en ruilzones kunt indelen. Regel daarna vrijwilligers voor ontvangst, uitleg en het begeleiden van de ruil. Op de dag zelf draait alles om een logische route: registreren, planten labelen, neerzetten en ruilen. Reserveer voldoende tijd voor de opbouw, vooral als je partytenten, tafels en plantenbakken gebruikt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en tijden bevestigen
2
Locatie reserveren
3
Deelnemersformulier maken
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemerslijst bijwerken
8
Ruilregels publiceren
9
Vrijwilligers indelen
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Materialen controleren
2 personen
12
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
13
Ruilformulieren printen
14
Routebordjes maken
15
Plantenbakken klaarzetten
2 personen
16
Tafels opstellen
3 personen
17
Stoelen plaatsen
2 personen
18
Partytenten opbouwen
4 personen
19
Ruilzones markeren
2 personen
20
Registratietafel inrichten
2 personen
21
Plantenlabels klaarleggen
2 personen
22
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
23
Dranken koud zetten
2 personen
24
Versiering ophangen
2 personen
25
Infotafel inrichten
2 personen
26
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

27
Deelnemers ontvangen
3 personen
28
Planten registreren
2 personen
29
Planten sorteren
3 personen
30
Ruilen begeleiden
3 personen
31
Koffie en thee serveren
2 personen
32
Dranken bijvullen
33
Werktafels netjes houden
2 personen
34
Laatste ruilronde begeleiden
2 personen
35
Overgebleven planten verdelen
2 personen

Nazorg

36
Planten en materialen inpakken
3 personen
37
Afval verzamelen
2 personen
38
Servies afwassen
2 personen
39
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
40
Partytenten afbreken
4 personen
41
Locatie schoonmaken
3 personen
42
Materialen retourneren
2 personen
43
Restanten opruimen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Krukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Krattenaantal 20
Plantenbakkenaantal 30
Transportkarrenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Schenkkanaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Serveerlepelsaantal 4
Gieteraantal 4
Plantenschepjesaantal 6
Werkhandschoenenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 3
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Weegschalenaantal 2
Handmicrofoon

Decoratie

Informatiebordenaantal 6
Tafelbordjesaantal 10
Vlaggenlijnenaantal 4
Naamkaarthoudersaantal 40
Pijlbordjesaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Publiceer de ruilregels uiterlijk 2 weken vooraf. Leg vast hoeveel planten iemand mag meebrengen, of stekken en zaden meetellen en hoe je omgaat met planten zonder label.
Vraag bij de aanmelding hoeveel planten deelnemers ongeveer meenemen en welke naam of verzorgingsinformatie erbij hoort. Gebruik die gegevens om meerdere ruilzones en genoeg plantenbakken te plannen.
Plan minimaal 90 minuten voor de opbouw. Zet eerst partytenten en tafels neer, markeer daarna de ruilzones en richt pas als laatste de registratie- en infotafel in.
Wijs minstens 1 vrijwilliger aan voor de registratie en 1 per ruilzone. Zo blijft de ontvangst overzichtelijk terwijl deelnemers uitleg krijgen en plantenlabels of ruilformulieren kunnen ophalen.
Controleer materialen 3 tot 5 dagen vooraf, niet pas op de ochtend zelf. Test verlengkabels en stekkerdozen, tel bekers en tafels en leg naamkaartjes, pijlbordjes en labels apart klaar.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een plantenruilbeurs te organiseren?: Reken op 3 tot 4 weken voorbereiding. Gebruik de eerste week voor datum, locatie en ruilregels, verstuur daarna de uitnodigingen en sluit de deelnemerslijst ongeveer 5 dagen voor de beurs.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een plantenruilbeurs?: Voor een kleine beurs tot ongeveer 30 deelnemers zijn 3 vrijwilligers praktisch: één bij registratie en twee voor de ruilzones. Bij elke extra 20 deelnemers is 1 extra begeleider verstandig.
Hoeveel tafels heb je nodig voor een plantenruilbeurs?: Reken op 1 klaptafel per 8 tot 10 deelnemers die planten meebrengen, plus 2 extra tafels voor registratie en informatie. Bij 30 deelnemers kom je daarmee uit op ongeveer 5 tafels.
Wanneer moet je plantenlabels en ruilformulieren voorbereiden?: Maak de labels en formulieren 3 tot 5 dagen vooraf, zodra de deelnemerslijst grotendeels vaststaat. Print ongeveer 10 procent extra exemplaren voor last-minute aanmeldingen of beschadigde formulieren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.