Cómo organizar un intercambio de plantas sin improvisar
Un intercambio de plantas funciona mejor cuando las normas y el recorrido están claros antes de abrir las puertas. Empieza cerrando la fecha, el horario y el lugar; después recoge las inscripciones y las preferencias alimentarias. Con la lista de participantes, puedes preparar las zonas de intercambio, asignar voluntarios y calcular mesas, sillas, carpas y bebidas. El montaje final debe dejar una mesa de registro visible, etiquetas listas y una ruta fácil de seguir.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar la fecha y los horarios
- 2
Reservar el lugar
- 3
Crear el formulario de participantes
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Actualizar la lista de participantes
- 8
Publicar las reglas de intercambio
- 9
Asignar voluntarios
- 10
Hacer la compra
2 personas
- 11
Comprobar los materiales
2 personas
- 12
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 13
Imprimir formularios de intercambio
- 14
Hacer carteles de ruta
- 15
Preparar jardineras
2 personas
- 16
Montar mesas
3 personas
- 17
Colocar las sillas
2 personas
- 18
Montar las carpas
4 personas
- 19
Marcar las zonas de intercambio
2 personas
- 20
Montar la mesa de registro
2 personas
- 21
Preparar las etiquetas de plantas
2 personas
- 22
Preparar café y té
2 personas
- 23
Enfriar las bebidas
2 personas
- 24
Colgar la decoración
2 personas
- 25
Montar la mesa de información
2 personas
- 26
Instruir a los voluntarios
2 personas
Evento
- 27
Recepción de participantes
3 personas
- 28
Registrar las plantas
2 personas
- 29
Clasificar las plantas
3 personas
- 30
Guiar los intercambios
3 personas
- 31
Servir café y té
2 personas
- 32
Rellenar las bebidas
- 33
Mantener limpias las mesas de trabajo
2 personas
- 34
Guiar la ronda final de intercambio
2 personas
- 35
Distribuir las plantas sobrantes
2 personas
Seguimiento
- 36
Empaquetar plantas y materiales
3 personas
- 37
Recoger la basura
2 personas
- 38
Lavar la vajilla
2 personas
- 39
Recoger mesas y sillas
3 personas
- 40
Desmontar las carpas
4 personas
- 41
Limpiar el lugar
3 personas
- 42
Devolver los materiales
2 personas
- 43
Recoger los restos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 8
- Sillascant. 40
- Taburetescant. 6
- Mantelescant. 8
- Cajonescant. 20
- Jardinerascant. 30
- Carros de transportecant. 2
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 60
- Tazas de cafécant. 40
- Platoscant. 50
- Cubiertoscant. 50
- Jarracant. 4
- Termoscant. 4
Cocina
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Cucharones de servircant. 4
- Regaderacant. 4
- Palitas de jardíncant. 6
- Guantes de trabajocant. 8
Equipo
- Neveras portátilescant. 3
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Básculascant. 2
- Micrófono de mano
Decoración
- Paneles informativoscant. 6
- Carteles de mesacant. 10
- Guirnaldascant. 4
- Portatarjetas de nombrecant. 40
- Carteles de flechascant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cuboscant. 3
- Paños de limpiezacant. 12
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregonascant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Publica las reglas de intercambio al menos 7 días antes. Indica cuántas plantas puede llevar cada persona, si se aceptan esquejes y cómo se identificará cada ejemplar.
- Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes del evento. Ese margen permite actualizar la lista, preparar las tarjetas de nombre y comprar café, té y bebidas sin calcular a ciegas.
- Separa el espacio en zonas claramente señalizadas: registro, información y puestos de intercambio. Coloca los carteles de flechas antes de montar las mesas para que el recorrido no termine bloqueado.
- Asigna los voluntarios como mínimo 48 horas antes. Necesitas cubrir el registro, las dudas sobre las reglas, el movimiento de cajas y la reposición de bebidas durante el intercambio.
- Prepara las etiquetas de plantas, los formularios y las jardineras el día anterior. Comprueba también las carpas, los alargadores, las regletas y las neveras portátiles antes de empezar el montaje.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que abrir las inscripciones para un intercambio de plantas?
- Abre el formulario entre 2 y 3 semanas antes del evento. Ciérralo entre 3 y 5 días antes para tener una cifra fiable de participantes y preparar el espacio.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un intercambio de plantas?
- Calcula 1 voluntario por cada 15 a 20 participantes, con un mínimo de 3 personas. Una persona puede gestionar el registro, otra las reglas y otra el montaje o la reposición.
- ¿Cuándo se prepara el material del intercambio de plantas?
- Prepara etiquetas, tarjetas, formularios y carteles el día anterior. Reserva entre 2 y 3 horas el mismo día para montar mesas, sillas, carpas y zonas de intercambio.
- ¿Cuánta bebida necesito para un intercambio de plantas?
- Calcula 2 bebidas por persona durante la primera hora y añade un 10 % de margen. Enfría las bebidas y prepara el café y el té entre 30 y 45 minutos antes de recibir a los participantes.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!