Zo organiseer je een planetariumshow

Een planetariumshow organiseren begint niet bij de koepel, maar bij de capaciteit van de zaal en een haalbaar showschema. Leg eerst datum, zaal en tijdsblokken vast en open daarna de aanmeldingen. Plan vervolgens een apart technisch testmoment: controleer de projector, showsoftware, bekabeling, geluidsinstellingen en verduistering voordat bezoekers komen. Op de dag zelf draait alles om een rustige ontvangst, duidelijke doorstroming en een veilige opbouw. Reserveer tijd voor de opbouw én voor een volledige proefshow.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en zaal vastleggen
2
Showschema samenstellen
2 personen
3
Aanmeldformulier openen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Promotiemateriaal verspreiden
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Bezoekerslijsten maken
9
Techniek testen
2 personen
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Materialen controleren
2 personen
12
Zaal indelen
3 personen
13
Planetarium opbouwen
3 personen
14
Projector en laptop aansluiten
2 personen
15
Licht en verduistering instellen
2 personen
16
Geluidsniveau instellen
2 personen
17
Stoelen en zitkussens plaatsen
3 personen
18
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
19
Catering voorbereiden
2 personen
20
Veiligheidsroute controleren
2 personen
21
Vrijwilligers instrueren

Event

22
Deuren openen
2 personen
23
Bezoekers registreren
2 personen
24
Bezoekers naar de zaal begeleiden
2 personen
25
Planetariumshows presenteren
2 personen
26
Vragen van bezoekers beantwoorden
2 personen
27
Dranken en snacks serveren
2 personen
28
Dranken bijvullen
29
Zaal tussendoor controleren
30
Gevonden voorwerpen registreren
31
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

32
Apparatuur uitschakelen
2 personen
33
Planetarium afbreken
3 personen
34
Stoelen en tafels opruimen
3 personen
35
Servies afwassen
2 personen
36
Afval verzamelen
2 personen
37
Zaal schoonmaken
3 personen
38
Materialen controleren en opbergen
2 personen
39
Geleende materialen retourneren
2 personen
40
Bezoekerslijst administreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Apparatuur

Draagbare planetariumkoepel
Planetariumprojector
Laptop met showsoftware
Reserve-laptop
HDMI-kabelsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Kabelmattenaantal 6
Draagbare luidsprekersaantal 2
Microfoon
Microfoonstandaard
Zaklampenaantal 4

Verlichting

LED-noodverlichtingaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 4

Meubilair

Stoelenaantal 90
Zitkussensaantal 30
Tafelsaantal 6
Tafelkleedaantal 6
Kapstokkenaantal 2
Afzetpalenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Herbruikbare bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekopjesaantal 30
Serveerbladenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Tangenaantal 4

Decoratie

Sterrenpostersaantal 12
Planetenpostersaantal 8
Sterrenlichtslingersaantal 4
Naamkaartjesaantal 100
Tafelnummersaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Reinigingssprayaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiegelaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per show een vast tijdsblok en houd daarnaast minimaal 30 minuten vrij voor binnenkomst, wisselen van bezoekers en eventuele uitloop. Zo loopt een volle zaal niet direct door in het volgende programma.
Test de planetariumprojector, laptop met showsoftware, HDMI-kabels, verlengkabels en stekkerdozen op locatie. Doe dat minstens één dag vooraf en neem een reserve-laptop mee; een ontbrekende adapter of kabel ontdek je anders pas bij de opbouw.
Maak de zaal eerst donker genoeg voor de projectie en controleer daarna de veiligheidsroute. Kabels moeten onder kabelmatten liggen, noodverlichting moet zichtbaar blijven en zaklampen horen bij de ontvangst klaar te liggen.
Zet bezoekerslijsten per show klaar en laat één persoon de registratie doen terwijl een tweede persoon groepen naar de zaal begeleidt. Verzamel dieetwensen vóór je catering bestelt, zodat koffie, water en hapjes niet op het laatste moment moeten worden aangepast.
Instrueer vrijwilligers vóór het openen van de deuren over de volgorde: registreren, wachten, begeleiden en plaatsnemen. Controleer ook stoelen en zitkussens op de beschikbare capaciteit; een koepel kan technisch klaar zijn terwijl de publieksopstelling nog niet klopt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een planetariumshow op te bouwen?: Reken voor een mobiele planetariumshow op minimaal 2 uur opbouwtijd, inclusief koepel, projector, laptop, geluid, stoelen en verduistering. Plan daarna nog 30 tot 60 minuten voor een volledige testshow.
Hoeveel tijd moet er tussen twee planetariumshows zitten?: Houd minimaal 30 minuten tussen twee shows aan voor het verlaten van de zaal, het begeleiden van de volgende groep en het controleren van de techniek. Bij grote bezoekersgroepen is 45 minuten praktischer.
Wanneer moet ik bezoekers laten aanmelden voor een planetariumshow?: Open het aanmeldformulier zodra datum, zaal en showschema vaststaan, bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Sluit de inschrijving uiterlijk 2 dagen voor de show, zodat je bezoekerslijsten en dieetwensen nog kunt verwerken.
Wanneer test je de projector en showsoftware?: Test alle apparatuur minstens 1 dag vooraf op de uiteindelijke locatie. Start op de dag zelf nog een korte controle van beeld, geluid, verduistering en kabels voordat de deuren opengaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.