Cómo organizar un espectáculo de planetario paso a paso
Organizar un espectáculo de planetario requiere coordinar la sala, las inscripciones y una instalación técnica que debe funcionar a oscuras. Empieza fijando la fecha y el espacio, define el programa y calcula cuántas sesiones necesitas según el aforo. Después abre las inscripciones, recoge las preferencias dietéticas y prepara las listas de asistentes. La prueba completa del proyector, el portátil, el sonido y la iluminación debe hacerse antes del día del evento, no cuando ya hayan llegado los visitantes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el salón
- 2
Preparar el programa del espectáculo
2 personas
- 3
Abrir el formulario de inscripción
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Distribuir material promocional
2 personas
- 6
Gestionar inscripciones
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Crear listas de asistentes
- 9
Probar la técnica
2 personas
- 10
Hacer la compra
2 personas
- 11
Comprobar los materiales
2 personas
- 12
Distribuir la sala
3 personas
- 13
Montar el planetario
3 personas
- 14
Conectar el proyector y el portátil
2 personas
- 15
Ajustar la iluminación y el oscurecimiento
2 personas
- 16
Ajustar el nivel de sonido
2 personas
- 17
Colocar sillas y cojines de asiento
3 personas
- 18
Montar el mostrador de recepción
2 personas
- 19
Preparar el catering
2 personas
- 20
Comprobar la ruta de seguridad
2 personas
- 21
Instruir a los voluntarios
Evento
- 22
Abrir las puertas
2 personas
- 23
Registrar a los visitantes
2 personas
- 24
Guiar a los visitantes a la sala
2 personas
- 25
Presentar los shows del planetario
2 personas
- 26
Responder preguntas de los visitantes
2 personas
- 27
Servir bebidas y aperitivos
2 personas
- 28
Rellenar las bebidas
- 29
Comprobar la sala durante los descansos
- 30
Registrar objetos perdidos
- 31
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
- 32
Apagar el equipo
2 personas
- 33
Desmontar el planetario
3 personas
- 34
Retirar sillas y mesas
3 personas
- 35
Lavar la vajilla
2 personas
- 36
Recoger la basura
2 personas
- 37
Limpiar la sala
3 personas
- 38
Comprobar y guardar los materiales
2 personas
- 39
Devolver el material prestado
2 personas
- 40
Gestionar la lista de visitantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Equipo
- Cúpula portátil de planetario
- Proyector de planetario
- Portátil con software de show
- Portátil de reserva
- Cables HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Alfombrillas para cablescant. 6
- Altavoces portátilescant. 2
- Micrófono
- Soporte de micrófono
- Linternascant. 4
Iluminación
- Iluminación de emergencia LEDcant. 2
- Iluminación ambientalcant. 4
Mobiliario
- Sillascant. 90
- Cojines para asientoscant. 30
- Mesascant. 6
- Mantelcant. 6
- Percheroscant. 2
- Postes separadorescant. 6
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 120
- Platos reutilizablescant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Tazas de cafécant. 30
- Bandejas de serviciocant. 4
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Hervidor de aguacant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Pinzascant. 4
Decoración
- Pósteres de estrellascant. 12
- Pósteres de planetascant. 8
- Guirnaldas de luces estrelladascant. 4
- Tarjetas de nombrecant. 100
- Números de mesacant. 10
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Paños de microfibracant. 12
- Spray de limpiezacant. 3
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
- Gel desinfectantecant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Haz una prueba técnica completa al menos 24 horas antes: conecta el proyector al portátil, comprueba el portátil de reserva, revisa los cables y ajusta el sonido con la sala llena o simulada.
- Planifica la recepción antes de montar la cúpula. Deja preparada una mesa para registrar visitantes, separa la zona de entrada y coloca las listas por sesión para evitar colas durante los primeros 15 minutos.
- Comprueba el oscurecimiento y la ruta de seguridad con las luces apagadas. Las linternas y la iluminación de emergencia LED deben estar localizables, mientras que los cables han de quedar cubiertos para evitar tropiezos.
- Calcula las sillas y los cojines según el número confirmado de asistentes, pero reserva algunos asientos para acompañantes o incidencias. Distribuye la sala dejando un recorrido claro hasta la salida.
- Prepara el catering después de cerrar las inscripciones, cuando ya conozcas las preferencias dietéticas. Coloca vasos, platos y cubiertos reutilizables, y deja la cafetera, el hervidor y los termos fuera del área de proyección para evitar derrames.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo de planetario?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar la sala, preparar el programa y abrir las inscripciones. Haz la prueba técnica completa como mínimo 24 horas antes del espectáculo.
- ¿Cuándo conviene abrir las inscripciones?
- Abre el formulario al menos 2 semanas antes y fija una fecha de cierre entre 3 y 5 días antes del evento. Así puedes crear las listas de asistentes y comprar el catering según las cifras reales.
- ¿Qué se debe probar antes de un espectáculo de planetario?
- Comprueba el proyector, el portátil con el software, el portátil de reserva, los cables, los altavoces y el micrófono. Haz una prueba de 30 a 45 minutos con la sala oscurecida para detectar problemas de imagen, sonido o iluminación.
- ¿Cuánto tiempo antes deben llegar los voluntarios?
- Convócalos entre 60 y 90 minutos antes de abrir las puertas. En ese tiempo pueden repasar sus funciones, preparar la recepción, guiar a los visitantes y revisar la ruta de seguridad.
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