Zo organiseer je een Pinksterviering

Begin met de datum, het programma en de ruimtes: een kerkzaal voor de viering en een gemeentezaal voor het gezamenlijke deel. Bevestig daarna de voorganger, muzikanten en sprekers, zodat liturgie, liederen en voorbeden op tijd vaststaan. Regel parallel het kinderprogramma en de vrijwilligers. Open vervolgens de aanmeldingen en gebruik die gegevens voor catering, kinderopvang, dieetwensen en naamkaartjes. De laatste week draait vooral om testen, afdrukken, boodschappen en koelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
3 personen
2
Kerkzaal reserveren
3
Gemeentezaal reserveren
4
Voorganger bevestigen
5
Muzikanten bevestigen
2 personen
6
Kinderprogramma samenstellen
2 personen
7
Liturgie en liederen kiezen
3 personen
8
Sprekers voorbeden vragen
9
Vrijwilligers werven
2 personen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Aanmeldingen openen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Kinderinschrijvingen verwerken
15
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
16
Boodschappenlijst controleren
2 personen
17
Tafeldekking bepalen
2 personen
18
Techniek testen
2 personen
19
Noodcontacten verzamelen
20
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
21
Liturgieën afdrukken
2 personen
22
Liedteksten afdrukken
2 personen
23
Kinderwerkbladen afdrukken
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Groenten wassen
2 personen
27
Desserts voorbereiden
3 personen
28
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
29
Locatiesleutels ophalen
30
Zaal openen
2 personen
31
Kerkzaal schoonmaken
3 personen
32
Gemeentezaal schoonmaken
3 personen
33
Tafels opstellen
4 personen
34
Stoelen opstellen
4 personen
35
Tafels dekken
4 personen
36
Podiumtafel klaarzetten
2 personen
37
Bloemstukken plaatsen
2 personen
38
Versiering ophangen
3 personen
39
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
40
Microfoons testen
2 personen
41
Muziekinstrumenten opstellen
3 personen
42
Kinderhoek inrichten
3 personen
43
Registratietafel inrichten
2 personen

Event

44
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
45
Bezoekers verwelkomen
3 personen
46
Programma uitdelen
2 personen
47
Kinderen registreren
2 personen
48
Pinksterviering begeleiden
5 personen
49
Muziek verzorgen
4 personen
50
Kinderprogramma begeleiden
4 personen
51
Koffie en thee serveren
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Buffet gereedmaken
4 personen
54
Dieetmaaltijden markeren
2 personen
55
Maaltijd serveren
5 personen
56
Tafels afruimen
4 personen
57
Dessert serveren
3 personen
58
Samenzang begeleiden
4 personen
59
Getuigenissen begeleiden
2 personen
60
Avondprogramma afsluiten
3 personen
61
Afscheid nemen van bezoekers
3 personen

Nazorg

62
Servies afwassen
4 personen
63
Keuken schoonmaken
3 personen
64
Afval verzamelen
3 personen
65
Tafels afbreken
4 personen
66
Stoelen terugplaatsen
4 personen
67
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
68
Versiering verwijderen
3 personen
69
Zalen stofzuigen
3 personen
70
Toiletten schoonmaken
2 personen
71
Gevonden voorwerpen verzamelen
72
Locatie afsluiten
2 personen
73
Materialen retourneren
2 personen
74
Overgebleven eten verdelen
2 personen
75
Onkosten verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 100
Buffettafelsaantal 3
Kleedkamertafelsaantal 2
Kinderstoelenaantal 8
Krukkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Kommenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 80
Messenaantal 110
Vorkenaantal 110
Lepelsaantal 110
Theelepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 15
Serveerschalenaantal 15
Serveerschalen dessertaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
IJsblokjesbakkenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Serveertangenaantal 8
Inductieplatenaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Laptop
Presentatiescherm
Beamer
Muziekstandaardsaantal 6

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Tafellampenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Servettenhoudersaantal 10
Bloemstukkenaantal 8
Pinksterbannersaantal 4
Papieren slingersaantal 8
Naamkaartjesaantal 100
Menukaartenaantal 100
Kaarsenaantal 24
Kaarsenhoudersaantal 12

Kinderactiviteiten

Kleurpotlodenaantal 12
Viltstiftenaantal 12
Tekenpapieraantal 150
Kinderschortenaantal 12
Kinderbijbelsaantal 15
Knutselmattenaantal 6

Registratie

Inschrijfformulierenaantal 120
Pennenaantal 30
Clipboardsaantal 6
Kassadoos
Polsbandjes kinderenaantal 100

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 3
Stofzuigeraantal 2
Toiletborstelsaantal 4
Microvezeldoekenaantal 24

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Leg kerkzaal en gemeentezaal eerst vast en maak het programma daarna concreet per onderdeel. Zo voorkom je dat de overgang tussen viering, kinderprogramma en samenzijn later niet in de beschikbare tijd past.
Bevestig voorganger, muzikanten en sprekers ruim vóór het drukwerk. Plan de definitieve liturgie en liedteksten uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat wijzigingen niet op het laatste moment op tientallen afdrukken terechtkomen.
Gebruik aanmeldingen niet alleen voor het aantal volwassenen. Registreer ook kinderinschrijvingen en dieetwensen; sluit de telling voor cateringhoeveelheden en naamkaartjes 3 tot 5 dagen vóór de viering.
Test techniek minstens 1 week vooraf in de kerkzaal en controleer op de dag zelf microfoons, muziek en aansluitingen opnieuw. Verzamel bovendien noodcontacten op één plek voor vrijwilligers en locaties.
Plan boodschappen en koeling als afzonderlijke taken. Dranken moeten vóór de ontvangst koud staan; controleer ook vooraf of er genoeg tafels, stoelen, buffettafels, servies, koffiezetapparaten en thermoskannen beschikbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een Pinksterviering?: Start bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en zaalreserveringen. Bevestig voorganger, muzikanten en vrijwilligers uiterlijk 4 weken vooraf; plan drukwerk en cateringcontrole in de laatste 7 dagen.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een Pinksterviering versturen?: Stuur de uitnodigingen 4 tot 6 weken vooraf en open tegelijk de aanmeldingen. Zet een sluitingsdatum 3 tot 5 dagen vóór de viering, zodat je aantallen, dieetwensen, kinderinschrijvingen en naamkaartjes kunt afronden.
Wanneer druk je de liturgie en liedteksten af?: Druk liturgieën en liedteksten ongeveer 5 tot 7 dagen vooraf, nadat voorganger, muzikanten en sprekers hun onderdelen hebben bevestigd. Houd een kleine reserve aan voor extra bezoekers en wijzigingen op de laatste dag.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Pinksterviering?: Maak minimaal 4 rollen vrij: ontvangst, techniek, kinderprogramma en zaal of catering. Bij meerdere zalen of een aparte kinderactiviteit zijn 6 tot 8 vrijwilligers praktischer, zodat niemand tijdens de viering alleen verantwoordelijk blijft.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.