Organiser une célébration de la Pentecôte, étape par étape

Une célébration de la Pentecôte demande de coordonner le culte, le repas et l’accueil des familles. Commencez par fixer la date et le programme, puis réservez les deux espaces et confirmez le célébrant ainsi que les musiciens. Les inscriptions permettent ensuite d’ajuster le catering, les activités des enfants et le mobilier. Gardez les impressions, les tests techniques et le refroidissement des boissons pour la dernière ligne droite, avec une personne responsable de chaque poste.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
3 personnes
2
Réserver la salle de culte
3
Réserver la salle communale
4
Confirmer le célébrant
5
Confirmer les musiciens
2 personnes
6
Élaborer le programme pour enfants
2 personnes
7
Choisir la liturgie et les chants
3 personnes
8
Demander les prières d’intercession aux intervenants
9
Recruter des bénévoles
2 personnes
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Ouvrir les inscriptions
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Traiter les inscriptions des enfants
15
Calculer les quantités de catering
2 personnes
16
Vérifier la liste des courses
2 personnes
17
Déterminer le dressage de table
2 personnes
18
Tester la technique
2 personnes
19
Recueillir les contacts d'urgence
20
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
21
Imprimer les liturgies
2 personnes
22
Imprimer les paroles
2 personnes
23
Imprimer les fiches d’activités pour enfants
24
Faire les courses
3 personnes
25
Refroidir les boissons
2 personnes
26
Laver les légumes
2 personnes
27
Préparer les desserts
3 personnes
28
Préparer le pain et les garnitures
2 personnes
29
Récupérer les clés du lieu
30
Ouvrir la salle
2 personnes
31
Nettoyer la salle de l’église
3 personnes
32
Nettoyer la salle municipale
3 personnes
33
Installer les tables
4 personnes
34
Installer les chaises
4 personnes
35
Dresser les tables
4 personnes
36
Installer la table de scène
2 personnes
37
Placer les compositions florales
2 personnes
38
Suspendre la décoration
3 personnes
39
Installer le matériel sonore
3 personnes
40
Tester les microphones
2 personnes
41
Installer les instruments de musique
3 personnes
42
Aménager l’espace enfants
3 personnes
43
Installer la table d'inscription
2 personnes

Événement

44
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
45
Accueillir les visiteurs
3 personnes
46
Distribuer le programme
2 personnes
47
Enregistrer les enfants
2 personnes
48
Animer la célébration de la Pentecôte
5 personnes
49
Fournir la musique
4 personnes
50
Encadrer le programme pour enfants
4 personnes
51
Servir le café et le thé
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Préparer le buffet
4 personnes
54
Marquer les repas diététiques
2 personnes
55
Servir le repas
5 personnes
56
Dégager les tables
4 personnes
57
Servir le dessert
3 personnes
58
Accompagner le chant en commun
4 personnes
59
Encadrer les témoignages
2 personnes
60
Clôturer le programme de la soirée
3 personnes
61
Dire au revoir aux visiteurs
3 personnes

Suivi

62
Faire la vaisselle
4 personnes
63
Nettoyer la cuisine
3 personnes
64
Rassembler les déchets
3 personnes
65
Démonter les tables
4 personnes
66
Remettre les chaises en place
4 personnes
67
Démonter l’équipement sonore
3 personnes
68
Retirer la décoration
3 personnes
69
Passer l'aspirateur dans les salles
3 personnes
70
Nettoyer les toilettes
2 personnes
71
Rassembler les objets trouvés
72
Fermer le lieu
2 personnes
73
Retourner les matériels
2 personnes
74
Distribuer les restes
2 personnes
75
Rassembler les frais

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 100
Tables de buffetqté 3
Tables de logeqté 2
Chaises hautes pour enfantsqté 8
Tabouretsqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Bolsqté 100
Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 80
Couteauxqté 110
Fourchettesqté 110
Cuillèresqté 110
Cuillères à caféqté 100
Louchesqté 15
Plateaux de serviceqté 15
Plateaux de service pour dessertqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Bacs à glaçonsqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 4
Pinces de serviceqté 8
Plaques à inductionqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 6
Papier aluminiumqté 4

Équipement

Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable
Écran de présentation
Vidéoprojecteur
Pieds de microqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes de tableqté 6

Décoration

Nappesqté 10
Porte-serviettesqté 10
Compositions floralesqté 8
Bannières de Pentecôteqté 4
Guirlandes en papierqté 8
Badges nominatifsqté 100
Cartes de menuqté 100
Bougiesqté 24
Bougeoirsqté 12

Activités pour enfants

Crayons de couleurqté 12
Feutresqté 12
Papier à dessinqté 150
Tabliers pour enfantsqté 12
Bibles pour enfantsqté 15
Tapis de bricolageqté 6

Inscription

Formulaires d'inscriptionqté 120
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 6
Caisse
Bracelets enfantsqté 100

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 3
Aspirateurqté 2
Brosses de toilettesqté 4
Chiffons microfibresqté 24

Courses

Courses

Conseils

Fixez d’abord la date et le déroulé, puis réservez la salle de culte et la salle communale. Confirmez le célébrant et les musiciens avant d’envoyer les invitations, afin de ne pas annoncer un programme encore incertain.
Ouvrez les inscriptions assez tôt pour recueillir les besoins alimentaires, les inscriptions des enfants et les contacts d’urgence. Faites une première relance 7 jours avant la clôture, puis traitez les réponses dans une liste unique.
Calculez le catering à partir du nombre d’adultes et d’enfants inscrits, puis vérifiez la liste des courses avant de partir. Prévoyez aussi le temps de refroidir les boissons et vérifiez que les glacières, bacs à glaçons et thermos sont disponibles.
Préparez séparément la liturgie, les chants et les activités pour enfants. Imprimez les liturgies, les paroles et les fiches d’activités au plus tard la veille, avec quelques exemplaires supplémentaires pour les arrivées imprévues.
Testez la technique avant le jour J et attribuez un bénévole à l’accueil, aux enfants et au buffet. Finalisez le dressage des tables, les badges nominatifs et la disposition des chaises avant l’arrivée des participants, plutôt que pendant le culte.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il préparer une célébration de la Pentecôte ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de réserver les salles, confirmer les intervenants, ouvrir les inscriptions et organiser le programme des enfants sans tout concentrer dans les derniers jours.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour la Pentecôte ?: Ouvrez-les environ 4 semaines avant la célébration et fixez une date de clôture 7 à 10 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de traiter les réponses, de recueillir les besoins alimentaires et de calculer les quantités du repas.
Que faut-il préparer la veille d’une célébration de la Pentecôte ?: La veille, imprimez la liturgie, les paroles et les fiches d’activités, préparez les badges et mettez les boissons au frais. Vérifiez aussi le matériel technique, les tables du buffet et les quantités de vaisselle avant l’installation.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour organiser la journée ?: Prévoyez au minimum 1 responsable pour le culte, 1 pour l’accueil, 1 pour les enfants et 2 pour le buffet et la salle. Pour un groupe plus nombreux, ajoutez 1 bénévole par tranche d’environ 25 participants afin de ne pas laisser un poste sans relais.

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