Pfingstgottesdienst organisieren: die richtige Reihenfolge

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege zuerst Datum, Programm und den Gemeindesaal fest. Bestätige Sprecher und Musiker anschließend schriftlich, damit Änderungen nicht kurz vor dem Gottesdienst den Ablauf gefährden.
• Starte die Anmeldungen erst, wenn Programm und Verpflegung grob feststehen. Frage dabei nach Ernährungswünschen und Kinderanmeldungen; so kannst du Mengen für Essen, Geschirr und Kinderhochstühle rechtzeitig berechnen.
• Plane das Kinderprogramm als eigenen Ablauf mit verantwortlichen Helfern. Arbeitsblätter, Sitzplätze und Material sollten spätestens eine Woche vorher fertig sein, nicht erst beim Aufbau.
• Teste die Technik mindestens 3 Tage vorher im Gemeindesaal. Prüfe Mikrofone, Lautsprecher und Anschlüsse mit den tatsächlichen Sprechern und Musikern, statt nur die Geräte einzuschalten.
• Bereite am Vortag alles vor, was nicht frisch sein muss: Namensschilder, Liturgien, Liedtexte, Tischdekoration und Tischaufstellung. Getränke gehören früh genug in Kühlboxen oder Kühlschränke; Kaffee, Wasserkocher und Thermoskannen werden am Veranstaltungstag kontrolliert.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Pfingstgottesdienst planen?

Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Gemeindesaal und Programm. Sprecher, Musiker und Helfer sollten spätestens 4 Wochen vor dem Gottesdienst feststehen.

Wann sollte man die Anmeldungen für den Pfingstgottesdienst öffnen?

Öffne die Anmeldung, sobald Datum, Programm und Veranstaltungsort bestätigt sind, idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher. Setze einen Anmeldeschluss etwa 7 Tage vor dem Gottesdienst, damit Verpflegung und Kinderbetreuung planbar bleiben.

Wie viele Helfer braucht ein Pfingstgottesdienst?

Plane mindestens eine verantwortliche Person für Empfang, Technik, Kinderprogramm und Verpflegung ein, also 4 feste Zuständigkeiten. Bei mehr als 50 Gästen sollte zusätzlich je Bereich mindestens eine Vertretung eingeplant werden.

Was muss am Tag vor dem Pfingstgottesdienst fertig sein?

Am Vortag sollten Raumaufteilung, Namensschilder, Liturgien, Liedtexte und Kinderarbeitsblätter bereitliegen. Stelle außerdem Geschirr und Buffetflächen zusammen und kühle Getränke mindestens 6 Stunden vor Beginn.

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