Zo organiseer je een pilatestraining

Een pilatestraining organiseren begint niet bij de matten, maar bij de datum, ruimte en docent. Leg daarna vast hoeveel deelnemers je aankunt, verzamel gezondheidsinformatie en stuur tijdig praktische informatie. Controleer enkele dagen vooraf alle materialen, test de speaker en maak de ruimte schoon en goed geventileerd. Op de dag zelf draait alles om een rustige ontvangst, een duidelijke veiligheidsinstructie en een opstelling waarin iedereen veilig kan bewegen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Trainingsdatum bevestigen
2
Trainingsruimte reserveren
3
Docent vastleggen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Deelnemersinformatie versturen
7
Gezondheidsinformatie verzamelen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemerslijst controleren
10
Materialenvoorraad controleren
11
Ontbrekende materialen inkopen
2 personen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Trainingsschema printen
14
Aanwezigheidslijst printen
15
Ruimte ventileren
16
Vloer schoonmaken
2 personen
17
Muziekinstallatie testen
18
Trainingsmatten klaarleggen
2 personen
19
Pilatesmaterialen klaarleggen
2 personen
20
Ontvangstbalie inrichten

Event

21
Deelnemers ontvangen
2 personen
22
Aanwezigheid registreren
23
Veiligheidsinstructies geven
24
Pilatestraining begeleiden
25
Pauzedranken klaarzetten
26
Dranken bijvullen
27
Avondsessie begeleiden
28
Vragen van deelnemers beantwoorden
29
Afsluitende ontspanning begeleiden
30
Deelnemers uitchecken

Nazorg

31
Gebruikte materialen verzamelen
2 personen
32
Matten en hulpmiddelen reinigen
2 personen
33
Servies afwassen
34
Afval verzamelen
35
Ruimte schoonmaken
2 personen
36
Meubilair terugplaatsen
2 personen
37
Materialen opbergen
2 personen
38
Geleende materialen retourneren
39
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Pilatesmattenaantal 35
Pilatesblokkenaantal 35
Weerstandsbandenaantal 35
Pilatesballenaantal 20
Pilatesringenaantal 20
Oefenriemenaantal 20
Handdoekenaantal 35

Meubilair

Stoelenaantal 35
Tafelsaantal 2
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Timer
Tablet
Oplaadkabelsaantal 2
Verlenghaspelsaantal 2
Stekkerdozenaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Waterkannenaantal 4
Dienbladenaantal 2

Organisatie

Klembordenaantal 2
Balpennenaantal 10
Naamstickersaantal 40
Infobordenaantal 3

Schoonmaak

Desinfectiesprayaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Afvalbakkenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig de trainingsdatum, ruimte en docent eerst; zonder die drie gegevens kun je geen betrouwbare uitnodiging of deelnemersinformatie versturen. Plan de uitnodiging zodra deze basis vaststaat.
Verzamel gezondheidsinformatie en dieetwensen uiterlijk een week vooraf. Controleer de deelnemerslijst daarna nogmaals, zodat de docent weet welke aandachtspunten er zijn en pauzedranken passend kunnen worden klaargezet.
Tel de materialen per deelnemer voordat je boodschappen doet. Controleer vooral matten, blokken, banden, ballen, ringen en riemen; tekorten vallen meestal pas op wanneer de training al begint.
Doe de technische en schoonmaakronde op de dag zelf: ventileer de ruimte, maak de vloer schoon en test de Bluetoothspeaker met de gebruikte oplaadkabels, stekkerdozen en verlenghaspel.
Richt de ontvangstbalie minstens 30 minuten voor aanvang in met de aanwezigheidslijst, klemborden, balpennen en naamstickers. Leg de veiligheidsinstructies klaar en zet waterkannen en herbruikbare bekers op een vaste plek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een pilatestraining organiseren?: Leg de datum, ruimte en docent bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna direct, zodat je tijd hebt om aanmeldingen, gezondheidsinformatie en materiaaltekorten te verwerken.
Hoeveel pilatesmatten heb ik nodig voor een training?: Reken op één pilatesmat per deelnemer en leg daarnaast minimaal 1 extra mat klaar voor vervanging. Tel de definitieve deelnemerslijst 3 tot 5 dagen vooraf na voordat je ontbrekende materialen inkoopt.
Wanneer moet ik gezondheidsinformatie van deelnemers verzamelen?: Vraag deze informatie bij de aanmelding op en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor de training. Stuur relevante aandachtspunten vervolgens gebundeld naar de docent, met respect voor privacy.
Hoe vroeg moet ik de ruimte klaarzetten voor een pilatestraining?: Begin minstens 60 minuten voor aanvang met ventileren, schoonmaken en het klaarleggen van matten en materialen. Richt de ontvangstbalie 30 minuten vooraf in en test de muziekinstallatie voordat deelnemers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.