Zo organiseer je een picknick zonder gedoe

Begin een picknick niet met boodschappen doen, maar met de plek, het aantal gasten en een plan voor het weer. Reserveer de locatie op tijd en vraag dieetwensen meteen mee met de uitnodiging. Daarna bepaal je per persoon de hoeveelheden, bereid je koude gerechten voor en pak je eten, servies en zitplaatsen per onderdeel in. Op de dag zelf draait alles om gekoeld vervoer, een snelle opbouw en een buffet waar gasten zelfstandig kunnen pakken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Picknicklocatie kiezen
2
Picknickplek reserveren
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Menu en hoeveelheden bepalen
2 personen
7
Weersverwachting controleren
8
Voorraad controleren
2 personen
9
Boodschappen doen
3 personen
10
Fruit en groenten wassen
2 personen
11
Salades voorbereiden
3 personen
12
Brood en wraps voorbereiden
3 personen
13
Hapjes portioneren
2 personen
14
Dieetopties apart verpakken
2 personen
15
Dranken koud zetten
2 personen
16
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
17
Materialen inpakken
3 personen
18
Eten gekoeld vervoeren
3 personen
19
Picknickplek afzetten
2 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
21
Picknickkleedjes uitleggen
3 personen
22
Buffet en servies klaarzetten
3 personen
23
Versiering ophangen
2 personen
24
Muziek en verlichting testen
2 personen

Event

25
Gasten ontvangen
3 personen
26
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
27
Lunchbuffet openen
2 personen
28
Eten en drinken serveren
4 personen
29
Dranken bijvullen
2 personen
30
Buffet tussentijds aanvullen
2 personen
31
Spelmaterialen uitdelen
2 personen
32
Koffie en thee serveren
2 personen
33
Gebruikt servies verzamelen
3 personen
34
Afval tussentijds sorteren
2 personen
35
Restanten veilig verpakken
2 personen
36
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

37
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
38
Servies en materialen inpakken
3 personen
39
Locatie schoon achterlaten
4 personen
40
Afval naar containers brengen
2 personen
41
Servies afwassen
2 personen
42
Koelboxen en tafels reinigen
2 personen
43
Picknickkleedjes wassen
44
Overgebleven eten controleren
45
Materialen terugbrengen
2 personen
46
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Picknickkleedjesaantal 12
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Parasolsaantal 4
Tafelkledenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 80
Koffiemokkenaantal 50
Herbruikbaar bestekaantal 70
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Waterkannenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 5
Koelelementenaantal 20
Thermoskannenaantal 4
Bluetoothspeaker
Powerbanksaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Decoratie

Slingersaantal 6
Tafeldecoratiesaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Keukenschaaraantal 2
Blikopenersaantal 2
Vershoudbakkenaantal 20

Sportmateriaal

Voetballenaantal 2
Frisbeesaantal 3
Badmintonsetsaantal 2
Kaartspellenaantal 4
Bordspellenaantal 3

Veiligheid

EHBO-kit
Handgelaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de volgorde rond het moment van eten: verzamel eerst aanmeldingen en dieetwensen, bepaal daarna het menu en doe pas boodschappen. Houd voor gekoelde producten een koelbox met voldoende koelelementen apart van servies en decoratie.
Maak dieetopties herkenbaar voordat je vertrekt. Verpak ze afzonderlijk en zet ze bij aankomst niet tussen de algemene schalen, zodat niemand hoeft te raden welk gerecht geschikt is.
Controleer de weersverwachting uiterlijk 24 uur vooraf en nog eens op de ochtend zelf. Neem bij kans op felle zon parasols mee en zorg dat kleedjes, tafels en stoelen niet pas op het laatste moment worden geregeld.
Pak per zone in: buffet, zitplaatsen, drinken, koffie en thee, en activiteiten. Zo vind je tijdens de opbouw meteen de serveerschalen, tangen, bekers en waterkannen zonder de hele voorraad uit te laden.
Zet dranken en gekoelde gerechten pas vlak voor het eten uit de koelbox. Koffie en thee blijven in thermoskannen bruikbaar, terwijl muziek, verlichting en een eventuele powerbank vóór de komst van de gasten getest moeten zijn.

Veelgestelde vragen

Hoeveel eten heb je nodig voor een picknick?: Reken voor een maaltijd op ongeveer 400 tot 600 gram eten per volwassene, verdeeld over brood of wraps, salades, fruit en hapjes. Voor kinderen is 250 tot 400 gram meestal voldoende. Tel extra porties mee als de picknick langer dan drie uur duurt.
Hoe ver van tevoren moet je een picknick organiseren?: Kies de locatie en verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Vraag dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de picknick op, zodat je het menu en de aparte verpakkingen nog kunt aanpassen.
Hoe houd je eten koud tijdens een picknick?: Koel eten vooraf volledig terug en vervoer het in koelboxen met koelelementen. Zet de koelbox pas open bij aankomst en houd salades, wraps en andere bederfelijke gerechten zo veel mogelijk onder 7 °C.
Wat doe je als het regent tijdens een picknick?: Neem uiterlijk 24 uur vooraf een besluit op basis van de weersverwachting en spreek een alternatief af. Parasols helpen tegen zon en lichte regen, maar voor langdurige regen heb je een overdekte locatie of een verplaatsingsplan nodig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.