Een pianoconcert organiseren: zo pak je het aan

Begin met de concertdatum, locatie en piano: die drie bepalen vrijwel alles wat daarna volgt. Leg vervolgens artiesten, publiekscapaciteit en programma vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Plan een locatiebezoek om het stoelenplan, de ontvangst, verlichting en stroomvoorziening te controleren. In de laatste week verzamel je aanmeldingen en dieetwensen, bevestig je leveranciers en bereid je programma’s, drankjes en hapjes voor. Op de dag zelf moet de piano op tijd worden gestemd en staat de ontvangst klaar voordat de eerste bezoekers binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Concertlocatie reserveren
2
Piano en pianostemmer reserveren
3
Concertdatum vastleggen
4
Artiestencontracten bevestigen
5
Programma samenstellen
2 personen
6
Publiekscapaciteit bepalen
7
Uitnodigingen ontwerpen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
12
Programma laten drukken
13
Locatiebezoek uitvoeren
2 personen
14
Stoelenplan maken
15
Pianostemming bevestigen
16
Vrijwilligers indelen
17
Leveranciersafspraken bevestigen
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Hapjes voorbereiden
3 personen
22
Programma's klaarleggen
2 personen

Event

23
Locatie openen
2 personen
24
Piano laten stemmen
25
Stoelen opstellen
4 personen
26
Tafels opstellen
3 personen
27
Piano opstellen
3 personen
28
Muziekstandaard plaatsen
29
Verlichting installeren
2 personen
30
Kabels veilig wegwerken
2 personen
31
Decoratie ophangen
3 personen
32
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
33
Cateringbuffet inrichten
3 personen
34
Dranken koud zetten
2 personen
35
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
36
Artiesten ontvangen
37
Soundcheck uitvoeren
2 personen
38
Deuren openen
3 personen
39
Bezoekers verwelkomen
3 personen
40
Programma's uitdelen
2 personen
41
Concert begeleiden
2 personen
42
Dranken bijvullen
2 personen
43
Hapjes serveren
3 personen
44
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

45
Servies verzamelen
3 personen
46
Catering opruimen
3 personen
47
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
48
Piano afdekken
2 personen
49
Afval verzamelen
2 personen
50
Locatie schoonmaken
3 personen
51
Servies afwassen
3 personen
52
Materialen controleren
2 personen
53
Geleende materialen retourneren
2 personen
54
Overgebleven catering opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 70
Tafelsaantal 6
Kleedkamerrekkenaantal 2
Ontvangsttafel
Buffettafelsaantal 3

Apparatuur

Piano
Pianobank
Muziekstandaard
Pianolampenaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Kabelmattenaantal 6

Verlichting

Werklampenaantal 2
LED-sfeerlampenaantal 6

Servies

Waterglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 70
Dessertbordenaantal 70
Vorkenaantal 70
Theelepelsaantal 70
Serveertraysaantal 6
Waterkaraffenaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbordenaantal 3

Papierwaren

Programmaboekjesaantal 70
Naambadgesaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de piano en pianostemmer meteen nadat de locatie en datum vaststaan. Laat de stemming op de concertdag bevestigen en plan voldoende tijd voordat het publiek arriveert.
Bepaal de publiekscapaciteit vóór je uitnodigingen ontwerpt en verstuurt. Gebruik die grens ook bij het verwerken van aanmeldingen, zodat je stoelenplan en catering niet achteraf moeten worden aangepast.
Doe het locatiebezoek niet alleen voor de zaalindeling. Controleer ook waar piano, pianobank, muziekstandaard, pianolampen en kabelmatten komen en of verlengkabels en stekkerdozen veilig kunnen worden weggewerkt.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding en bepaal daarna pas de cateringhoeveelheden. Koel dranken op tijd en leg waterkaraffen en glazen klaar voordat de ontvangsttafel wordt ingericht.
Maak een dagplanning met aparte momenten voor locatie openen, stoelen opstellen, piano laten stemmen, programma’s klaarleggen en vrijwilligers instrueren. Zo voorkom je dat de publieksontvangst samenvalt met technische opbouw.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een pianoconcert organiseren?: Begin bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, concertdatum en piano. Artiestencontracten, programma en uitnodigingen volgen daarna, zodat je nog tijd houdt voor aanmeldingen en drukwerk.
Wanneer moet een piano worden gestemd voor een concert?: Laat de piano op de concertdag stemmen, meestal enkele uren voor het optreden. Bevestig de pianostemming vooraf met de pianostemmer en zorg dat de piano al op zijn definitieve plek staat.
Hoe maak je een stoelenplan voor een pianoconcert?: Maak het stoelenplan na het locatiebezoek en nadat de publiekscapaciteit is bepaald. Houd ruimte vrij voor de piano, pianobank, muziekstandaard, looproutes en ontvangst; controleer het plan uiterlijk een week vooraf met de locatie.
Wanneer stuur je uitnodigingen voor een pianoconcert?: Stuur uitnodigingen zodra datum, locatie, programma en publiekscapaciteit vaststaan, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen doorlopend en sluit de definitieve aantallen enkele dagen voor het concert af.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.