Cómo organizar un concierto de piano sin improvisaciones
Un concierto de piano se organiza en un orden concreto: primero se cierran la fecha, la sala, el piano y los contratos de los artistas. Después se define el aforo, se prepara el programa y se gestionan las invitaciones y las inscripciones. La visita al lugar permite resolver antes del día del concierto la distribución de sillas, la recepción, los camerinos y los cables. En la última fase se coordinan la afinación, el catering, el montaje y la apertura de la sala.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar del concierto
- 2
Reservar el piano y el afinador
- 3
Fijar la fecha del concierto
- 4
Confirmar los contratos de los artistas
- 5
Elaborar el programa
2 personas
- 6
Determinar la capacidad del público
- 7
Diseñar invitaciones
- 8
Enviar invitaciones
2 personas
- 9
Gestionar inscripciones
- 10
Recoger preferencias dietéticas
- 11
Determinar las cantidades del catering
2 personas
- 12
Imprimir el programa
- 13
Realizar una visita al lugar
2 personas
- 14
Hacer el plano de asientos
- 15
Confirmar la afinación del piano
- 16
Asignar voluntarios
- 17
Confirmar acuerdos con proveedores
- 18
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 19
Hacer la compra
2 personas
- 20
Enfriar bebidas
2 personas
- 21
Preparar aperitivos
3 personas
- 22
Preparar los programas
2 personas
Evento
- 23
Abrir la ubicación
2 personas
- 24
Hacer afinar el piano
- 25
Colocar las sillas
4 personas
- 26
Montar mesas
3 personas
- 27
Montar el piano
3 personas
- 28
Colocar el atril para partituras
- 29
Instalar la iluminación
2 personas
- 30
Asegurar los cables
2 personas
- 31
Colgar la decoración
3 personas
- 32
Montar la mesa de recepción
2 personas
- 33
Montar el buffet de catering
3 personas
- 34
Enfriar las bebidas
2 personas
- 35
Preparar café y té
2 personas
- 36
Recibir a los artistas
- 37
Hacer la prueba de sonido
2 personas
- 38
Abrir las puertas
3 personas
- 39
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
- 40
Repartir programas
2 personas
- 41
Acompañar el concierto
2 personas
- 42
Rellenar las bebidas
2 personas
- 43
Servir aperitivos
3 personas
- 44
Despedir a los visitantes
3 personas
Seguimiento
- 45
Recoger la vajilla
3 personas
- 46
Recoger el catering
3 personas
- 47
Retirar sillas y mesas
4 personas
- 48
Cubrir el piano
2 personas
- 49
Recoger la basura
2 personas
- 50
Limpiar el lugar
3 personas
- 51
Lavar la vajilla
3 personas
- 52
Comprobar los materiales
2 personas
- 53
Devolver el material prestado
2 personas
- 54
Guardar la catering sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 70
- Mesascant. 6
- Percheros para camerinoscant. 2
- Mesa de recepción
- Mesas de buffetcant. 3
Equipo
- Piano
- Banco de piano
- Atril para partituras
- Lámparas de pianocant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Alfombrillas para cablescant. 6
Iluminación
- Lámparas de trabajocant. 2
- Luces ambientales LEDcant. 6
Vajilla
- Vasos para aguacant. 80
- Tazas de cafécant. 70
- Platos de postrecant. 70
- Tenedorescant. 70
- Cucharillascant. 70
- Bandejas de serviciocant. 6
- Jarras de aguacant. 6
Cocina
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Pinzas de servircant. 6
Decoración
- Mantelescant. 6
- Arreglos floralescant. 6
- Carteles de bienvenidacant. 3
Artículos de papel
- Programascant. 70
- Credencialescant. 20
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva el piano y al afinador al mismo tiempo que la sala. Confirma por escrito cuándo se hará la afinación y deja una comprobación final prevista antes de abrir las puertas.
- Cierra el programa antes de diseñar las invitaciones. Imprime los programas solo cuando estén confirmados los artistas, el orden de las piezas y la duración aproximada del concierto.
- Define el aforo antes de enviar invitaciones y controla las inscripciones con una lista única. Calcula las sillas disponibles después de reservar espacio para el piano, la recepción y los pasillos.
- Haz una visita al lugar al menos 7 días antes. Mide la distribución, decide dónde irán las lámparas de piano y de trabajo, y comprueba que los alargadores y las regletas no crucen zonas de paso sin protección.
- Asigna responsables para abrir la sala, recibir al público, atender a los artistas y supervisar el buffet. Enfría las bebidas y prepara los aperitivos con tiempo, pero deja el montaje de sillas, mesas y programas para la fase final.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que reservar un piano para un concierto?
- Resérvalo en cuanto tengas una fecha provisional, preferiblemente entre 8 y 12 semanas antes. Así puedes coordinar el transporte, el banco, el atril y la afinación sin depender de la disponibilidad de última hora.
- ¿Cuándo hay que hacer la afinación del piano?
- Programa la afinación final el mismo día o dentro de las 24 horas anteriores al concierto. Haz una comprobación adicional antes de abrir la sala, especialmente si el piano se ha trasladado recientemente.
- ¿Cuándo se debe cerrar el programa del concierto?
- Procura cerrarlo al menos 3 semanas antes de la fecha. Necesitas ese margen para imprimir los programas, actualizar las invitaciones y comunicar correctamente el orden de las piezas.
- ¿Cuántas sillas hay que preparar para un concierto de piano?
- Prepara una silla por inscripción confirmada y añade entre un 5 % y un 10 % de margen si la sala lo permite. Reserva también espacio para pasillos, recepción, piano, camerinos y posibles plazas para el equipo artístico.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!