Een permanenterit organiseren: zo pak je het aan

Begin met de route, niet met de boodschappen. Leg eerst startlocatie, afstanden, veilige routepunten en verkeerssituaties vast; daarna kun je inschrijvingen, vrijwilligers en materiaal goed plannen. Rijd de route kort voor de rit opnieuw voor en controleer of pijlen, linten en routeborden op logische plekken komen. Werk vervolgens toe naar één duidelijke startdagindeling met deelnemerslijsten, startnummers, startpakketten, bevoorrading en een gecontroleerde fietsenstalling.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Startlocatie reserveren
2
Route en afstanden vastleggen
2 personen
3
Veilige routepunten markeren
2 personen
4
Deelnemersformulier opstellen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Route digitaal delen
9
Route opnieuw voorrijden
2 personen
10
Startlocatie controleren
2 personen
11
Vrijwilligers indelen
2 personen
12
Verkeerspunten inventariseren
2 personen
13
Deelnemerslijst bijwerken
14
Startnummers toewijzen
15
Routeborden voorbereiden
2 personen
16
Pijlen en linten sorteren
2 personen
17
Fietsenstalling indelen
2 personen
18
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
19
Boodschappenlijst controleren
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Dranken en koeling voorbereiden
2 personen
22
Hapjes en fruit voorbereiden
3 personen
23
Startpakketten samenstellen
3 personen
24
Routekaarten afdrukken
25
Deelnemerslijst afdrukken
26
Fietsen reparatiemateriaal klaarzetten
2 personen
27
Routeborden laden
2 personen
28
Route uitzetten
4 personen
29
Controleposten inrichten
4 personen
30
Start- en finishgebied opbouwen
5 personen
31
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
32
Registratietafel inrichten
2 personen
33
Fietsenstalling plaatsen
3 personen
34
Dranken koud zetten
2 personen
35
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
36
Startpakketten klaarleggen
2 personen
37
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
2 personen
38
Route laatste keer controleren
2 personen
39
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

40
Deelnemers registreren
4 personen
41
Startnummers uitdelen
2 personen
42
Route en veiligheidsregels uitleggen
2 personen
43
Fietsen en bagage begeleiden
2 personen
44
Startgroepen laten vertrekken
3 personen
45
Controleposten bemannen
6 personen
46
Water en fruit uitdelen
4 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Routepijlen tussentijds controleren
2 personen
49
Pechgevallen registreren
2 personen
50
Eenvoudige fietsreparaties uitvoeren
2 personen
51
Binnenkomende deelnemers afmelden
3 personen
52
Hapjes serveren
3 personen
53
Koffie en thee serveren
2 personen
54
Laatste deelnemers opvangen
3 personen

Nazorg

55
Routeborden ophalen
4 personen
56
Controleposten afbreken
4 personen
57
Tafels en stoelen afbreken
3 personen
58
Afval verzamelen
3 personen
59
Servies en materialen afwassen
3 personen
60
Startlocatie schoonmaken
4 personen
61
Overgebleven eten verpakken
2 personen
62
Fietsreparatiemateriaal controleren
2 personen
63
Geleende materialen retourneren
2 personen
64
Route nalopen op achtergebleven afval
3 personen
65
Routeborden en linten opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Fietsenrekkenaantal 12
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Serveerbestekaantal 8
Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24

Apparatuur

Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Oplaadbare werklampenaantal 4
Mobiele telefoonsaantal 4
Powerbanksaantal 4
Portofoonsaantal 8
Megafonenaantal 2
Ladersaantal 8

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 80
Routebordenaantal 20
Afzetlintrollenaantal 12
Pionnenaantal 20
Fietsbelijningaantal 2
Fietspompenaantal 4
Bandenlichtersaantal 8
Fietsgereedschapssetsaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 20
Buitenbandenaantal 4
Fietskettingenaantal 2
Kettingolieaantal 2
Reflecterende hesjesaantal 20
Helmlampenaantal 10
EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 10
Waarschuwingsdriehoekenaantal 4

Decoratie

Startvlaggenaantal 2
Finishvlaggenaantal 2
Bannersaantal 4

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Schoonmaaksponzenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 20
Afwasborstelsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Bezemsetsaantal 3

Registratie

Startnummersaantal 150
Veiligheidsspeldenaantal 400
Klembordenaantal 8
Balpennenaantal 30
Printpapieraantal 500
Routekaartenaantal 150
Naamstickersaantal 150
Geldkist
Polsbandjesaantal 150

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijenaantal 40

Tips

Plan de route minimaal 3 tot 4 weken vooraf. Noteer per traject de afstand, lastige kruisingen en veilige punten waar deelnemers uitleg of hulp nodig kunnen hebben.
Sluit de inschrijving ongeveer 5 dagen voor de permanenterit. Dan kun je startnummers, deelnemerslijsten, dieetwensen en het aantal startpakketten nog zonder haast verwerken.
Rijd de volledige route 3 tot 7 dagen vooraf opnieuw. Controleer tijdelijke wegafsluitingen en leg pas daarna de definitieve route digitaal vast en druk routekaarten af.
Maak een taakverdeling met één vrijwilliger per verkeerspunt of ander aandachtspunt, plus een coördinator bij de start. Leg telefoonnummers vooraf vast en geef vrijwilligers een mobiele telefoon en powerbank mee.
Zet eten en drinken de avond ervoor klaar: koelboxen met koelelementen voor koude dranken en hapjes, thermoskannen voor koffie en waterkokers voor aanvullingen. Reken per deelnemer op een eigen startpakket en houd een kleine reserve aan voor beschadigde of vergeten materialen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een permanenterit organiseren?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met de startlocatie, route en inschrijving. Plan de definitieve routecontrole 3 tot 7 dagen voor de rit en maak de startmaterialen uiterlijk de avond ervoor compleet.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een permanenterit?: Reken minimaal op één coördinator en één vrijwilliger per verkeerspunt of bijzonder routepunt. Tel daarnaast 2 mensen bij de start mee voor ontvangst, fietsenstalling, startpakketten en bevoorrading.
Hoeveel drank en eten heb je nodig voor een permanenterit?: Gebruik het definitieve deelnemersaantal als basis en plan per deelnemer een startpakket plus een kleine reserve. Voor het eerste uur kun je rekenen op 2 tot 3 drankjes per persoon; koel extra voorraad in koelboxen en bewaar koffie in thermoskannen.
Wanneer moet je routeborden en pijlen plaatsen?: Sorteer routepijlen, routeborden, afzetlint en pionnen uiterlijk de dag voor de rit per routegedeelte. Plaats ze op de ochtend zelf na een laatste controle, zodat je wijzigingen door wegwerkzaamheden nog kunt verwerken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.