Comment organiser une sortie permanente sans rien oublier

Une sortie permanente se prépare d’abord sur le parcours, puis autour des inscriptions et de l’accueil. Commence par réserver le lieu de départ, mesurer les distances et sécuriser les points sensibles avant d’envoyer les invitations. Garde ensuite une liste à jour des participants, des besoins alimentaires et des bénévoles. La dernière étape consiste à préparer les supports de parcours, les ravitaillements et le matériel d’orientation pour que chacun sache où aller dès son arrivée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu de départ
2
Définir l'itinéraire et les distances
2 personnes
3
Marquer les points de l’itinéraire sécurisé
2 personnes
4
Créer le formulaire des participants
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Partager l’itinéraire numériquement
9
Reparcourir l’itinéraire
2 personnes
10
Vérifier le lieu de départ
2 personnes
11
Répartir les bénévoles
2 personnes
12
Recenser les points de circulation
2 personnes
13
Mettre à jour la liste des participants
14
Attribuer les numéros de départ
15
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
16
Trier les flèches et les rubans
2 personnes
17
Aménager le parking à vélos
2 personnes
18
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
19
Vérifier la liste des courses
20
Faire les courses
2 personnes
21
Préparer les boissons et le refroidissement
2 personnes
22
Préparer les en-cas et les fruits
3 personnes
23
Composer les kits de démarrage
3 personnes
24
Imprimer les cartes d'itinéraire
25
Imprimer la liste des participants
26
Préparer le matériel de réparation de vélos
2 personnes
27
Charger les panneaux d'itinéraire
2 personnes
28
Tracer l’itinéraire
4 personnes
29
Installer les postes de contrôle
4 personnes
30
Monter la zone de départ et d’arrivée
5 personnes
31
Installer les tables et les chaises
3 personnes
32
Installer la table d'inscription
2 personnes
33
Installer le parking à vélos
3 personnes
34
Mettre les boissons au frais
2 personnes
35
Préparer le café et le thé
2 personnes
36
Préparer les kits de départ
2 personnes
37
Préparer le matériel de sécurité
2 personnes
38
Vérifier une dernière fois le parcours
2 personnes
39
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

40
Enregistrer les participants
4 personnes
41
Distribuer les dossards
2 personnes
42
Expliquer l’itinéraire et les consignes de sécurité
2 personnes
43
Accompagner les vélos et les bagages
2 personnes
44
Faire partir les groupes de départ
3 personnes
45
Affecter du personnel aux points de contrôle
6 personnes
46
Distribuer de l’eau et des fruits
4 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Contrôler les flèches de parcours en cours de route
2 personnes
49
Enregistrer les incidents
2 personnes
50
Effectuer des réparations simples de vélos
2 personnes
51
Cocher les participants arrivants
3 personnes
52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
53
Servir le café et le thé
2 personnes
54
Accueillir les derniers participants
3 personnes

Suivi

55
Récupérer les panneaux indicateurs
4 personnes
56
Démonter les postes de contrôle
4 personnes
57
Démonter les tables et les chaises
3 personnes
58
Rassembler les déchets
3 personnes
59
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
60
Nettoyer le lieu de départ
4 personnes
61
Emballer les restes
2 personnes
62
Vérifier le matériel de réparation de vélos
2 personnes
63
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
64
Parcourir le parcours à la recherche de déchets laissés sur place
3 personnes
65
Ranger les panneaux d'orientation et les rubans
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Râteliers à vélosqté 12
Poubellesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Couverts de serviceqté 8
Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 24

Équipement

Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6
Projecteurs de chantier rechargeablesqté 4
Téléphones portablesqté 4
Batteries externesqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Mégaphonesqté 2
Chargeursqté 8

Matériel de sport

Flèches de directionqté 80
Panneaux de directionqté 20
Rouleaux de ruban de balisageqté 12
Cônesqté 20
Balisage cyclableqté 2
Pompes à véloqté 4
Démonte-pneusqté 8
Kits d’outils pour véloqté 4
Chambres à air de rechangeqté 20
Chambres à air extérieuresqté 4
Chaînes de véloqté 2
Huile pour chaîneqté 2
Gilets réfléchissantsqté 20
Lampes frontalesqté 10
Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 10
Triangles de signalisationqté 4

Décoration

Drapeaux de départqté 2
Fanions d’arrivéeqté 2
Bannièresqté 4

Catering

Courses

Nettoyage

Seauxqté 4
Éponges de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 20
Brosses à vaisselleqté 4
Raclettes de solqté 2
Sets de balaiqté 3

Inscription

Numéros de départqté 150
Épingles de sûretéqté 400
Presse-papiersqté 8
Stylos à billeqté 30
Papier d’impressionqté 500
Cartes d'itinéraireqté 150
Étiquettes nominativesqté 150
Caisse
Braceletsqté 150

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Pilesqté 40

Conseils

Fixe l’itinéraire avant de communiquer la sortie : repasse-le entièrement et note les points de circulation, les distances et les endroits à baliser. Une version numérique ne remplace pas les cartes imprimées le jour du départ.
Ferme les inscriptions assez tôt pour attribuer les numéros de départ, imprimer la liste des participants et recueillir les besoins alimentaires. Prévois une dernière mise à jour la veille, car les désistements arrivent souvent au dernier moment.
Répartis les bénévoles par zone plutôt que de leur donner une consigne générale. Indique qui tient le départ, qui surveille les points de circulation et qui vérifie le balisage avant le passage des participants.
Prépare les flèches, panneaux, rubans et cônes dans des lots correspondant aux portions de l’itinéraire. Cela évite de chercher le bon matériel sur place et accélère l’installation avant le premier départ.
Prépare séparément les kits de départ, les boissons fraîches et les encas. Mets les pains de glace dans les glacières à temps et vérifie les rallonges, multiprises, téléphones et batteries externes avant l’ouverture de l’accueil.

Questions fréquentes

Quand faut-il envoyer les invitations pour une sortie permanente ?: Envoie-les au moins 3 à 4 semaines avant la date prévue, surtout si les participants doivent renseigner des besoins alimentaires. Fixe une date limite d’inscription environ 7 jours avant l’événement pour avoir le temps d’imprimer les documents et d’organiser les bénévoles.
Combien de temps avant faut-il vérifier l’itinéraire ?: Fais une première reconnaissance 2 à 3 semaines avant, puis reparcours l’itinéraire dans les 48 heures précédant la sortie. Cette seconde vérification permet de repérer des travaux, un changement de circulation ou un balisage déplacé.
Que faut-il préparer la veille d’une sortie permanente ?: Prépare les kits de départ, les cartes, les panneaux, les flèches, les rubans et la liste actualisée des participants. Mets aussi les boissons et les pains de glace au frais au moins 8 heures avant l’accueil.
Combien de bénévoles prévoir pour le parcours ?: Prévois au minimum un bénévole pour chaque point de circulation sensible, plus une personne responsable du départ et une personne de réserve. Pour un parcours comportant 6 points sensibles, cela représente généralement 8 bénévoles afin de couvrir les absences et les déplacements.

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