Zo organiseer je een percussieworkshop

Begin met de locatie, de workshopbegeleider en een duidelijk programma met begin-, pauze- en eindtijd. Controleer daarna of er voor iedere deelnemer een passend instrument is en werk de ruimte-indeling uit voordat je catering bestelt. Op de dag zelf draait veel om een rustige ontvangst: registratie, naamkaartjes, koffie en thee moeten klaarstaan voordat de eerste groep binnenkomt. Plan ook tijd voor het aansluiten en testen van de speaker en microfoon; dat wordt bij workshops vaak te laat opgepakt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Workshopbegeleider vastleggen
3
Programma en tijden vastleggen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Definitieve deelnemerslijst maken
8
Catering bestellen
9
Begeleider deelnemerslijst sturen
10
Instrumentenvoorraad controleren
2 personen
11
Ruimte-indeling uitwerken
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Naamkaartjes voorbereiden
14
Workshopmateriaal klaarzetten
2 personen
15
Muziek en bestanden testen
16
Koelboxen vullen
2 personen

Event

17
Locatie openen
2 personen
18
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
19
Instrumenten per groep klaarzetten
3 personen
20
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
21
Registratietafel inrichten
22
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
23
Ontvangsttafel klaarzetten
24
Deelnemers registreren
2 personen
25
Naamkaartjes uitdelen
26
Welkom en veiligheidsinstructie
27
Basistechnieken demonstreren
28
Eerste oefenronde begeleiden
2 personen
29
Dranken bijvullen
30
Pauzesnacks serveren
2 personen
31
Tweede oefenronde begeleiden
2 personen
32
Groepsritme instuderen
2 personen
33
Korte demonstratie uitvoeren
34
Buffet en drankentafel opbouwen
3 personen
35
Buffet serveren
3 personen
36
Dranken bijvullen
37
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
38
Finale repetitie begeleiden
2 personen
39
Gezamenlijke finale uitvoeren
2 personen
40
Bedankmoment verzorgen
41
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

42
Instrumenten innemen
3 personen
43
Eten en afval afvoeren
2 personen
44
Servies afwassen
2 personen
45
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
46
Ruimte schoonmaken
3 personen
47
Apparatuur uitschakelen
2 personen
48
Materialen inventariseren
2 personen
49
Locatie afsluiten
2 personen
50
Geleende materialen retourneren
2 personen
51
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 36
Tafelsaantal 6
Buffettafelsaantal 2
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Djembésaantal 18
Cajonsaantal 12
Shakersaantal 30
Tamboerijnenaantal 6
Clavesaantal 15
Cowbellsaantal 6
Frame drumsaantal 6
Agogobellsaantal 4
Muziekstandaardsaantal 2
Draagbare speaker
Microfoon
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Instrumentmattenaantal 30

Servies

Waterglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 30
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Opscheplepelsaantal 8
Serveerbladenaantal 6
Schaaltjesaantal 8

Keuken

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparaat
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2

Workshopmateriaal

Flip-over
Flip-overvellenaantal 20
Stiftenaantal 12
Naamkaarthoudersaantal 36
Oordopjesaantal 36

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de deelnemerslijst uiterlijk enkele dagen voor de workshop vast en stuur die naar de begeleider. Zo kan die de groepen en instrumenten voorbereiden en weet je wie er aanwezig hoort te zijn.
Controleer de instrumentenvoorraad per groep, niet alleen het totaal. Tel djembés, cajons, shakers en klein percussie-instrumentarium afzonderlijk en houd rekening met een reserve-exemplaar bij schade of uitval.
Maak de ruimte-indeling vóór je tafels en stoelen klaarzet. Laat rond iedere instrumentgroep genoeg bewegingsruimte en leg instrumentmatten neer om schuiven en hard contact met de vloer te beperken.
Test muziekbestanden, draagbare speaker, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen vóór de ontvangst. Een geluidscheck van 15 minuten voorkomt dat de workshopstart verschuift door een ontbrekende aansluiting of lege batterij.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef het definitieve aantal door aan de catering. Zet water, koffie en thee apart van de registratie- en workshopzone, zodat deelnemers bij binnenkomst niet tussen de instrumenten hoeven te wachten.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een percussieworkshop voor te bereiden?: Begin bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf met de locatie, begeleider en programmatijden. Plan de laatste week voor aanmeldingen, dieetwensen, instrumententelling en de definitieve deelnemerslijst.
Hoeveel instrumenten heb je nodig per deelnemer?: Reken op minimaal één hoofdinstrument per deelnemer en vul dat aan met gedeelde of afwisselende instrumenten zoals shakers, claves en tamboerijnen. Tel per groep en houd minstens 1 reserve-instrument achter de hand als de voorraad dat toelaat.
Wanneer moet je de deelnemerslijst naar de workshopbegeleider sturen?: Stuur de definitieve lijst uiterlijk 2 tot 3 dagen voor de workshop. Vermeld daarbij de groepsindeling en relevante informatie die de begeleider nodig heeft voor het programma.
Hoe richt je een ruimte in voor een percussieworkshop?: Zet stoelen en instrumenten per groep klaar met vrije ruimte voor de begeleider en voldoende doorgang. Reserveer daarnaast een aparte plek voor registratie, ontvangst en catering en test het geluid minimaal 15 minuten vóór de start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.