Zo organiseer je een partnerbijeenkomst

Begin een partnerbijeenkomst niet met de uitnodiging, maar met datum, programma en locatie. Zodra de zalen en cateringafspraken vaststaan, kun je relaties uitnodigen en aanmeldingen gericht verwerken. Daarna volgen dieetwensen, presentaties, parkeerinformatie en de praktische voorbereiding op locatie. Vooral techniek, naamkaartjes, routeborden en cateringhoeveelheden worden vaak te laat gecontroleerd. Werk daarom terug vanaf de bijeenkomst en leg per onderdeel een duidelijke deadline vast.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zalen reserveren
3
Cateringafspraken vastleggen
2 personen
4
Uitnodigingstekst opstellen
5
Relatiebestand controleren
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen registreren
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Parkeerinformatie versturen
11
Presentatoren bevestigen
12
Presentaties verzamelen
13
Programma naar deelnemers sturen
14
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
15
Aanwezigheidslijst printen
16
Routeborden printen
17
Cateringhoeveelheden bevestigen
18
Techniek testen
2 personen
19
Presentaties controleren
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Materialen naar locatie brengen
3 personen
22
Catering gekoeld opslaan
2 personen
23
Welkomstbalie voorbereiden
2 personen
24
Zaalindeling uitzetten
3 personen
25
Tafels opstellen
3 personen
26
Stoelen plaatsen
3 personen
27
Registratietafel inrichten
2 personen
28
Naamkaartjes sorteren
2 personen
29
Welkomstmateriaal klaarleggen
2 personen
30
Decoratie ophangen
2 personen
31
Verlichting plaatsen
2 personen
32
Buffet klaarzetten
3 personen
33
Koffiepunt inrichten
2 personen
34
Dranken koud zetten
2 personen
35
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
36
Techniek aansluiten
2 personen
37
Microfoon testen
2 personen
38
Presentaties klaarzetten
39
Briefing ontvangstteam
3 personen
40
Briefing cateringteam
3 personen

Event

41
Gasten ontvangen
3 personen
42
Aanwezigheid registreren
2 personen
43
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
44
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
45
Koffie en thee serveren
2 personen
46
Opening verzorgen
47
Presentatie begeleiden
2 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Hapjes presenteren
2 personen
50
Hapjes bijvullen
2 personen
51
Netwerkronde begeleiden
2 personen
52
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
53
Buffet openen
2 personen
54
Buffet serveren
3 personen
55
Tafels afruimen
2 personen
56
Servies verzamelen
2 personen
57
Koffiepunt aanvullen
58
Dessert serveren
2 personen
59
Bedankwoord verzorgen
60
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

61
Restanten veilig verpakken
2 personen
62
Afval verzamelen
3 personen
63
Meubilair afbreken
3 personen
64
Decoratie verwijderen
2 personen
65
Techniek afkoppelen
2 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Keuken schoonmaken
2 personen
68
Zaal schoonmaken
3 personen
69
Sanitair controleren
70
Materialen inventariseren
2 personen
71
Bruikbare restanten opslaan
72
Materialen terugbrengen
2 personen
73
Geleende spullen retourneren
2 personen
74
Bedankbericht versturen
75
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Hoge statafelsaantal 8
Eettafelsaantal 6
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 3
Registratietafel
Kapstokkenaantal 2

Servies

Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 55
Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Messenaantal 60
Vorkenaantal 60
Lepelsaantal 60
Serveerbestekaantal 12
Servetdispensersaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Projector
Projectiescherm
Laptopsaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
Presentatieklikker
Draadloze microfoonsaantal 2
Speakersaantal 2
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Oplaadkabelsaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 6
Serveerlepelsaantal 12
Schenkkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 14
Bloemstukkenaantal 8
Menukaartenaantal 8
Naambordjesaantal 60
Pennenaantal 30
Routebordenaantal 6
Kleefstripsaantal 2
Wegwerpvazenaantal 8

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Bezemaantal 2
Dweilsetaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma, zalen en catering eerst vast. Zonder die vier gegevens blijft de uitnodiging onvolledig en moet je later informatie opnieuw versturen.
Controleer het relatiebestand vóór je uitnodigingen verstuurt. Verwerk aanmeldingen doorlopend en verzamel dieetwensen uiterlijk enkele dagen vóór de bijeenkomst, zodat de catering nog kan worden aangepast.
Bevestig presentatoren en verzamel presentaties vooraf. Test projector, scherm, laptop, HDMI-kabels, microfoons, speakers en presentatieklikker niet pas bij aanvang, maar tijdens een aparte technische controle.
Maak de ontvangst praktisch: zet de registratietafel klaar, print de aanwezigheidslijst en naamkaartjes en plaats routeborden vanaf de ingang. Plan hiervoor extra tijd vóór de eerste deelnemer arriveert.
Bevestig de cateringhoeveelheden op basis van het actuele aantal aanmeldingen. Regel ook gekoelde opslag en controleer of glazen, kopjes, borden, bestek en serveerbestek op locatie beschikbaar en schoon zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een partnerbijeenkomst?: Leg datum, programma, locatie en catering bij voorkeur minimaal 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je tijd hebt voor aanmeldingen, dieetwensen en presentaties.
Wanneer verstuur je de uitnodiging voor een partnerbijeenkomst?: Stuur de uitnodiging zodra datum, programma, locatie en praktische informatie definitief zijn, meestal 4 tot 6 weken vóór de bijeenkomst. Vraag om aanmelding met een duidelijke sluitingsdatum, bijvoorbeeld 7 dagen vooraf.
Wanneer verzamel je dieetwensen voor een partnerbijeenkomst?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en zet ze in één overzicht. Geef het definitieve overzicht uiterlijk 3 tot 5 werkdagen vóór de bijeenkomst door aan de catering.
Hoe controleer je de techniek voor een partnerbijeenkomst?: Test projector, projectiescherm, laptop, HDMI-kabels, microfoons, speakers en presentatieklikker minimaal 1 dag vooraf. Controleer op de locatie ook stekkerdozen, verlengkabels en oplaadkabels, zodat je niet afhankelijk bent van één aansluiting.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.