Organiser une réunion de partenaires, étape par étape

Une réunion de partenaires se prépare d’abord autour de la date, du programme et du lieu, puis se verrouille avec les inscriptions et les besoins des participants. Prévoyez assez tôt la restauration, les présentateurs et le matériel de projection : ce sont les points qui créent le plus souvent des retards. La dernière semaine sert surtout à confirmer les quantités, tester la technique et préparer l’accueil. Voici l’ordre de travail le plus fiable pour arriver sur place avec tout ce qu’il faut.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu et les salles
3
Finaliser les accords de restauration
2 personnes
4
Rédiger le texte de l’invitation
5
Vérifier le fichier des contacts
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Enregistrer les inscriptions
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Envoyer les infos de parking
11
Confirmer les présentateurs
12
Rassembler les présentations
13
Envoyer le programme aux participants
14
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
15
Imprimer la liste de présence
16
Imprimer les panneaux de direction
17
Confirmer les quantités de traiteur
18
Tester la technique
2 personnes
19
Vérifier les présentations
20
Faire les courses
2 personnes
21
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
22
Stocker le catering au frais
2 personnes
23
Préparer le comptoir d’accueil
2 personnes
24
Définir l'agencement de la salle
3 personnes
25
Installer les tables
3 personnes
26
Installer les chaises
3 personnes
27
Installer la table d'inscription
2 personnes
28
Trier les badges nominatifs
2 personnes
29
Préparer le matériel d’accueil
2 personnes
30
Installer la décoration
2 personnes
31
Installer l’éclairage
2 personnes
32
Mettre le buffet en place
3 personnes
33
Mettre en place le point café
2 personnes
34
Mettre les boissons au frais
2 personnes
35
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
36
Brancher la technique
2 personnes
37
Tester le microphone
2 personnes
38
Préparer les présentations
39
Briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
40
Briefing de l’équipe traiteur
3 personnes

Événement

41
Accueillir les invités
3 personnes
42
Enregistrer la présence
2 personnes
43
Distribuer les badges
2 personnes
44
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
45
Servir le café et le thé
2 personnes
46
Assurer l’ouverture
47
Animer la présentation
2 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Présenter les amuse-bouches
2 personnes
50
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
51
Encadrer le tour de réseautage
2 personnes
52
Servir les repas diététiques
2 personnes
53
Ouvrir le buffet
2 personnes
54
Servir le buffet
3 personnes
55
Dégager les tables
2 personnes
56
Rassembler la vaisselle
2 personnes
57
Réapprovisionner le point café
58
Servir le dessert
2 personnes
59
Prononcer les remerciements
60
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

61
Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
62
Rassembler les déchets
3 personnes
63
Démonter le mobilier
3 personnes
64
Retirer la décoration
2 personnes
65
Débrancher le matériel technique
2 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Nettoyer la cuisine
2 personnes
68
Nettoyer la salle
3 personnes
69
Vérifier les sanitaires
70
Inventorier le matériel
2 personnes
71
Stocker les restes utilisables
72
Rapporter le matériel
2 personnes
73
Rendre les articles empruntés
2 personnes
74
Envoyer un message de remerciement
75
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables hautesqté 8
Tables à mangerqté 6
Chaisesqté 55
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Verres à eauqté 60
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 55
Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Couteauxqté 60
Fourchettesqté 60
Cuillèresqté 60
Couverts de serviceqté 12
Distributeurs de serviettesqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Projecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Câbles HDMIqté 3
Cliqueur de présentation
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6
Câbles de rechargeqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6
Cuillères de serviceqté 12
Carafesqté 6
Thermosqté 4
Bacs à glaçonsqté 4

Décoration

Nappesqté 14
Compositions floralesqté 8
Cartes de menuqté 8
Badges nominatifsqté 60
Stylosqté 30
Panneaux de directionqté 6
Bandes adhésivesqté 2
Vases jetablesqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2
Balaiqté 2
Kit de lavageqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date, le programme et les salles avant d’envoyer l’invitation. Gardez au moins 3 semaines entre l’envoi et la réunion pour laisser le temps aux partenaires de répondre.
Nettoyez le fichier de contacts avant l’envoi, puis prévoyez une relance 7 jours plus tard. Demandez dès l’inscription les restrictions alimentaires et les informations de parking nécessaires.
Fixez une date limite d’inscription située 7 à 10 jours avant la réunion. Vous pourrez ainsi traiter les réponses, confirmer les quantités au traiteur et prévoir les badges nominatifs sans travailler dans l’urgence.
Récupérez les présentations au plus tard 3 jours avant l’événement et testez chaque fichier sur l’ordinateur utilisé sur place. Vérifiez aussi le projecteur, l’écran, les câbles HDMI, le cliqueur, les microphones et les haut-parleurs.
Installez l’accueil, les tables, les chaises et le buffet avant l’arrivée des participants. Gardez le catering au frais, prévoyez les multiprises et rallonges, puis placez les panneaux de direction aux points où un invité peut hésiter.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une réunion de partenaires ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, d’envoyer les invitations au moins 3 semaines avant la date et de confirmer la restauration 7 à 10 jours avant.
Quand envoyer les invitations pour une réunion de partenaires ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant la réunion, après avoir fixé le programme et réservé les salles. Faites une relance 7 jours après l’envoi et fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant l’événement.
Quand confirmer le nombre de repas au traiteur ?: Confirmez les quantités 7 à 10 jours avant la réunion, une fois les inscriptions et les besoins alimentaires traités. Ajoutez ensuite les dernières modifications dès qu’elles sont connues.
Quand tester le matériel de présentation ?: Rassemblez les présentations au plus tard 3 jours avant et testez le projecteur, l’écran, les câbles, les microphones et les haut-parleurs dans la configuration prévue. Refaites un contrôle rapide le jour même avant l’arrivée des partenaires.

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