Zo organiseer je een participatiebijeenkomst

Begin niet met de zaal of de uitnodiging, maar met het doel van de bijeenkomst en de mensen die je wilt bereiken. Werk daarna het programma uit, reserveer een passende locatie en leg vast wie de gesprekken begeleidt. In de laatste week draait alles om bevestigingen, techniek, materialen en toegankelijkheid. Met een duidelijke volgorde voorkom je dat vragen van deelnemers, dieetwensen of een ontbrekende microfoon pas op de dag zelf aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Doel en doelgroep vastleggen
2 personen
2
Programma en tijdschema maken
2 personen
3
Locatie reserveren
4
Zaalindeling bepalen
2 personen
5
Vergunningen controleren
6
Sprekers en begeleiders vastleggen
2 personen
7
Gespreksvragen opstellen
2 personen
8
Presentatie voorbereiden
2 personen
9
Aanmeldformulier maken
10
Uitnodigingen opstellen
2 personen
11
Uitnodigingen versturen
2 personen
12
Inwoners gericht benaderen
3 personen
13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
14
Dieetwensen verzamelen
15
Toegankelijkheid inventariseren
16
Vragen vooraf verzamelen
2 personen
17
Bevestiging aan deelnemers sturen
18
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
19
Werkbladen afdrukken
2 personen
20
Evaluatieformulieren afdrukken
21
Presentatie technisch testen
2 personen
22
Catering bestellen
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Materialen verzamelen
2 personen
25
Route- en zaalbordjes maken
26
Aanwezigheidslijst klaarleggen

Event

27
Zaal openen
2 personen
28
Tafels opstellen
4 personen
29
Stoelen plaatsen
4 personen
30
Presentatiehoek inrichten
2 personen
31
Techniek aansluiten
2 personen
32
Microfoons testen
2 personen
33
Koffiepunt inrichten
2 personen
34
Hapjes klaarzetten
2 personen
35
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
36
Routebordjes ophangen
2 personen
37
Deelnemers registreren
3 personen
38
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
39
Programma toelichten
40
Welkomstwoord verzorgen
41
Inleiding presenteren
2 personen
42
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
43
Gesprekstafels begeleiden
6 personen
44
Belangrijkste punten noteren
6 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Pauzehapjes serveren
3 personen
47
Pauze aankondigen
48
Werkbladen uitdelen
3 personen
49
Tweede gespreksronde begeleiden
6 personen
50
Inbreng per tafel verzamelen
6 personen
51
Maaltijdbuffet klaarzetten
4 personen
52
Maaltijd serveren
4 personen
53
Allergenen zichtbaar aangeven
54
Servies en afval opruimen
3 personen
55
Resultaten plenair terugkoppelen
3 personen
56
Vervolgstappen toelichten
57
Laatste vragen beantwoorden
3 personen
58
Evaluatieformulieren uitdelen
2 personen
59
Evaluatieformulieren innemen
2 personen
60
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

61
Techniek uitschakelen
2 personen
62
Materialen inpakken
3 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
64
Afval verzamelen
3 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Zaal schoonmaken
3 personen
67
Locatie afsluiten
2 personen
68
Geleende spullen retourneren
2 personen
69
Inbreng digitaliseren
2 personen
70
Aanwezigheidslijst verwerken
71
Bedankbericht versturen
72
Verslag aan deelnemers sturen
2 personen
73
Openstaande vragen beantwoorden
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 90
Ontvangstbalie
Afvalbakkenaantal 6
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekeraantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Presentatieklikker
Flip-overaantal 6
Flip-overstiftenaantal 24

Servies

Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 90
Bordenaantal 90
Besteksetsaantal 90
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3

Decoratie

Naamkaartjesaantal 100
Tafelbordjesaantal 12
Routebordjesaantal 10
Tafelkledenaantal 12

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Catering

Waterkannenaantal 12
Koelboxenaantal 4
Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Sponzenaantal 6
Afwasborstelsaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Bezemsetsaantal 2
Stofzuiger
Handzeepdispensersaantal 4

Tips

Plan de bijeenkomst vanuit één concrete opbrengst, zoals reacties op een voorstel of gezamenlijke prioriteiten. Kies daarna gespreksvragen die binnen de beschikbare tijd te beantwoorden zijn; drie tot vijf vragen werkt meestal beter dan een lange vragenlijst.
Maak het programma op tijdsblokken en reserveer ruimte voor ontvangst, uitleg, groepsgesprekken en terugkoppeling. Stuur deelnemers uiterlijk 7 dagen vooraf de bevestiging met begin- en eindtijd, route en wat ze kunnen verwachten.
Benader niet alleen mensen die zichzelf aanmelden. Gebruik gerichte uitnodigingen voor groepen die je anders mist en verzamel vooraf vragen, toegankelijkheidsbehoeften en dieetwensen, zodat je het programma en de ontvangst daarop kunt aanpassen.
Test presentatie, beamer, projectiescherm, microfoons en luidspreker minimaal 2 werkdagen vooraf op de locatie. Leg ook verlengsnoeren, stekkerdozen en een presentatieklikker klaar; zonder die kleine onderdelen kan de techniek alsnog stilvallen.
Richt de zaal zo in dat deelnemers elkaar kunnen aankijken en begeleiders makkelijk kunnen rondlopen. Zet route- en zaalbordjes bij de ingang, leg naamkaartjes en werkbladen klaar en controleer vóór de start of koffie, water en afvalbakken bereikbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een participatiebijeenkomst?: Reken voor een bijeenkomst met ontvangst, uitleg en groepsgesprekken op ongeveer 2 tot 2,5 uur. Plan daarnaast 15 tot 30 minuten voor inloop en minstens 30 minuten voor opbouw en een technische controle.
Wanneer moet ik deelnemers uitnodigen voor een participatiebijeenkomst?: Verstuur de eerste uitnodiging bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Stuur ingeschreven deelnemers uiterlijk 7 dagen voor de bijeenkomst een bevestiging en neem contact op met mensen die nog niet reageren als hun deelname belangrijk is.
Hoeveel stoelen en tafels heb ik nodig?: Zet voor iedere aangemelde deelnemer één stoel klaar en voeg 10 procent extra toe voor onverwachte aanwezigen. Bepaal het aantal tafels op basis van de groepsindeling; voor gesprekstafels werkt meestal één tafel per 6 tot 8 deelnemers.
Wanneer regel je de catering voor een participatiebijeenkomst?: Bestel de catering ongeveer 7 tot 10 dagen vooraf, zodra het aantal aanmeldingen redelijk stabiel is. Vraag dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding uit en controleer ze opnieuw bij de definitieve bestelling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.