Eine Partizipationsveranstaltung Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Partizipationsveranstaltung entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über die Qualität der Gespräche. Lege zuerst Ziel, Zielgruppe und gewünschte Ergebnisse fest, bevor du Programm, Raum und Einladungen planst. Danach folgen Anmeldung, Fragen im Voraus, Barrierefreiheit, Technik und Verpflegung. Plane außerdem Zeit für Empfang, Namensschilder, Arbeitsblätter und die Auswertung ein – diese kleinen Abläufe werden am Veranstaltungstag sonst schnell vergessen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Ziel und Zielgruppe festlegen
2 Personen
- 2
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
- 3
Location reservieren
- 4
Raumaufteilung festlegen
2 Personen
- 5
Genehmigungen prüfen
- 6
Referenten und Begleitpersonen festlegen
2 Personen
- 7
Gesprächsfragen erstellen
2 Personen
- 8
Präsentation vorbereiten
2 Personen
- 9
Anmeldeformular erstellen
- 10
Einladungen erstellen
2 Personen
- 11
Einladungen verschicken
2 Personen
- 12
Gezielt Einwohner ansprechen
3 Personen
- 13
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 14
Ernährungswünsche erfassen
- 15
Barrierefreiheit erfassen
- 16
Fragen im Voraus sammeln
2 Personen
- 17
Bestätigung an Teilnehmer senden
- 18
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 19
Arbeitsblätter ausdrucken
2 Personen
- 20
Evaluierungsformulare drucken
- 21
Technische Präsentation testen
2 Personen
- 22
Catering bestellen
- 23
Einkaufen gehen
2 Personen
- 24
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 25
Wegweiser und Raumschilder erstellen
- 26
Teilnehmerliste bereitlegen
Event
- 27
Saal öffnen
2 Personen
- 28
Tische aufstellen
4 Personen
- 29
Stühle aufstellen
4 Personen
- 30
Präsentationsecke einrichten
2 Personen
- 31
Technik anschließen
2 Personen
- 32
Mikrofone testen
2 Personen
- 33
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 34
Snacks bereitstellen
2 Personen
- 35
Empfangstheke einrichten
2 Personen
- 36
Wegweiser aufhängen
2 Personen
- 37
Teilnehmer registrieren
3 Personen
- 38
Namensschilder verteilen
2 Personen
- 39
Programm vorstellen
- 40
Begrüßungswort übernehmen
- 41
Einleitung präsentieren
2 Personen
- 42
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
- 43
Gesprächstische begleiten
6 Personen
- 44
Wichtigste Punkte notieren
6 Personen
- 45
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 46
Pausensnacks servieren
3 Personen
- 47
Pause ankündigen
- 48
Arbeitsblätter verteilen
3 Personen
- 49
Zweite Gesprächsrunde betreuen
6 Personen
- 50
Beiträge pro Tisch einsammeln
6 Personen
- 51
Mahlzeitenbuffet aufbauen
4 Personen
- 52
Mahlzeit servieren
4 Personen
- 53
Allergene deutlich kennzeichnen
- 54
Geschirr und Abfall wegräumen
3 Personen
- 55
Ergebnisse im Plenum zurückmelden
3 Personen
- 56
Nächste Schritte erläutern
- 57
Letzte Fragen beantworten
3 Personen
- 58
Evaluierungsbögen verteilen
2 Personen
- 59
Evaluierungsformulare einsammeln
2 Personen
- 60
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 61
Technik ausschalten
2 Personen
- 62
Materialien einpacken
3 Personen
- 63
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 64
Abfall sammeln
3 Personen
- 65
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 66
Saal reinigen
3 Personen
- 67
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 68
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 69
Beiträge digitalisieren
2 Personen
- 70
Anwesenheitsliste bearbeiten
- 71
Dankesnachricht versenden
- 72
Bericht an Teilnehmende senden
2 Personen
- 73
Offene Fragen beantworten
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 12
- StühleAnz. 90
- Empfangstresen
- AbfallbehälterAnz. 6
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- FunkmikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Präsentationsklicker
- FlipchartAnz. 6
- Flipchart-MarkerAnz. 24
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 90
- WassergläserAnz. 90
- TellerAnz. 90
- BestecksetsAnz. 90
- ServierlöffelAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- ServierschalenAnz. 12
- ServiertablettsAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
Dekoration
- NamensschilderAnz. 100
- TischschilderAnz. 12
- WegweiserAnz. 10
- TischdeckenAnz. 12
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 4
Catering
- WasserkannenAnz. 12
- KühlboxenAnz. 4
- Einkäufe
Reinigung
- EimerAnz. 3
- SchwämmeAnz. 6
- SpülbürstenAnz. 3
- BodenabzieherAnz. 2
- BesensetsAnz. 2
- Staubsauger
- HandseifenspenderAnz. 4
Tipps
- Lege spätestens 6 bis 8 Wochen vorher Ziel und Zielgruppe fest. Formuliere außerdem, welche konkreten Ergebnisse am Ende vorliegen sollen; daran richtest du Gesprächsfragen, Präsentation und Arbeitsblätter aus.
- Erstelle den Zeitplan mit festen Blöcken für Ankommen, Einführung, Diskussion und Abschluss. Plane für die Anmeldung mindestens 20 Minuten und zwischen Programmpunkten jeweils 5 Minuten Wechselzeit ein.
- Sammle bei der Anmeldung nicht nur Namen, sondern auch Ernährungswünsche, Barrierefreiheitsbedarf und Fragen im Voraus. Verschicke die Teilnahmebestätigung spätestens 7 Tage vor dem Termin mit Uhrzeit, Adresse und Raumhinweisen.
- Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Mikrofone und Lautsprecher mindestens 2 Tage vorher gemeinsam. Lege Verlängerungskabel, Präsentationsklicker und einen Plan B für den Fall eines technischen Ausfalls bereit.
- Bereite Raum und Empfang am Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten vor Beginn vor. Stelle Namensschilder, Tischschilder, Wegweiser, Arbeitsblätter und Evaluierungsformulare sichtbar bereit und prüfe, ob Wasser, Kaffee und Geschirr für alle angemeldeten Personen vorhanden sind.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Partizipationsveranstaltung planen?
- Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Ziel, Zielgruppe, Termin und Veranstaltungsort. Für Genehmigungen, Referenten, Einladungen und Anmeldungen bleiben so mindestens 4 Wochen Puffer.
- Wie viel Zeit sollte eine Partizipationsveranstaltung dauern?
- Für Begrüßung, Information und Beteiligung solltest du meist 2 bis 3 Stunden einplanen. Rechne zusätzlich 30 Minuten für Ankommen und informellen Austausch ein, wenn viele Personen erstmals teilnehmen.
- Wann verschickt man die Einladungen zu einer Partizipationsveranstaltung?
- Verschicke die Einladungen idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Eine Erinnerung 7 Tage vorher erhöht die Verbindlichkeit und gibt dir Zeit, Anmeldungen, Ernährungswünsche und Barrierefreiheit zu prüfen.
- Wie viele Personen können an einer Partizipationsveranstaltung teilnehmen?
- Das hängt vom Raum und vom Beteiligungsformat ab. Plane bei Tischgruppen etwa 1 Tisch für 4 bis 6 Personen und halte zusätzlich rund 10 Prozent Reserve bei Arbeitsblättern, Namensschildern und Getränken bereit.
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