Zo organiseer je een parochiekerstmarkt

Begin met de datum, locatie en begroting voordat je kraamhouders of leveranciers benadert. Teken daarna de marktindeling en bepaal hoeveel kramen, tafels, tenten en stroompunten nodig zijn. Regel vrijwilligers, vergunningen en verzekeringen ruim op tijd; die onderdelen worden vaak pas vlak voor de markt gecontroleerd. Werk in de laatste week met één voorraadlijst voor eten, servies, decoratie, contant geld en materialen voor de koffie- en soepverkoop.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Begroting vaststellen
2 personen
3
Marktindeling tekenen
2 personen
4
Kramen en tafels inventariseren
2 personen
5
Leveranciers benaderen
2 personen
6
Reserveringen maken
2 personen
7
Kraamhouders uitnodigen
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
2 personen
11
Vrijwilligers werven
2 personen
12
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
13
Kraamindeling bevestigen
2 personen
14
Programma opstellen
2 personen
15
Vergunningen controleren
2 personen
16
Verzekering controleren
2 personen
17
Promotie ophangen
2 personen
18
Sociale berichten plaatsen
2 personen
19
Kraamhouders informeren
2 personen
20
Voorraad controleren
2 personen
21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Koelwaren ophalen
2 personen
24
Kerstdecoratie sorteren
3 personen
25
Contant geld klaarleggen
2 personen
26
Kassa's voorbereiden
2 personen
27
Hapjes voorbereiden
5 personen
28
Warme dranken voorbereiden
3 personen
29
Koelboxen vullen
3 personen
30
Terrein controleren
3 personen
31
Kramen opbouwen
8 personen
32
Tafels en stoelen opstellen
6 personen
33
Stroom aansluiten
3 personen
34
Verlichting ophangen
4 personen
35
Versiering ophangen
4 personen
36
Kraamlabels plaatsen
3 personen
37
Verkooptafels inrichten
6 personen
38
Cateringbuffet inrichten
4 personen

Event

39
Kassa's bemannen
2 personen
40
Kraamhouders ontvangen
3 personen
41
Bezoekers verwelkomen
3 personen
42
Kerstkraampjes bemannen
8 personen
43
Warme dranken serveren
4 personen
44
Hapjes serveren
4 personen
45
Dranken bijvullen
3 personen
46
Buffet aanvullen
3 personen
47
Servies verzamelen
2 personen
48
Afvalbakken legen
2 personen
49
Toiletten controleren
2 personen
50
Programma aankondigen
51
Muziek verzorgen
2 personen
52
Kassa's afsluiten
2 personen
53
Kraamhouders uitchecken
2 personen

Nazorg

54
Kramen afbouwen
8 personen
55
Tafels en stoelen opruimen
6 personen
56
Decoratie verwijderen
4 personen
57
Apparatuur uitschakelen
3 personen
58
Servies afwassen
4 personen
59
Afval verzamelen
4 personen
60
Locatie schoonmaken
6 personen
61
Voorraad terugbrengen
3 personen
62
Materialen inventariseren
2 personen
63
Geleende spullen retourneren
3 personen
64
Kassaopbrengst afstorten
2 personen
65
Restanten veilig opslaan
2 personen
66
Bedankbericht versturen
2 personen
67
Foto's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 8
Tafelkleedhoezenaantal 18
Kledingrekkenaantal 4
Opbergkrattenaantal 20

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 150
Mokkenaantal 100
Bordenaantal 150
Soepkommenaantal 100
Messenaantal 150
Vorkenaantal 150
Lepelsaantal 150
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Waterkokersaantal 4
Soepketelsaantal 3
Soeplepelsaantal 3
Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Mengkommenaantal 8
Serveer schalenaantal 20
Tangenaantal 12
Maatbekersaantal 4
Koelboxenaantal 6
Dienbladenaantal 10
Bakken met dekselsaantal 20
Warmhoudschalenaantal 6

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 10
Draagbare speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Kassaboxenaantal 3
Pinapparatenaantal 2
Labelprintersaantal 2
Kabelmattenaantal 12
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 12
LED-lantaarnsaantal 20
LED-kaarsenaantal 40

Decoratie

Kerstbomenaantal 4
Kerstballenaantal 120
Kerstslingersaantal 20
Kerstkransenaantal 8
Kerstfigurenaantal 12
Menubordenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Kraamnummerkaartenaantal 12
Prijskaartjesaantal 200
Tafeldecoratiesaantal 18

Schoonmaak

Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Bezemsaantal 4
Blik en vegersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Handsprayflaconsaantal 6
Afvalbakkenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de marktindeling vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Noteer per kraam de beschikbare tafelruimte, eventuele partytent en de afstand tot een verlengkabel, zodat je later geen kramen hoeft te verplaatsen.
Vraag bij de aanmelding meteen dieetwensen en benodigde voorzieningen uit. Sluit de aanmeldingen uiterlijk 2 weken voor de markt, zodat je de kraamindeling en het programma nog rustig kunt bevestigen.
Maak één vrijwilligersrooster met blokken van 2 tot 3 uur. Plan aparte mensen voor opbouw, koffie en soep, ontvangst, kas en opruimen; anders blijft de verkoop onbemand zodra iemand pauze neemt.
Controleer de voorraad 3 dagen vooraf en haal koelwaren pas kort voor de markt op. Tel niet alleen ingrediënten, maar ook kopjes, mokken, glazen, borden, soepkommen, bestek, opscheplepels en thermoskannen.
Test op de opbouwdag alle waterkokers, soepketels en verlengkabels op hun plek. Leg contant geld, dienbladen, tangen en schoon servies klaar vóór de eerste kraamhouders arriveren; dat voorkomt zoeken tijdens de opening.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een parochiekerstmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, begroting en vergunningen. Reserveer leveranciers en nodig kraamhouders uiterlijk 6 weken vooraf uit; plan de definitieve indeling en het vrijwilligersrooster in de laatste 2 weken.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een parochiekerstmarkt?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per actieve verkoop- of ontvangstpost per dienst, plus 2 mensen voor opbouw en 2 voor opruimen. Werk met diensten van 2 tot 3 uur, zodat dezelfde mensen niet de hele markt blijven staan.
Wanneer moet je de kraamindeling van een kerstmarkt maken?: Maak een voorlopige indeling zodra de eerste aanmeldingen binnen zijn en bevestig haar uiterlijk 2 weken voor de markt. Houd daarna alleen nog kleine wijzigingen bij, zoals een extra tafel, tent of stroomaansluiting.
Hoeveel eten en drinken moet je inkopen voor een parochiekerstmarkt?: Gebruik de bevestigde aanmeldingen als basis en tel per verwacht verkooppunt apart. Controleer de voorraad 3 dagen vooraf, haal koelwaren binnen 24 uur voor de markt op en voeg alleen een kleine reserve toe die past binnen je begroting.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.