Organiser un marché de Noël paroissial sans rien oublier
Un marché de Noël paroissial se prépare d’abord sur le papier : date, lieu, budget et plan des stands. Ensuite, il faut coordonner les exposants, les inscriptions, les bénévoles et les autorisations avant de communiquer au public. Les derniers jours servent surtout à vérifier les stocks, récupérer les produits frais et préparer la caisse. Le plan ci-dessous vous aide à suivre cet ordre et à éviter les oublis de dernière minute.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
- 2
Établir le budget
2 personnes
- 3
Dessiner le plan du marché
2 personnes
- 4
Inventorier les stands et les tables
2 personnes
- 5
Contacter les fournisseurs
2 personnes
- 6
Faire les réservations
2 personnes
- 7
Inviter les exposants
2 personnes
- 8
Envoyer les invitations
2 personnes
- 9
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 10
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
- 11
Recruter des bénévoles
2 personnes
- 12
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
- 13
Confirmer la répartition des stands
2 personnes
- 14
Élaborer le programme
2 personnes
- 15
Vérifier les autorisations
2 personnes
- 16
Vérifier l’assurance
2 personnes
- 17
Afficher la promotion
2 personnes
- 18
Publier des messages sur les réseaux sociaux
2 personnes
- 19
Informer les exposants
2 personnes
- 20
Vérifier les stocks
2 personnes
- 21
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 22
Faire les courses
3 personnes
- 23
Récupérer les produits frais
2 personnes
- 24
Trier les décorations de Noël
3 personnes
- 25
Préparer l'argent liquide
2 personnes
- 26
Préparer les caisses
2 personnes
- 27
Préparer les en-cas
5 personnes
- 28
Préparer les boissons chaudes
3 personnes
- 29
Remplir les glacières
3 personnes
- 30
Contrôler le site
3 personnes
- 31
Monter les stands
8 personnes
- 32
Installer les tables et les chaises
6 personnes
- 33
Brancher l’électricité
3 personnes
- 34
Installer l'éclairage
4 personnes
- 35
Suspendre la décoration
4 personnes
- 36
Installer les étiquettes de stand
3 personnes
- 37
Installer les tables de vente
6 personnes
- 38
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Événement
- 39
Tenir les caisses
2 personnes
- 40
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
- 41
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 42
Tenir les chalets de Noël
8 personnes
- 43
Servir des boissons chaudes
4 personnes
- 44
Servir des amuse-bouches
4 personnes
- 45
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
- 46
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
- 47
Rassembler la vaisselle
2 personnes
- 48
Vider les poubelles
2 personnes
- 49
Vérifier les toilettes
2 personnes
- 50
Annoncer le programme
- 51
Fournir la musique
2 personnes
- 52
Fermer les caisses
2 personnes
- 53
Clôturer le départ des exposants
2 personnes
Suivi
- 54
Démonter les stands
8 personnes
- 55
Ranger les tables et les chaises
6 personnes
- 56
Retirer la décoration
4 personnes
- 57
Éteindre l’équipement
3 personnes
- 58
Faire la vaisselle
4 personnes
- 59
Rassembler les déchets
4 personnes
- 60
Nettoyer le lieu
6 personnes
- 61
Rapporter le stock
3 personnes
- 62
Inventorier le matériel
2 personnes
- 63
Rendre les articles empruntés
3 personnes
- 64
Déposer les recettes de la caisse
2 personnes
- 65
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
- 66
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
- 67
Partager les photos
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Stands de marchéqté 12
- Tentes de réceptionqté 4
- Tablesqté 18
- Chaisesqté 80
- Tabourets de barqté 8
- Housses de nappesqté 18
- Portants à vêtementsqté 4
- Caisses de rangementqté 20
Vaisselle
- Tasses à caféqté 120
- Verresqté 150
- Tassesqté 100
- Assiettesqté 150
- Bol à soupeqté 100
- Couteauxqté 150
- Fourchettesqté 150
- Cuillèresqté 150
- Louchesqté 12
Cuisine
- Thermosqté 8
- Bouilloiresqté 4
- Marmites à soupeqté 3
- Louches à soupeqté 3
- Planches à découperqté 6
- Couteaux de chefqté 6
- Saladiersqté 8
- Plats de serviceqté 20
- Pincesqté 12
- Verres doseursqté 4
- Glacièresqté 6
- Plateauxqté 10
- Bacs avec couverclesqté 20
- Plats de maintien au chaudqté 6
Équipement
- Rallongesqté 10
- Multiprisesqté 10
- Enceintes portablesqté 2
- Microphonesqté 2
- Caissesqté 3
- Terminaux de paiementqté 2
- Imprimantes d’étiquettesqté 2
- Passe-câblesqté 12
- Poteaux de balisageqté 12
- Ruban de balisageqté 4
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 12
- Lanternes LEDqté 20
- Bougies LEDqté 40
Décoration
- Sapins de Noëlqté 4
- Boules de Noëlqté 120
- Guirlandes de Noëlqté 20
- Couronnes de Noëlqté 8
- Personnages de Noëlqté 12
- Panneaux de menuqté 8
- Panneaux indicateursqté 12
- Cartes de numéro de standqté 12
- Étiquettes de prixqté 200
- Décorations de tableqté 18
Nettoyage
- Seauxqté 6
- Serpillièresqté 6
- Balaisqté 4
- Pelle et balayetteqté 4
- Gants de nettoyageqté 12
- Flacons de gel hydroalcooliqueqté 6
- Poubellesqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par le plan du marché : notez l’emplacement de chaque stand, des tables, des chaises et des zones de circulation. Gardez une place clairement identifiée pour l’accueil, la caisse et le service des boissons ou de la soupe.
- Fixez le budget avant de contacter les fournisseurs. Prévoyez séparément le mobilier, les tentes, la vaisselle, les boissons, les produits frais, la décoration et une réserve pour les achats imprévus.
- Demandez aux exposants leurs besoins dès l’inscription : nombre de tables, alimentation électrique, emplacement et horaires d’arrivée. Confirmez ensuite la répartition des stands par écrit, au moins 7 jours avant le marché.
- Pour les bénévoles, établissez des créneaux d’au moins 2 heures et désignez un responsable par zone. Une personne doit aussi suivre la caisse, tandis qu’une autre vérifie les thermos, bouilloires, marmites et ustensiles pendant le service.
- Ne gardez pas les achats pour le dernier jour : vérifiez les stocks et la liste des courses 3 à 5 jours avant, puis récupérez les produits frais la veille. Préparez également l’argent liquide et testez les rallonges avant l’ouverture.
Questions fréquentes
- Quand commencer l’organisation d’un marché de Noël paroissial ?
- Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premières semaines servent à confirmer le lieu, le budget, les autorisations et les fournisseurs, puis à inviter les exposants et recruter les bénévoles.
- Combien de bénévoles faut-il pour un marché de Noël paroissial ?
- Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour la caisse, 2 pour le service des boissons ou de la soupe et 1 responsable de salle par créneau. Pour un marché de taille moyenne, organisez des équipes de 5 à 8 personnes et faites-les se relayer toutes les 2 heures.
- Quand confirmer les stands et les besoins des exposants ?
- Demandez les informations lors de l’inscription et confirmez chaque emplacement au moins 7 jours avant l’événement. Cela laisse le temps de modifier le plan, de réserver les tables ou les tentes et de résoudre les besoins électriques.
- Quand faire les courses pour un marché de Noël paroissial ?
- Vérifiez les stocks et la liste des courses 3 à 5 jours avant, puis achetez les produits non périssables. Récupérez les produits frais la veille et contrôlez le matin même la vaisselle, les boissons chaudes, les glacières et l’argent liquide.
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