Zo organiseer je een parfumworkshop

Een parfumworkshop organiseren begint niet bij de geuren, maar bij het aantal deelnemers en de beschikbare werkruimte. Regel eerst de inschrijvingen, verzamel dieetwensen en stuur daarna de workshopinformatie met praktische details. Bereid per tafel dezelfde materialen en parfumformules voor, zodat niemand tijdens het mengen hoeft te wachten. Op de dag zelf zijn ventilatie, duidelijke veiligheidsinformatie en een korte registratie extra belangrijk: geuren blijven lang hangen en deelnemers werken met kleine hoeveelheden vloeistof.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Ruimte reserveren
3
Aanmeldformulier openen
4
Workshopinformatie versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemerslijst bijwerken
8
Definitieve bevestiging versturen
9
Programma afdrukken
10
Workshoprecepten afdrukken
11
Naamkaartjes maken
12
Parfumformules voorbereiden
2 personen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Workshopmaterialen controleren
2 personen
15
Dranken koelen
16
Hapjes voorbereiden
2 personen
17
Materialen per tafel sorteren
2 personen
18
Toegang tot ruimte bevestigen
19
Ruimte ventileren
20
Tafels opstellen
3 personen
21
Stoelen neerzetten
2 personen
22
Workshopstations inrichten
3 personen
23
Registratietafel klaarzetten
24
Dranken en hapjes klaarzetten
2 personen
25
Veiligheidsinformatie ophangen
26
Ontvangstteam instrueren
2 personen

Event

27
Deelnemers ontvangen
2 personen
28
Naamkaartjes uitdelen
29
Welkomstdrank serveren
2 personen
30
Veiligheidsuitleg geven
31
Geurfamilies toelichten
32
Geurnoten laten testen
2 personen
33
Pauzedrankjes serveren
2 personen
34
Dranken bijvullen
35
Parfumformules samenstellen
3 personen
36
Parfumflesjes vullen
3 personen
37
Hapjes serveren
2 personen
38
Werktafels tussentijds reinigen
2 personen
39
Etiketten controleren
2 personen
40
Parfums laten verpakken
2 personen
41
Groepsfoto maken
42
Afscheid en bedankje verzorgen
2 personen
43
Laatste dranken serveren
44
Gebruikt servies verzamelen
2 personen

Nazorg

45
Workshoptafels leegruimen
3 personen
46
Afval scheiden en afvoeren
2 personen
47
Servies afwassen
2 personen
48
Ruimte schoonmaken
3 personen
49
Materialen inpakken
2 personen
50
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
51
Overgebleven spullen opslaan
52
Geleende materialen retourneren
53
Facturen en bonnetjes archiveren
54
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 32
Registratietafel
Barkrukkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 40
Wijnglazenaantal 36
Koffiekopjesaantal 36
Dessertbordjesaantal 40
Theelepelsaantal 40
Serveerschalenaantal 8
Scharenaantal 8

Apparatuur

Digitale weegschalenaantal 8
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 4
Laptop
Presentatiescherm

Workshopmateriaal

Glazen maatbekersaantal 24
Glazen mengbekersaantal 24
Pipettenaantal 120
Trechtersaantal 12
Roerstaafjesaantal 60
Parfumflesjesaantal 36
Geurstrookjesaantal 300
Mengtraysaantal 12
Maatlepelsaantal 24
Veiligheidsbrillenaantal 12
Herbruikbare schortenaantal 12
Kleine afvalbakjesaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Bloemstukkenaantal 4
Welkomstbord
Programmastandaardsaantal 6

Verlichting

Tafellampenaantal 6

Schoonmaak

Afwasteilaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 2

Keuken

Koffiezetapparaat
Thermoskannenaantal 3
Serveerbladenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de ruimte op basis van het aantal deelnemers en werkstations. Zet per tafel mengbekers, maatbekers, pipetten, roerstaafjes, geurstrookjes en parfumflesjes klaar, zodat deelnemers niet hoeven rond te lopen.
Stuur de definitieve bevestiging uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld daarin de starttijd, verwachte duur, route, kledingadvies, eventuele dieetwensen en of deelnemers een eigen parfum kunnen meenemen.
Maak de parfumformules vooraf in een vast aantal sets. Controleer digitale weegschalen, maatlepels en pipetten minstens 1 dag eerder; ontbrekende workshopmaterialen ontdek je op de dag zelf te laat.
Ventileer de ruimte vóór binnenkomst en houd tijdens de workshop ramen of ventilatie beschikbaar. Hang de veiligheidsinformatie zichtbaar op en leg veiligheidsbrillen en herbruikbare schorten bij elk station.
Richt de registratietafel in bij de ingang en zet naamkaartjes op alfabetische volgorde klaar. Koel dranken vooraf en plaats hapjes op een aparte tafel, zodat eten niet naast geurstoffen en mengmaterialen staat.

Veelgestelde vragen

Hoeveel deelnemers passen aan één tafel bij een parfumworkshop?: Reken op 4 tot 6 deelnemers per tafel als iedereen zelf een geur mengt. Voor groepen groter dan 12 personen zijn minimaal 2 aparte workshopstations meestal praktischer.
Hoe lang duurt een parfumworkshop organiseren?: Begin minimaal 4 weken vooraf met ruimte reserveren en uitnodigingen versturen. Reserveer de laatste 3 dagen voor de definitieve deelnemerslijst, boodschappen en het klaarzetten van de formules.
Wat moet ik per deelnemer klaarleggen voor een parfumworkshop?: Leg per deelnemer minimaal een geurstrookje, pipet, maatlepel, veiligheidsbril, schort en parfumflesje klaar. Voor het mengen deel je glazen mengbekers en maatbekers per tafel, plus een digitale weegschaal als je op gewicht werkt.
Wanneer moet ik de ruimte ventileren voor een parfumworkshop?: Ventileer de ruimte minstens 30 minuten vóór de ontvangst en controleer opnieuw vlak voor de start. Houd tijdens het mengen een mogelijkheid tot extra ventilatie beschikbaar, vooral bij een kleine ruimte.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.