Organiser un atelier de parfums sans rien laisser au hasard

Un atelier de parfums se prépare dans un ordre précis : d’abord les inscriptions et les besoins des participants, puis les formules, le matériel et l’aménagement de la salle. Prévoyez un poste de travail par petit groupe et gardez une marge pour les personnes qui s’inscrivent tard. Le jour même, l’accueil, les consignes de sécurité et la disposition des ingrédients doivent être prêts avant l’arrivée du premier participant. Cette méthode limite les files d’attente et les erreurs de dosage.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Réserver la salle
3
Ouvrir le formulaire d’inscription
4
Envoyer les informations sur l’atelier
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Mettre à jour la liste des participants
8
Envoyer la confirmation définitive
9
Imprimer le programme
10
Imprimer les recettes de l’atelier
11
Créer des badges nominatifs
12
Préparer les formules de parfum
2 personnes
13
Faire les courses
2 personnes
14
Vérifier le matériel d’atelier
2 personnes
15
Refroidir les boissons
16
Préparer les en-cas
2 personnes
17
Trier le matériel par table
2 personnes
18
Confirmer l’accès à la salle
19
Aérer la salle
20
Installer les tables
3 personnes
21
Installer les chaises
2 personnes
22
Mettre en place les postes d'atelier
3 personnes
23
Préparer la table d'inscription
24
Préparer les boissons et les amuse-bouches
2 personnes
25
Afficher les consignes de sécurité
26
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes

Événement

27
Accueillir les participants
2 personnes
28
Distribuer les badges
29
Servir la boisson de bienvenue
2 personnes
30
Donner les consignes de sécurité
31
Expliquer les familles olfactives
32
Faire tester les notes olfactives
2 personnes
33
Servir les boissons de la pause
2 personnes
34
Réapprovisionner les boissons
35
Composer des formules de parfum
3 personnes
36
Remplir les flacons de parfum
3 personnes
37
Servir des amuse-bouches
2 personnes
38
Nettoyer les tables de travail entre les utilisations
2 personnes
39
Vérifier les étiquettes
2 personnes
40
Faire emballer les parfums
2 personnes
41
Prendre une photo de groupe
42
Organiser les adieux et les remerciements
2 personnes
43
Servir les dernières boissons
44
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes

Suivi

45
Dégager les tables d'atelier
3 personnes
46
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
47
Faire la vaisselle
2 personnes
48
Nettoyer l’espace
3 personnes
49
Emballer le matériel
2 personnes
50
Remettre les tables et les chaises en place
3 personnes
51
Stocker les objets restants
52
Restituer le matériel emprunté
53
Classer les factures et les reçus
54
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 32
Table d'inscription
Tabourets de barqté 4
Poubellesqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 40
Verres à vinqté 36
Tasses à caféqté 36
Assiettes à dessertqté 40
Cuillères à caféqté 40
Plateaux de serviceqté 8
Ciseauxqté 8

Équipement

Balances numériquesqté 8
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 4
Ordinateur portable
Écran de présentation

Matériel d'atelier

Verres doseursqté 24
Béchers en verreqté 24
Pipettesqté 120
Entonnoirsqté 12
Bâtonnets mélangeursqté 60
Flacons de parfumqté 36
Bandelettes olfactivesqté 300
Plateaux de mélangeqté 12
Cuillères doseusesqté 24
Lunettes de sécuritéqté 12
Tabliers réutilisablesqté 12
Petites poubellesqté 12

Décoration

Nappesqté 6
Compositions floralesqté 4
Panneau d’accueil
Pupitres de programmeqté 6

Éclairage

Lampes de tableqté 6

Nettoyage

Bac à vaisselleqté 2
Seaux de nettoyageqté 2

Cuisine

Machine à café
Thermosqté 3
Plateaux de serviceqté 4

Catering

Courses

Conseils

Ouvrez les inscriptions au moins 3 semaines avant l’atelier et demandez dès le formulaire les besoins alimentaires ainsi que les éventuelles contraintes particulières. Fermez les inscriptions quelques jours avant pour finaliser la liste des participants.
Préparez les formules de parfum et imprimez les recettes au moins 48 heures à l’avance. Prévoyez une copie par poste de travail, plutôt qu’une seule recette à faire circuler entre les tables.
Comptez un poste d’atelier pour 3 à 4 participants. Regroupez sur chaque table les béchers, pipettes, entonnoirs, bandelettes olfactives, flacons et outils de dosage afin d’éviter les déplacements pendant les mélanges.
Vérifiez l’accès à la salle et l’alimentation électrique la veille, surtout si les bouilloires, l’ordinateur et l’écran doivent être utilisés. Placez les rallonges et multiprises avant l’installation des tables pour éviter les câbles dans les passages.
Arrivez au moins 90 minutes avant le début : aérez la salle, installez les postes, refroidissez les boissons et préparez l’accueil. Affichez les consignes de sécurité avant de distribuer les tabliers et les lunettes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer un atelier de parfums ?: Prévoyez environ 3 semaines entre l’envoi des invitations et l’atelier. Gardez les 48 dernières heures pour confirmer les participants, préparer les formules, imprimer les recettes et contrôler le matériel.
Combien de participants prévoir par table pour un atelier de parfums ?: Installez idéalement 3 à 4 participants par poste de travail. Au-delà de 4 personnes, les pipettes, balances et flacons circulent mal et chacun attend davantage avant de pouvoir faire son mélange.
Quand faut-il installer la salle pour un atelier de parfums ?: Commencez l’installation au moins 90 minutes avant l’accueil. Les tables, chaises, postes d’atelier, table d’inscription, boissons et consignes de sécurité doivent être prêts avant l’arrivée des participants.
Que faut-il vérifier avant le jour de l’atelier de parfums ?: La veille, contrôlez les quantités de formules, les flacons et le matériel pour chaque poste, puis vérifiez l’accès à la salle et les prises électriques. Confirmez aussi la liste définitive des participants et leurs besoins alimentaires.

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