Zo organiseer je een pannenkoekenavond

Begin met de datum, de ruimte en de keuken: zonder voldoende kookruimte loopt een pannenkoekenavond snel vast. Open daarna de aanmeldingen en vraag direct naar dieetwensen en allergieën, zodat je het beslag, de toppings en de allergeneninformatie kunt plannen. Deel vrijwilligers in vóór je boodschappen doet en controleer pannen, kookplaten, verlengkabels en koeling. Werk op de avond zelf met een duidelijke route van binnenkomst naar buffet, bakken en afruimen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en tijd vastleggen
2 personen
2
Ruimte reserveren
3
Keuken reserveren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Vrijwilligers indelen
2 personen
9
Leveranciers controleren
10
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
11
Pannen en kookplaten reserveren
12
Extra stoelen regelen
13
Menukaarten maken
2 personen
14
Allergeneninformatie maken
2 personen
15
Route en ingang aanduiden
16
Aanmeldingen bevestigen
17
Vrijwilligers informeren
2 personen
18
Voorraad controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Houdbare boodschappen klaarzetten
2 personen
21
Koelproducten koelen
2 personen
22
Pannen controleren
2 personen
23
Batterij voorbereiden
4 personen
24
Fruit wassen en snijden
3 personen
25
Toppings klaarzetten
3 personen
26
Dranken koud zetten
2 personen
27
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
28
Tafels opstellen
4 personen
29
Stoelen opstellen
4 personen
30
Buffettafels inrichten
3 personen
31
Kookstations opbouwen
4 personen
32
Servies klaarzetten
2 personen
33
Decoratie ophangen
3 personen
34
Menukaarten plaatsen
2 personen
35
Allergenenbord plaatsen
36
Afvalpunten klaarzetten
2 personen
37
Betaalpunt inrichten
2 personen
38
Brandblusser controleren
39
Kookplaatveiligheid controleren
2 personen
40
Ontvangstteam instrueren
2 personen
41
Kookteam instrueren
2 personen

Event

42
Deuren openen
2 personen
43
Gasten ontvangen
3 personen
44
Aanmeldingen afvinken
2 personen
45
Betalingen verwerken
2 personen
46
Pannenkoeken bakken
6 personen
47
Pannenkoeken serveren
4 personen
48
Toppings aanvullen
2 personen
49
Dranken uitgeven
2 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Koffie en thee serveren
2 personen
52
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
53
Tafels tussendoor afnemen
2 personen
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Toiletten controleren
56
Allergenen apart serveren
2 personen
57
Laatste bestelling aannemen
2 personen
58
Kookstations uitschakelen
3 personen
59
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

60
Overgebleven eten verpakken
2 personen
61
Servies afwassen
4 personen
62
Keuken schoonmaken
4 personen
63
Buffet afbreken
3 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
65
Decoratie verwijderen
2 personen
66
Afval afvoeren
2 personen
67
Vloer schoonmaken
2 personen
68
Apparatuur laten afkoelen
2 personen
69
Apparatuur reinigen
3 personen
70
Geleende spullen retourneren
2 personen
71
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
72
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 110
Buffettafelsaantal 4
Kassatafel
Krukkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 130
Herbruikbare bekersaantal 130
Koffiekopjesaantal 60
Messenaantal 130
Vorkenaantal 130
Theelepelsaantal 60
Opscheplepelsaantal 20
Schaaltjesaantal 35
Maatbekersaantal 8
Serveerbladenaantal 10

Keuken

Koekenpannenaantal 12
Pannenkoekspatelsaantal 12
Mengkommenaantal 8
Gardeaantal 8
Pollepelsaantal 8
Snijplankenaantal 6
Keukenmessenaantal 8
Maatlepelsaantal 8
Trechtersaantal 4

Apparatuur

Elektrische kookplatenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Betaalterminal
Rekenmachinesaantal 2
Brandblusser

Decoratie

Vlaggenlijnaantal 6
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 12
Menubordenaantal 6
Pijlbordenaantal 8
Allergenenbord
Naamkaartjesaantal 120

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Tafellampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afwasteilenaantal 4
Afdruiprekkenaantal 4
Bezemaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Open het aanmeldformulier zodra datum, ruimte en keuken vaststaan. Vraag daarin meteen naar dieetwensen en allergieën; stuur de bevestiging uiterlijk enkele dagen voor de avond, zodat ontbrekende gegevens nog kunnen worden nagevraagd.
Plan de keuken op capaciteit, niet alleen op het aantal gasten. Controleer vooraf hoeveel koekenpannen en elektrische kookplaten beschikbaar zijn en test of verlengkabels en stekkerdozen veilig kunnen worden aangesloten.
Maak een aparte indeling voor vrijwilligers: minimaal één persoon voor ontvangst en aanmeldingen, één voor toppings en buffet en meerdere bakkers. Informeer iedereen vóór de avond over starttijd, ingang en taakverdeling.
Doe houdbare boodschappen eerder en koop koelproducten pas kort voor de avond. Koel zuivel en andere gekoelde ingrediënten direct; gebruik koelboxen als een koelkast niet genoeg ruimte heeft.
Zet toppings, schaaltjes, opscheplepels en menukaarten vóór de eerste gasten klaar. Vermeld allergenen zichtbaar en houd snijplanken, keukenmessen en serveermateriaal voor verschillende ingrediënten gescheiden waar nodig.

Veelgestelde vragen

Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een pannenkoekenavond?: Reken bij een kleine avond op minimaal vier vrijwilligers: één voor ontvangst, één voor het buffet en twee voor het bakken. Bij meer dan ongeveer 30 gasten zijn extra bakkers nodig om wachtrijen te voorkomen.
Wanneer moet je dieetwensen voor een pannenkoekenavond verzamelen?: Vraag dieetwensen en allergieën direct bij de aanmelding uit, bij voorkeur minimaal twee weken voor de avond. Controleer de lijst nog een keer wanneer de aanmeldingen sluiten en maak daarna de allergeneninformatie.
Hoeveel pannenkoekpannen en kookplaten heb je nodig?: Plan minimaal één koekenpan per elektrische kookplaat en houd één reservepan achter de hand. Met twee tot drie bakstations kun je een kleine groep doorgaans beter bedienen dan met één grote pan.
Wanneer moet je boodschappen doen voor een pannenkoekenavond?: Houdbare boodschappen kun je één tot enkele dagen vooraf klaarzetten. Koop koelproducten op de dag zelf of maximaal één dag eerder en koel ze meteen; was en snijd fruit zo kort mogelijk voor de start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.