Organiser une soirée crêpes, sans improviser

Une soirée crêpes se prépare comme un petit service de restauration : il faut gérer les inscriptions, les garnitures, la cuisson et la circulation dans la salle. Commence par fixer la date, réserver la salle et la cuisine, puis ouvre les inscriptions avec les besoins alimentaires. La semaine précédente, répartis les bénévoles et vérifie les poêles, plaques, rallonges et stocks. Les produits frais et les fruits se préparent seulement à l’approche du jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’heure
2 personnes
2
Réserver la salle
3
Réserver la cuisine
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Répartir les bénévoles
2 personnes
9
Vérifier les fournisseurs
10
Établir la liste de courses
2 personnes
11
Réserver des casseroles et plaques de cuisson
12
Prévoir des chaises supplémentaires
13
Créer les menus
2 personnes
14
Créer les informations sur les allergènes
2 personnes
15
Indiquer l'itinéraire et l'entrée
16
Confirmer les inscriptions
17
Informer les bénévoles
2 personnes
18
Vérifier les stocks
2 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Installer les courses non périssables
2 personnes
21
Mettre les produits réfrigérés au frais
2 personnes
22
Vérifier les poêles
2 personnes
23
Préparer la batterie
4 personnes
24
Laver et couper les fruits
3 personnes
25
Préparer les garnitures
3 personnes
26
Mettre les boissons au frais
2 personnes
27
Préparer le café et le thé
2 personnes
28
Installer les tables
4 personnes
29
Installer les chaises
4 personnes
30
Installer les tables de buffet
3 personnes
31
Installer les postes de cuisson
4 personnes
32
Préparer la vaisselle
2 personnes
33
Installer la décoration
3 personnes
34
Mettre en place les cartes du menu
2 personnes
35
Installer le panneau des allergènes
36
Installer les points de collecte des déchets
2 personnes
37
Installer le point de paiement
2 personnes
38
Vérifier l’extincteur
39
Vérifier la sécurité de la plaque de cuisson
2 personnes
40
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes
41
Briefer l’équipe cuisine
2 personnes

Événement

42
Ouvrir les portes
2 personnes
43
Accueillir les invités
3 personnes
44
Cocher les inscriptions
2 personnes
45
Traiter les paiements
2 personnes
46
Faire des crêpes
6 personnes
47
Servir des crêpes
4 personnes
48
Réapprovisionner les garnitures
2 personnes
49
Distribuer les boissons
2 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Servir le café et le thé
2 personnes
52
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
53
Essuyer les tables entre-temps
2 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Vérifier les toilettes
56
Servir les allergènes à part
2 personnes
57
Prendre la dernière commande
2 personnes
58
Éteindre les postes de cuisson
3 personnes
59
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

60
Emballer les restes
2 personnes
61
Faire la vaisselle
4 personnes
62
Nettoyer la cuisine
4 personnes
63
Démonter le buffet
3 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
65
Retirer la décoration
2 personnes
66
Évacuer les déchets
2 personnes
67
Nettoyer le sol
2 personnes
68
Laisser refroidir l’équipement
2 personnes
69
Nettoyer l’équipement
3 personnes
70
Rendre les articles empruntés
2 personnes
71
Ranger le stock restant
2 personnes
72
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 110
Tables de buffetqté 4
Table de caisse
Tabouretsqté 6

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 130
Gobelets réutilisablesqté 130
Tasses à caféqté 60
Couteauxqté 130
Fourchettesqté 130
Cuillères à caféqté 60
Louchesqté 20
Petits bolsqté 35
Verres doseursqté 8
Plateaux de serviceqté 10

Cuisine

Poêlesqté 12
Spatules à crêpesqté 12
Saladiersqté 8
Carafesqté 8
Louchesqté 8
Planches à découperqté 6
Couteaux de cuisineqté 8
Cuillères doseusesqté 8
Entonnoirsqté 4

Équipement

Plaques de cuisson électriquesqté 8
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Terminal de paiement
Calculatricesqté 2
Extincteur

Décoration

Guirlande de fanionsqté 6
Ballonsqté 100
Nappesqté 12
Panneaux de menuqté 6
Panneaux indicateursqté 8
Panneau des allergènes
Badges nominatifsqté 120

Éclairage

Guirlandes LEDqté 4
Lampes de tableqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs à vaisselleqté 4
Égouttoirsqté 4
Balaiqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Demande les allergies et régimes alimentaires dès l’inscription, puis reporte-les clairement dans les informations sur les allergènes. Cela évite de découvrir une contrainte au moment de servir.
Prévois une personne à l’accueil, une autre pour les garnitures et plusieurs personnes à la cuisson. Confirme leurs horaires quelques jours avant, plutôt que de compter sur les présents spontanés.
Vérifie les poêles, plaques électriques, rallonges et multiprises au moins 3 jours avant. Une cuisine réservée ne garantit pas que le matériel nécessaire sera disponible ou fonctionnel.
Achète les produits non périssables quelques jours avant et mets les produits réfrigérés au frais dès leur réception. Lave et coupe les fruits le jour même ou la veille selon leur fragilité.
Installe les tables de buffet, la vaisselle et la table de caisse avant l’arrivée du public. Indique aussi l’itinéraire et l’entrée dans la confirmation d’inscription pour limiter les retards à l’accueil.

Questions fréquentes

Comment organiser une soirée crêpes étape par étape ?: Fixe d’abord la date et l’heure, réserve la salle et la cuisine, puis lance les invitations et les inscriptions. Traite les régimes alimentaires, répartis les bénévoles et vérifie le matériel environ une semaine avant. Les courses, l’installation et la préparation des fruits viennent ensuite, juste avant l’événement.
Quand acheter les ingrédients pour une soirée crêpes ?: Achète les produits secs et non périssables entre 3 et 7 jours avant. Achète les produits frais 1 à 2 jours avant, puis conserve-les au réfrigérateur ou dans des glacières adaptées jusqu’au service.
Combien de bénévoles faut-il pour une soirée crêpes ?: Prévois au minimum une personne à l’accueil, une personne pour le buffet et deux personnes à la cuisson, soit 4 bénévoles pour un petit groupe. Ajoute une personne dès que les inscriptions dépassent environ 30 participants, afin d’éviter une file trop longue.
Que faut-il vérifier avant une soirée crêpes ?: Trois jours avant, vérifie les inscriptions, les allergènes, les fournisseurs, les stocks et le fonctionnement des poêles et plaques. Le jour même, contrôle les produits réfrigérés, la vaisselle, les rallonges, les multiprises et l’accès à la salle avant l’arrivée des invités.

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